Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych

https://sklep.infor.pl/320216,inwentaryzacja-w-jednostkach-sektora-finansow-publicznych.html

Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych

Autor:
Izabela Motowilczuk
Wydawca:
Infor PL S.A.
Liczba stron:
560
Data wydania:
2017
Format:
165×235 mm
ISBN:
978-83-65887-54

Opis publikacji

Każda jednostka należąca do sektora finansów publicznych musi przeprowadzić okresową inwentaryzację wszystkich składników majątkowych.

Zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.

W publikacji na licznych przykładach podano wskazówki prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji (obowiązkowych i doraźnych) – od zaplanowania, przez prowadzenie, po rozliczenie i zakończenie. Wskazano rozwiązania praktycznych problemów przeprowadzania inwentaryzacji za pomocą technik informatycznych, ze szczególnym uwzględnieniem technik przeprowadzania spisów z natury przy wykorzystaniu sczytywania danych zawartych w kodach paskowych i etykietach kodowanych elektromagnetycznie.

Książka w założeniu ma służyć pomocą w takim zorganizowaniu przebiegu inwentaryzacji – prowadzonych metodami spisu z natury oraz potwierdzania i weryfikacji sald składników aktywów i pasywów – aby procesy te przebiegały szybko, sprawnie i efektywnie. Może służyć także jako baza do przeprowadzania szkoleń przedinwentaryzacyjnych dla członków komisji inwentaryzacyjnej, osób materialnie odpowiedzialnych oraz pracowników księgowości i innych komórek zaangażowanych w proces inwentaryzacji.

Ponadto, można skorzystać z zamieszczonych wzorów dokumentów inwentaryzacyjnych – podano dokładne instrukcje i przykłady ich wypełniania.

Dopełnienie całości stanowią poprzedzone komentarzem Autorki:

  •  nowe stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów – w stanowisku przedstawiono dobre praktyki oraz wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji zapasów, obejmujące sprawy związane z przygotowaniem, przeprowadzaniem, rozliczaniem i dokumentowaniem spisów z natury;
  •  nowy Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 – „Środki trwałe” – standard odnosi się do zasad ewidencji i inwentaryzacji środków trwałych na potrzeby prowadzenia rachunkowości jednostki. W przypadku jednostek, które postanowiły stosować KSR 11 w swojej polityce rachunkowości, postanowienia standardu mają zastosowanie po raz pierwszy do sporządzania sprawozdania finansowego za rok obrotowy zaczynający się od 1 stycznia 2017 r., natomiast w przypadku jednostek, które nie postanowiły o stosowaniu KSR, nowy standard powinien służyć pomocą przy ustalaniu (nowelizowaniu) ich polityk rachunkowości, w szczególności w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych metodami spisu z natury i weryfikacji danych wykazanych w księgach rachunkowych z dokumentacją źródłową.

 

IZABELA MOTOWILCZUK – magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych.

 

NOWOŚCIĄ W PUBLIKACJI SĄ:

Nowe Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów

Znajdują się tam dobre praktyki oraz wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji zapasów w drodze spisu z natury. Są tam omówione:

  • zakres i zasady odpowiedzialności kierownika jednostki za przeprowadzenie spisu z natury zapasów;
  •  terminy i częstotliwość obowiązkowej inwentaryzacji zapasów (w tym zasady przeprowadzania inwentaryzacji okresowych i ciągłych);
  • czynności wchodzące w skład kolejnych etapów inwentaryzacji, takich jak: przygotowanie inwentaryzacji, przeprowadzanie spisu oraz rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych;
  • zasady wyznaczania osób lub ciał kolegialnych odpowiedzialnych za przeprowadzenie inwentaryzacji i zakres ich obowiązków;
  • sposób dokumentowania faktu przeprowadzenia i wyników spisu z natury;
  •  zasady wykonywania spisu z wykorzystaniem technik informatycznych, zalecenia zastosowania w trakcie spisu z natury techniki komputerowej;
  •  zasady kontrolowania prawidłowości przebiegu spisu z natury, jego dokumentowania i rozliczania;
  •  archiwizacja dokumentacji inwentaryzacyjnej.

