Umowa cywilnoprawna zamiast umowy o pracę. Nowe uprawnienia PIP 2026

Nieprawidłowo zawarta umowa cywilnoprawna a uprawnienia PIP

W pierwszym kroku inspektor pracy wyda polecenie usunięcia naruszeń dotyczących funkcjonowania umowy cywilnoprawnej, jeżeli są spełnione warunki właściwe do zawarcia stosunku pracy. Zatem jeżeli dochodzi do faktycznego świadczenia pracy przez osobę za wynagrodzeniem w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, to takie zatrudnienie, jeśli odbywa się w ramach umowy cywilnoprawnej, będzie mogło zostać zakwestionowane przez inspektora pracy. Jeżeli naruszenia nie zostaną usunięte, wówczas okręgowy inspektor pracy stwierdzi w drodze decyzji istnienie stosunku pracy. W takiej sytuacji, na podstawie ustaleń dokonanych w toku kontroli przez inspektora pracy, okręgowy inspektor pracy będzie zawiadamiał strony o wszczęciu postępowania zmierzającego do wydania decyzji o przekształceniu umowy (stroną postępowania będzie również pracownik).

Jak PIP może zakwestionować umowę zlecenia lub umowę o dzieło?

Zatem w przypadku zakwestionowania umowy cywilnoprawnej łączącej strony będą one mogły ukształtować dotychczasowy stosunek cywilnoprawny – w zakresie jego treści lub sposobu realizacji – tak aby usunąć elementy charakterystyczne dla stosunku pracy oraz wyeliminować zarzuty niezgodności z przepisami prawa pracy.

Inspektor pracy, wydając polecenie w tym zakresie (na piśmie w postaci papierowej lub elektronicznej), określi termin jego realizacji w taki sposób, żeby ocena wykonania polecenia w oparciu o całokształt okoliczności sprawy nastąpiła w trakcie trwania kontroli (art. 34 ust. 1c ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy w brzmieniu od 8 lipca 2026 r., dalej: ustawa o PIP po nowelizacji). Pozwoli to uniknąć sytuacji, w których możliwość realizacji polecenia po zakończeniu kontroli powodowałaby obowiązek przeprowadzenia rekontroli, aby ustalić, czy kontrolowany podmiot wykonał polecenie. Następnie inspektor pracy oceni prawidłowość realizacji wydanego polecenia.

W przypadku oceny pozytywnej postępowanie zostanie zakończone. Ewentualna ocena negatywna będzie stanowiła podstawę do dalszych działań okręgowego inspektora pracy, tj. podjęcia postępowania administracyjnego albo wytoczenia powództwa o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy. Okręgowy inspektor pracy po stwierdzeniu, że praca była wykonywana w warunkach właściwych dla stosunku pracy, będzie mógł:

• wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy lub
• skierować do właściwego sądu pracy powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy.

Kiedy umowa cywilnoprawna może zostać uznana za umowę o pracę?

Gdy inspektor pracy stwierdza, że praca odbywa się w warunkach charakterystycznych dla etatu (podporządkowanie, określone miejsce i czas, osobiste świadczenie pracy), podejmuje konkretne kroki.

Działania inspektora pracy w razie stwierdzenia nieprawidłowo zawartej umowy cywilnoprawnej

Nieprawidłowo zawarta umowa cywilnoprawna – działania inspektora pracy

Krok 1. Wysłuchanie stron. Zarówno zleceniodawca, jak i wykonawca umowy mogą przedstawić swoje stanowisko.

Krok 2. Wydanie polecenia. Inspektor nakazuje usunięcie naruszeń w określonym terminie (jeszcze w trakcie trwania kontroli).

Krok 3. Reakcja stron. Strony mają dwie możliwości:

• zawarcie umowy o pracę (naprawienie błędu zgodnie z sugestią inspektora),
• zmiana warunków współpracy (przekształcenie sposobu wykonywania zadań tak, aby realnie przestały przypominać stosunek pracy, np. rezygnacja z grafiku i bezpośrednich poleceń służbowych).

Jakie uprawnienia ma okręgowy inspektor pracy?

