Wielkość biura rachunkowego
Biura pod względem wielkości możemy podzielić na pięć kategorii.
Firmy międzynarodowe świadczące usługi księgowe
Największe firmy świadczące usługi księgowe to te o międzynarodowym charakterze, posiadające swoje oddziały w różnych krajach, których centrala ma realny wpływ na funkcjonowanie poszczególnych placówek. Świadczą usługi w wielu językach, posiadają specjalistów w różnych krajach i są w stanie zaoferować obsługę międzynarodowym koncernom, które wymagają znajomości systemów prawno-fiskalnych w państwach na całym świecie.
Tego typu firmy zazwyczaj korzystają z wielu specjalistów, takich jak doradcy podatkowi i biegli rewidenci księgowi. Świadczą usługi audytorskie i doradztwa podatkowego o charakterze międzynarodowym. Międzynarodowe biura rachunkowe posiadają swoje biura w najbardziej prestiżowych lokalizacjach w danych miastach, mają bardzo dobrą infrastrukturę, rozwinięte systemy informatyczne, funkcjonują w oparciu o określone procedury, które dla niektórych klientów mogą być trochę zbyt sformalizowane – zwłaszcza dla małych podmiotów. Ich główną wadą dla polskich, rodzimych, drobnych przedsiębiorców jest stosunkowo wysoka cena ich usług.
Biura rachunkowe z oddziałami w różnych miastach na terenie kraju
Pod pojęciem tego rodzaju firm nie należy rozpatrywać struktury, w której klika zaprzyjaźnionych podmiotów – mających siedziby w różnych miastach – podjęło ze sobą współpracę, gdyż brak jest centralnego zarządzania. Organizacja biura rachunkowego w ten sposób ma uzasadnienie ze względu na rozmieszczenie terytorialne obsługiwanych klientów – mniej więcej równomierne w poszczególnych częściach kraju, w których będą funkcjonowały filie. Jej korzyścią jest to, że pozwala na pozyskiwanie klientów z różnych miast, gdy obsługiwany podmiot jest zainteresowany tylko i wyłącznie księgowością stacjonarną.
Główną wadę stanowią koszty infrastruktury, w którą musi być zaopatrzony każdy oddział biura, oraz konieczność zatrudnienia tam pracowników. Dla wielu biur rachunkowych lepszym rozwiązaniem będzie posiadanie swojego lokalu tylko w jednym mieście i w ten sposób, w tym punkcie, zbudowanie lepszej infrastruktury niż rozproszenie finansów na kilka ośrodków.
Wieloosobowe biura rachunkowe w jednym mieście
Pod tym pojęciem rozumiemy firmy posiadające więcej niż jednego samodzielnego pracownika. Może to być struktura, w której wszystkie wykwalifikowane osoby są wspólnikami, albo taka, w której część z nich jest zatrudniona na umowę o pracę. W tym pierwszym przypadku księgowi mogą być skłonni, aby pracować poniżej wynagrodzenia rynkowego, licząc na rozwój firmy, w drugim – muszą być płacone normalne pensje, bez względu na ponoszone straty.
Biuro wieloosobowe potrzebuje większej liczby klientów, aby pokryć wyższe koszty funkcjonowania, natomiast koszt infrastruktury w przeliczeniu na jedną firmę może być niższy niż w przypadku biur jednoosobowych, obsługujących mniej klientów.
Zaletą takiej struktury biura jest pewna zastępowalność w przypadku urlopu, choroby czy innych sytuacji życiowych. Księgowe mogą również konsultować między sobą określone przypadki, dzielić się wiedzą i doświadczeniem. Obsługa większej liczby klientów pozwala na korzystanie z pomocy informatyków, prawników, doradców podatkowych, zakup lepszego ubezpieczenia OC. Jednak w miarę rozrostu podmiotu wspólnicy przestają być w stanie wykonywać osobiście niektóre czynności zarządczo-organizacyjne lub merytoryczne i muszą je komuś powierzyć, oczywiście odpłatnie.
Jednoosobowe biura rachunkowe
Tym pojęciem można byłoby określić firmę świadczącą usługi księgowe, w której pracuje jeden samodzielny pracownik, posiadający wszelką niezbędną infrastrukturę do prowadzenia działalności. Firma może przy tym korzystać z pracy asystentów lub młodszych księgowych.
Główną zaletą tego typu biura jest to, że nie przeznacza dużych środków na pensje pracowników i w związku z tym działa w sposób bardziej elastyczny. Sprawnie przebiega również proces decyzyjny co do działalności i rozwoju, gdyż wszelkie rozstrzygnięcia podejmowanie są jednoosobowo. Jednak koszty infrastruktury na jedną obsługiwaną firmę są znaczne, gdyż biuro nie jest w stanie świadczyć usługi księgowej dla dużej liczby przedsiębiorców, ze względu na braki kadrowe.
Najczęściej samodzielnym pracownikiem jest właściciel, który nie może pojechać na urlop, odpocząć czy zachorować. W razie jakiegoś wypadku losowego klienci będą pozostawieni sami sobie, nawet bez żadnej winy właściciela.
Księgowość prowadzona po godzinach pracy
Kryterium wyróżniającym jest intencja prowadzącego tego typu działalność, a mianowicie chęć pozostawania w zatrudnieniu w innej firmie i dorabianie po godzinach pracy. Zazwyczaj infrastruktura jest skromna, z uwagi na to, że liczba klientów nie może być duża, co skutkuje również małym przychodem. Z reguły w ten sposób świadczone są usługi księgowe dla jednoosobowych działalności gospodarczych, co związane jest z niższymi kosztami oprogramowania i prostszą obsługą.