Stanowisko zawiera słowniczek pojęć, takich jak: bieżąca ewidencja księgowa, czynności spisowe, dokumentacja inwentaryzacyjna, inwentaryzacja ciągła i okresowa, komisja inwentaryzacyjna, zespół spisowy, kontroler spisowy, osoba odpowiedzialna (za zapasy), księgowy, pole spisowe i rejon spisowy, pomiar szacunkowy, różnice inwentaryzacyjne, zapasy obce i własne, strzeżone składowisko. Stanowisko zakłada, że część tych pojęć można stosować także odpowiednio do inwentaryzacji metodą spisu z natury innych składników majątkowych (np. środków trwałych, gotówki w kasie).

Dwie najważniejsze definicje, na które należy zwrócić uwagę przy nowelizowaniu polityki rachunkowości, to pojęcia: strzeżone składowisko i kontroler spisowy.

W przypadku jednostek, które nie postanowiły o stosowaniu KSR, stanowisko powinno służyć pomocą przy ustalaniu (nowelizowaniu) ich polityk rachunkowości.

 

Nowy Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 – „Środki trwałe”

Zawiera on zasady ewidencji i inwentaryzacji środków trwałych na potrzeby prowadzenia rachunkowości jednostki. Są tam omówione:

  •  warunki uznania konkretnego składnika majątkowego za środek trwały (w tym ustalenie przedmiotu środka trwałego i prawa majątkowego, zasady ustalania okresu ekonomicznej przydatności środków trwałych, sposób dokonywania oceny kompletności i zdatności do użytkowania środka trwałego, definicje części składowych, dodatkowych i peryferyjnych środka trwałego oraz zasady oceny kryterium przeznaczenia środka trwałego na potrzeby jednostki);
  • zasady wyodrębniania obiektów inwentarzowych środków trwałych (pojedynczych i zbiorczych) oraz ich znakowania numerami inwentarzowymi;
  • sposób ustalania wartości początkowej środków trwałych i jej korygowania w trakcie użytkowania środka trwałego;
  • zasady naliczania amortyzacji;
  • zasady wycofywania z ewidencji środków trwałych na skutek ich zbycia lub likwidacji (w tym likwidacji całościowej i częściowej, związanej z odłączaniem części składowych, dodatkowych i peryferyjnych);
  • sposób dokumentowania obrotu środkami trwałymi;
  • specyficzne zasady przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych.

W przypadku jednostek, które postanowiły stosować KSR nr 11 w swojej polityce rachunkowości, postanowienia standardu mają zastosowanie po raz pierwszy do sporządzania sprawozdania finansowego za rok obrotowy zaczynający się od 1 stycznia 2017 r.

W przypadku jednostek, które nie postanowiły o stosowaniu KSR, nowy standard powinien służyć pomocą przy ustalaniu (nowelizowaniu) ich polityk rachunkowości, w szczególności w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych metodami spisu z natury i weryfikacji danych wykazanych w księgach rachunkowych z dokumentacją źródłową.

Przy nowelizowaniu części polityki rachunkowości dotyczącej inwentaryzowania środków trwałych szczególną uwagę należy zwrócić na to, że KSR nr 11 określa terminy i częstotliwość inwentaryzowania środków trwałych:

KSR nr 11 przewiduje istotne odstępstwo od ogólnych zasad przeprowadzania spisu z natury – otóż zespoły spisowe mogą dysponować danymi ze szczegółowej ewidencji księgowej na temat obiektów inwentarzowych środków trwałych (takimi jak dane zawarte na wydrukach kart indywidualnych środków trwałych).

 

Z książką połączony jest suplement elektroniczny, do którego dostęp jest możliwy przy użyciu kodu ze zdrapki przyklejonej na wewnętrznej stronie okładki.

Zdrapki dają dostęp do serwisu IL Prawo w połączeniu z serwisem INWENTARYZACJA – Wzory dokumentów. W serwisie INWENTARYZACJA – Wzory dokumentów zamieszczono aktywne wzory dokumentów inwentaryzacyjnych z książki  - edytowalne w Wordzie.

Pierwsze logowanie musi nastąpić na stronę: www.inforlex.pl/inwentaryzacja. Dostęp będzie działał do 31 grudnia 2018 r.