Uprawnienie w zakresie wydawania decyzji o przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę zostało przypisane do zadań okręgowego inspektora pracy. W konsekwencji także uprawnienie do wytaczania powództw czy wstępowania do postępowania w sprawach o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy będzie pozostawało w zakresie kompetencji okręgowego inspektora pracy (nie, jak dotychczas, inspektorów pracy). Ma to zapewnić większą wnikliwość przy analizowaniu sytuacji prawnej i faktycznej, niż gdyby dokonywał tego inspektor pracy przeprowadzający kontrolę.

Czy PIP może wydać decyzję o istnieniu stosunku pracy?

Wydanie decyzji przez okręgowego inspektora pracy nie może być podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracownika, a zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Kto podlega kontroli PIP po zmianach od 8 lipca 2026 r.?

Dla zapewnienia możliwości skutecznej kontroli inspektorom pracy poszerzono katalog podmiotów podlegających kontroli PIP. Czynnościom kontrolnym będą poddawani pracodawcy oraz niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których jest, lub w okresie jednego roku poprzedzającego dzień podjęcia kontroli była, świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę prawną świadczenia tej pracy (art. 13 pkt 1 ustawy o PIP po nowelizacji). Wszczęcie przez okręgowego inspektora pracy postępowania zmierzającego do wydania decyzji o przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę przerywa bieg przedawnienia roszczeń pracowniczych dotyczących stosunku pracy. Po przerwaniu biegu termin przedawnienia biegnie na nowo od dnia uprawomocnienia się decyzji wydanej w tym postępowaniu albo od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu wydanego w wyniku wniesienia odwołania albo powództwa o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy (art. 33a ust. 8 ustawy o PIP po nowelizacji).

Co zawiera decyzja PIP stwierdzająca istnienie stosunku pracy?

Decyzja PIP stwierdzająca istnienie stosunku pracy jest wydawana na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej i powinna zawierać:

• oznaczenie organu PIP,
• datę wydania,
• oznaczenie strony lub stron decyzji,
• powołanie podstawy prawnej,
• rozstrzygnięcie,
• pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych,
• podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji.

Jakie informacje określa decyzja PIP o stosunku pracy?

Rozstrzygnięcie decyzji PIP stwierdzającej istnienie stosunku pracy powinno zawierać:

• oznaczenie stron umowy o pracę,
• rodzaj umowy o pracę,
• datę zawarcia umowy o pracę,
• rodzaj pracy,
• miejsce wykonywania pracy,
• wymiar czasu pracy,
• wysokość wynagrodzenia za pracę.

Wskazana decyzja PIP musi zawierać także uzasadnienie faktyczne i prawne, a przy jej wydawaniu uwzględni się stan faktyczny istniejący w czasie kontroli – od dnia jej rozpoczęcia.

Co jeśli PIP nie może ustalić warunków umowy o pracę?

Jeżeli natomiast zgromadzony w sprawie materiał dowodowy nie pozwoli na ustalenie:

• rodzaju zawartej pomiędzy stronami umowy o pracę – w decyzji zostanie wskazana umowa na czas nieokreślony,
• miejsca wykonywania pracy – w decyzji zostanie wskazana siedziba pracodawcy,
• wymiaru czasu pracy – w decyzji zostanie wskazany pełny wymiar czasu pracy,
• wynagrodzenia za pracę – w decyzji zostanie wskazane minimalne wynagrodzenie za pracę.

Od kiedy PIP może uznać umowę cywilnoprawną za umowę o pracę?

Datą zawarcia umowy o pracę w przedstawionej sytuacji będzie data wydania decyzji przez okręgowego inspektora pracy. Jeżeli jednak pomiędzy datą rozpoczęcia kontroli a datą uprawomocnienia się decyzji dojdzie do rozwiązania umowy cywilnoprawnej z inicjatywy pracodawcy lub wypowiedzenia tej umowy przez pracodawcę albo zaprzestania faktycznego świadczenia pracy z inicjatywy pracodawcy, datą zawarcia umowy o pracę będzie data rozpoczęcia kontroli.

Kiedy decyzja PIP staje się wykonalna?

Decyzja PIP staje się wykonalna z dniem następującym po dniu, w którym upływa termin do wniesienia odwołania, jeżeli żadna ze stron nie wniosła odwołania, albo z dniem prawomocnego orzeczenia sądu lub z dniem nadania jej rygoru natychmiastowej wykonalności w przypadku sądowego postępowania odwoławczego.

Artykuł pochodzi z książki:
Gorące tematy dla biur rachunkowych

Opracowanie materiału
Wioletta Chaczykowska