Obowiązki pracodawców w zakresie ubezpieczeń społecznych

Raport informacyjny do ZUS

Uzależnienie skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat w przypadku osób, których stosunki pracy zostały nawiązane po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., od złożenia przez pracodawcę raportu informacyjnego do ZUS spowodowało konieczność ustawowego zdefiniowania tego raportu. Według art. 4 pkt 6a ustawy systemowej za raport informacyjny uznaje się zestawienie informacji dotyczące pracowników oraz osób wykonujących umowy agencyjne, zlecenia lub o świadczenie usług (do których stosuje się przepisy o zleceniu), które zostały przez pracodawcę (płatnika składek) zgłoszone do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r.

Zestawienie to obejmuje dane dotyczące:

• przychodu wypłaconego w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.;
• wykonywania pracy w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w publicznych i niepublicznych przedszkolach, szkołach (w tym niepublicznych o uprawnieniach szkoły publicznej), placówkach kształcenia ustawicznego oraz ośrodkach i placówkach dla młodzieży – nie dotyczy tych osób, które przedstawiły pracodawcy pisemną informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie ustawy z 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych;
• wykonywania pracy w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, w których obowiązuje Karta Nauczyciela – nie dotyczy osób, które przedstawiły pracodawcy pisemną informację o ustaleniu prawa do emerytury w trybie art. 88 Karty Nauczyciela (tzw. emerytura bez względu na wiek);
• okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu art. 32 ustawy emerytalnej, w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. – nie dotyczy osób, które przedstawiły pracodawcy pisemną informację o ustaleniu prawa do emerytury w trybie art. 32 (emerytury wcześniejsze dla osób urodzonych przed 1 stycznia 1949 r.), art. 33 (emerytury twórców lub artystów urodzonych przed 1 stycznia 1949 r.) lub art. 184 (emerytura z tytułu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze dla osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r.) ustawy emerytalnej;
• okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu art. 3 ust. 1 i ust. 3 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 164 ze zm.) w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. – nie dotyczy osób, które przedstawiły pracodawcy pisemną informację o ustaleniu prawa do emerytury pomostowej na podstawie tej ustawy;
• prawa pracownika byłego przedsiębiorstwa państwowego PKP do ekwiwalentu pieniężnego za deputat węglowy;
• rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy: data, tryb, podstawa prawna oraz strona, z inicjatywy której doszło do zakończenia stosunku pracy.

Powyższe dane będą służyć do ustalenia prawa do emerytury i jej wysokości, a te przedstawione w ostatnim punkcie – do określania świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Wzór raportu informacyjnego (ZUS RIA) został zamieszczony w załączniku nr 22 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2023 r. poz. 2032 ze zm., dalej: rozporządzenie o wzorach druków).

Sposób składania raportu, odwoływania oraz konsekwencje zostały określone w art. 41a–41f oraz art. 43a ust. 1 ustawy systemowej. Dodatkowe wyjaśnienia pod nazwą „E-akta – skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja” zamieszcza również ZUS na swojej stronie internetowej: zus.pl .

Procedura składania raportu informacyjnego do ZUS oraz jego skutki

Etap 1. Oświadczenie pracodawcy

Pracodawca, chcąc skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób, z którymi nawiązał stosunki pracy w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., z 50 do 10 lat, musi złożyć oświadczenie o zamiarze przekazania za tych pracowników raportów informacyjnych. Może to zrobić w każdym czasie, ale na odwołanie oświadczenia przewidziano termin do momentu złożenia pierwszego raportu informacyjnego.

Wzór oświadczenia, czyli formularz ZUS OSW, został określony w załączniku nr 23 do rozporządzenia o wzorach druków.

Złożenie oświadczenia jest równoznaczne z obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników ze wskazanego okresu zatrudnienia.

Etap 2. Przekazanie raportów i ich kopii – obowiązki pracodawcy

Pracodawca może składać raporty informacyjne bezpośrednio do ZUS lub urzędu skarbowego prowadzącego centrum obsługi, który przekaże je do zakładu emerytalnego nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich złożenia. Pracodawca ma to uczynić:

• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych, gdy będzie go dokonywał po złożeniu oświadczenia,
• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia, jeśli przed tym dniem dokona wyrejestrowania.

Od 1 stycznia 2019 r. zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych pracownika (ZUS ZWUA) zawiera dodatkowo datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Wszystkie te informacje należy wpisać w bloku V formularza ZUS ZWUA zatytułowanym: „Rozwiązanie/wygaśnięcie stosunku pracy/stosunku służbowego”, używając kodów przypisanych do wygaśnięcia/rozwiązania stosunku pracy/stosunku służbowego oraz kodów podstawy prawnej tych czynności. Kody znajdują się w częściach XV–XVI załącznika nr 25 do rozporządzenia o wzorach druków i składają się z trzech znaków, przy czym litera R oznacza ustanie stosunku pracy/służbowego w wyniku rozwiązania, a W – wygaśnięcia.

Pracodawca ma obowiązek przekazać kopie raportów osobom, których one dotyczą. Musi też dołączyć dowody potwierdzające pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., o której mowa w art. 32 ustawy emerytalnej i art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych. Ma też pouczyć ubezpieczonych o 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji (liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony), prawie do jej odbioru w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu archiwizacji oraz prawie do uzyskania kopii dokumentacji.