W serwisie INWENTARYZACJA – Wzory dokumentów są dostępne następujące wzory:

1.         Ramowa instrukcja inwentaryzacyjna.

2.         Alternatywne ramowe postanowienia instrukcji inwentaryzacyjnej odnoszące się do przeprowadzania spisu z natury techniką komputerową – wersja I i II.

3.         Plan inwentaryzacji.

4.         Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej środków trwałych wraz z harmonogramem inwentaryzacji.

5.         Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury – wersja I.

6.         Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury – wersja II.

7.         Harmonogram spisu z natury.

8.         Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej – składane przed rozpoczęciem spisu z natury.

9.         Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej – składane po zakończeniu spisu z natury.

10.       Sprawozdanie zespołu spisowego z przebiegu spisu z natury.

11.       Upoważnienie do pobierania arkuszy spisowych.

12.       Rozliczenie arkuszy spisu z natury.

13.       Arkusz spisu z natury.

14.       Protokół kontroli prawidłowości spisu z natury – z kontroli przeprowadzanej na bieżąco w czasie spisu w polu spisowym.

15.       Protokół kontroli prawidłowości spisu z natury – z kontroli przeprowadzanej po zakończeniu spisu.

16.       Zestawienie zbiorcze arkuszy spisu z natury ze specyfikacją różnic inwentaryzacyjnych.

17.       Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych ujawnionych w wyniku spisu z natury środków trwałych.

18.       Zestawienie kompensat niedoborów i nadwyżek.

19.       Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych ujawnionych w wyniku spisu z natury zapasów materiałowych.

20.       Potwierdzenie salda należności.

21.       Potwierdzenie liczby i wartości papierów wartościowych w formie zdematerializowanej.

22.       Protokół cząstkowy inwentaryzacji przeprowadzonej metodą uzgodnień sald – dla jednego konta syntetycznego.

23.       Protokół inwentaryzacji przeprowadzonej metodą uzgodnień sald – papiery wartościowe w formie zdematerializowanej.

24.       Protokoły cząstkowe inwentaryzacji przeprowadzonej metodą weryfikacji sald.

25.       Protokół zbiorczy inwentaryzacji przeprowadzonej w drodze weryfikacji sald – dla kont bilansowych prowadzonych w jednostce.

26.       Protokół inwentaryzacji kasy – dla inwentaryzacji okresowych i doraźnych.

27.       Protokół inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej przeprowadzanej pod nieobecność osoby zdającej.

28.       Protokół inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej przy jej przekazywaniu pomiędzy osobami materialnie odpowiedzialnymi.

29.       Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia skontrum i nadania regulaminu komisji skontrowej.

30.       Protokół skontrum.

31.       Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych – zbiorczy dla inwentaryzacji okresowej rzeczowych składników aktywów trwałych i obrotowych.

32.       Protokół poinwentaryzacyjny dla inwentaryzacji przeprowadzonej metodą spisu z natury.

33.       Protokół potwierdzenia stanu środków na rachunkach bankowych jednostki.

34.       Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej środków pieniężnych.

35.       Protokół końcowy inwentaryzacji przeprowadzonej metodą uzgodnienia sald z kontrahentami i jej rozliczenie.

36.       Protokół poinwentaryzacyjny dla inwentaryzacji przeprowadzanej metodami uzgodnienia z kontrahentami i bankami oraz weryfikacji zapisów.

37.       Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji metodą weryfikacji sald wraz z harmonogramem prac inwentaryzacyjnych.

38.       Polecenie przeprowadzenia spisu.

39.       Przykładowy zakres obowiązków realizowanych przez komisję inwentaryzacyjną i zespoły spisowe.

40.       Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

41.       Wykaz powołanych członków komisji inwentaryzacyjnej.

42.       Zarządzenie kierownika jednostki powołującego komisję do oceny stanu mienia jednostki – jednostka państwowa.

43.       Zarządzenie wewnętrzne – inwentaryzacja roczna – okresowa.

44.       Protokół przeprowadzonego przeglądu mienia.

45.       Dokument LT – Likwidacja środka trwałego.

46.       Dokument MT – Zmiana miejsca użytkowania składnika majątku trwałego.

47.       Dokument OT – Przyjęcie środka trwałego.

48.       Dokument PT – Przyjęcie/przekazanie środka trwałego.