Wszystkie osoby uczestniczące w tym procesie – osoby wchodzące w skład komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych i zespołów weryfikacyjnych, osoby odpowiedzialne za składniki aktywów oraz pracownicy księgowości – powinny postępować zgodnie z ustalonymi zasadami, we właściwym trybie i terminach.
Za zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z uor kierownicy jednostek mogą odpowiadać za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Aby więc pracownicy jednostki wiedzieli, jak postępować, muszą mieć do dyspozycji przepisy ustalone w polityce rachunkowości jednostki. Niestety, wiele jednostek nie przykłada należytej wagi do prawidłowego opracowania instrukcji inwentaryzacyjnej. Korzysta z instrukcji innych jednostek lub z wzorów zamieszczonych w Internecie – nie dbając o to, czy są zgodne z aktualnymi przepisami, i nie dostosowując ich do swoich potrzeb. W efekcie dochodzi do wielu nieprawidłowości.
W PORADNIKU wskazano m.in.:
- co powinna zawierać instrukcja inwentaryzacyjna,
- kto ustala instrukcję inwentaryzacyjną, w tym w przypadku wspólnej obsługi,
- kiedy należy aktualizować instrukcję inwentaryzacyjną.
W PORADNIKU przedstawiono pakiet gotowych instrukcji inwentaryzacyjnych niezbędnych do przeprowadzenia inwentaryzacji okresowych i doraźnych metodami spisu z natury oraz uzgodnienia i weryfikacji sald. W pakiecie są ramowe instrukcje:
1) ogólna – przeznaczona dla komisji inwentaryzacyjnej i komórki księgowości (w zakresie rozliczania wyników spisów oraz przeprowadzania inwentaryzacji metodami uzgodnienia i weryfikacji sald);
2) szczegółowe – przeznaczone dla zespołów spisowych, prowadzące krok po kroku przez czynności spisowe przy inwentaryzacji:
- rzeczowych środków obrotowych (materiałów, produktów, półproduktów, towarów),
- środków trwałych,
- środków pieniężnych;
3) ogólne i szczegółowe dla techniki informatycznej spisu (osobno dla rzeczowych środków obrotowych, środków pieniężnych i środków trwałych).
Poszczególne instrukcje wymagają dostosowania na potrzeby jednostek. Dostosowanie jest proste – wymaga tylko wyboru z przedstawionych w tekście zapisów alternatywnych rozwiązań, dokładnie objaśnionych, z podaniem warunków ich stosowania.
Uzupełnieniem przygotowanej instrukcji inwentaryzacyjnej jest komplet 25 formularzy inwentaryzacyjnych w niej wymienionych. W dodatku elektronicznym do Poradnika są formularze wraz z przykładowymi zapisami, jakie należy do nich wprowadzić.
Dopełnienie Poradnika stanowi Ściąga księgowego – Inwentaryzacja okresowa aktywów i pasywów – metody, częstotliwość i terminy, z ogólnym harmonogramem inwentaryzacji okresowych wszystkich aktywów i pasywów. Może stanowić bazę do tworzenia harmonogramu inwentaryzacji mienia jednostki – obejmującego od roku do 4 lat.