Pracowników i zleceniobiorców, których dotyczy dobrowolne skrócenie okresu przechowywania dokumentacji i którzy zostali lub zostaną wyrejestrowani z ubezpieczeń społecznych przed datą złożenia przez płatnika oświadczenia ZUS OSW, o długości okresu przechowywania dokumentacji zawiadamia ZUS w informacji o stanie konta za rok kalendarzowy, w którym płatnik przekaże za nich raporty informacyjne.

Obecnie informację o stanie konta ubezpieczonego można sprawdzić na Platformie Usług Elektronicznych. Osoby, które wystąpią o to do ZUS, takie dane otrzymają w wersji papierowej – listem albo w placówce ZUS.

Chociaż w art. 41c ust. 1 pkt 3 ustawy systemowej wprowadzono możliwość uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej, nie sprecyzowano jednak, kiedy i w jakim trybie były pracownik może zrealizować to uprawnienie. Należy zatem przyjąć, że pracownik ma takie prawo w każdym czasie 10-letniego okresu archiwizacji. Powinien w tej sprawie wystąpić z wnioskiem, analogicznie jak ma to miejsce na gruncie rozwiązań przewidzianych w Kodeksie pracy.

UWAGA!
Były pracownik, za którego zostanie złożony raport informacyjny do ZUS, będzie mógł odebrać swoją dokumentację pracowniczą w terminie miesiąca od upływu 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony.

Etap 3. Informacje o stanie konta ubezpieczonego – obowiązki ZUS

W corocznej informacji o stanie konta ubezpieczonego ZUS informuje ubezpieczonych o złożeniu za nich raportu informacyjnego. Czyni to w terminie do 31 sierpnia roku następnego po roku, w którym otrzyma raport. Osoby, którym ZUS nie wysyła informacji rocznych, otrzymają informację o złożeniu raportu wraz z rocznym obliczeniem podatku lub imienną informacją o wysokości uzyskanego dochodu, przesyłanymi za rok, w którym raport informacyjny zostanie złożony. Jeśli osoby te mają profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS, znajdą to zawiadomienie na swoim indywidualnym profilu.

Informacje od ZUS zawierają pouczenia o takiej samej treści, jakie umieszcza pracodawca, przekazując kopie raportów. Różnica sprowadza się do informacji dla byłych pracowników o konieczności odbioru od byłego pracodawcy dowodów potwierdzających pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.

Etap 4. Raporty korygujące

Jeśli pracodawca lub były pracownik zauważy błąd w złożonym raporcie, pracodawca ma obowiązek złożyć jego korektę w postaci nowego dokumentu z prawidłowymi danymi. Ma na to 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości lub otrzymania zawiadomienia od ZUS w tej sprawie albo uprawomocnienia się decyzji ZUS, a gdyby błąd został wykryty w czasie kontroli – 30 dni od otrzymania protokołu pokontrolnego. Kopie przekazanych raportów korygujących pracodawca ma przechowywać w formie elektronicznej przez 5 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS.

Konto ubezpieczonego i dokumenty przekazywane do ZUS

Dane z raportu informacyjnego są ewidencjonowane przez ZUS na koncie ubezpieczonego pracownika (art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy systemowej). Na tym koncie ZUS zapisuje, oprócz składek i okresów ubezpieczenia społecznego, przebieg zatrudnienia pracownika (art. 4 pkt 7 ustawy systemowej). Dlatego pracodawca musi umieszczać w zgłoszeniu wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych dodatkowo datę, tryb i podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany (art. 36 ust. 11a ustawy systemowej).

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek składania formularza ZUS RPA, czyli imiennego raportu miesięcznego o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej, którego wzór znajduje się w załączniku nr 16 do rozporządzenia o wzorach druków. Nie musi tego czynić za każdy miesiąc, lecz tylko za te miesiące, w których:

• wypłaci danemu pracownikowi przychód za lata poprzednie, niezbędny do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty (np. dodatkowe wynagrodzenie roczne za rok poprzedni, tzw. trzynastkę);
• wypłaci danemu pracownikowi – obok świadczeń związanych z niezdolnością do pracy albo macierzyństwem – składnik wynagrodzenia, od którego nie zostanie odprowadzona składka na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, np. dodatek stażowy obok zasiłku chorobowego;
• praca była wykonywana przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w publicznych i niepublicznych przedszkolach, szkołach (w tym niepublicznych o uprawnieniach szkoły publicznej), placówkach kształcenia ustawicznego oraz ośrodkach i placówkach dla młodzieży – nie dotyczy tych osób, które przedstawiły pracodawcy pisemną informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie ustawy z 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych.

Celem składania raportu ZUS RPA jest uzupełnienie danych przekazanych przez pracodawcę za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych do przyznawania i obliczania przez ZUS wysokości świadczeń emerytalnych lub rentowych.

Artykuł pochodzi z książki:
Dokumentacja kadrowa 2024. Zasady prowadzenia i przechowywania

Autorka
Bożena Goliszewska-Chojdak