Podział biur rachunkowych pod względem specjalistów w zespole
Na rynku usług księgowych funkcjonują biura rachunkowe, które oprócz księgowych zatrudniają innych specjalistów, takich jak adwokaci czy radcowie prawni. Wpływa to na bezpieczeństwo klientów, gdyż księgowa ma możliwość konsultacji kwestii prawnych, np. ważności umów zawartych przez spółkę z członkami zarządu itp. Taki sposób organizacji biura jest bardzo istotny w przypadku prowadzenia pełnej księgowości dla spółek kapitałowych i komandytowych, gdzie wszelkie przychody i wydatki spółki muszą mieć podstawę prawną, gdyż wspólnicy i członkowie zarządu dysponują majątkiem podmiotu, który jest od nich odrębny i należy do spółki.
Istnieją również biura, w których strukturze nie funkcjonują inne osoby niż księgowe. Najczęściej obsługują jednoosobowe działalności gospodarcze, które nie prowadzą ksiąg handlowych, gdyż są one mniej skomplikowane prawnie. Gdyby księgowa prowadziła samodzielnie spółkę z o.o., musiałaby liczyć się z tym, że klienci mogą oczekiwać od niej przygotowywania lub weryfikacji protokołów zgromadzeń wspólników czy uchwał zarządu, co może być nie tylko niekomfortowe, lecz także narażać ją na odpowiedzialność odszkodowawczą.
Biura rachunkowe pod względem specjalizacji
Specjalizacji biur rachunkowych może być wiele. Do zalet takiej organizacji należy możliwość osiągnięcia poziomu eksperckiego w danej materii. Główna wada to ograniczona grupa firm, do których może być skierowana oferta.
Na rynku usług księgowych najliczniejszą grupę stanowią biura obsługujące w głównej mierze (lub tylko) jednoosobowe działalności gospodarcze. Nie muszą w swojej strukturze zatrudniać pracowników, którzy potrafią poruszać się w materii pełnej księgowości, wobec tego koszty pracownicze są dla nich niższe. Również łatwiej pozyskać do takiego biura pracownika, gdyż proces jego szkolenia jest krótszy niż w przypadku pełnej księgowości. Jednak na tym rynku konkurencja jest największa. Rywalizują z firmami dostarczającymi oprogramowanie do samodzielnego prowadzenia księgowości przez przedsiębiorcę oraz bankami oferującymi księgowość razem z rachunkiem. W ich prowadzenie nie jest potrzebna aż tak duża ingerencja prawnika. Natomiast mogą stracić klienta, gdy ten zamierza przejść z działalności gospodarczej na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
WAŻNE!
Największa konkurencja panuje na rynku biur rachunkowych obsługujących głównie jednoosobowe działalności gospodarcze.
Istnieją także firmy specjalizujące się w obsłudze spółek kapitałowych. Właściciele takich podmiotów muszą liczyć się z tym, że większość przedsiębiorców prowadzi działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, z większymi kosztami pensji pracowniczych, koniecznością korzystania z profesjonalnych systemów informacji prawno-księgowej, radzenia sobie z problematyką prawa spółek, droższym oprogramowaniem księgowym i większymi trudami w zakresie rekrutacji.
Funkcjonują również firmy, których klientela to zarówno spółki, jak i działalności gospodarcze. Muszą ponosić takie same nakłady jak te wyspecjalizowane w pełnej księgowości, natomiast stratą może być dla nich sytuacja, gdy jednoosobowa działalność gospodarcza jest obsługiwana przez o wiele droższego pracownika wyspecjalizowanego w spółkach z o. o., a nie zawsze znajduje to odzwierciedlenie w fakturze przychodowej wystawionej dla klienta.
Na rynku znajdzie się także miejsce dla biur wyłącznie kadrowo-płacowych, zwłaszcza tych zajmujących się obliczaniem czasu pracy i ustalaniem wynagrodzenia kierowców. Nie prowadzą one całej księgowości klientów, lecz koncentrują się na wycinku. Często współpracują z biurami rachunkowymi świadczącymi obsługę kompleksową. Na rynku usług księgowych właściciele biur rachunkowych coraz częściej podejmują decyzję o outsourcingu kadr i płac do podmiotów zewnętrznych, ponieważ przepisy w tej materii są skomplikowane.
Biura rachunkowe stacjonarne i online
Nie ma jednoznacznej definicji obu rodzajów biur. Jako kryterium rozróżnienia można przyjąć sposób przesyłania dokumentów, kontaktu z klientem, posiadania fizycznego lokalu przeznaczonego wyłącznie do pracy, w którym przebywają pracownicy.
Księgowość prowadzona przez bank
Część banków oferuje przedsiębiorcom nie tylko finansowanie i prowadzenie rachunków bankowych, lecz także świadczenie usług księgowych. Dotychczas dotyczyło to księgowości dla jednoosobowych działalności gospodarczych, ale ostatnio pojawiły się także oferty dla spółek kapitałowych. Do tych ofert należy jednak podchodzić z pewną dozą ostrożności, gdyż tego typu usługi z reguły nie należą do głównej działalności banków, a mają na celu zachęcenie klienta do skorzystania z innych usług.
Artykuł pochodzi z książki:
Nowoczesne biuro rachunkowe. Organizacja. Renoma. Odpowiedzialność. Współpraca z klientem
Autor
Praca zbiorowa