Wydawanie dokumentacji pracowniczej – obowiązki pracodawcy

Obowiązek wydania kopii dokumentacji pracowniczej

Osoby uprawnione do wystąpienia z wnioskiem o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej

Obowiązek wydawania kopii dokumentacji pracowniczej został wprowadzony do kodeksu pracy 1 stycznia 2019 r. Od tego momentu pracodawca wydaje kopię dokumentacji pracowniczej na wniosek:

• pracownika;
• byłego pracownika,
  a w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika;
• dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych;
• przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
• małżonka;
• rodziców, w tym ojczyma i macochy oraz osób przysposabiających.

WAŻNE
Katalog osób uprawnionych do wnioskowania o wydanie dokumentacji pracowniczej ma charakter zamknięty. Pracodawca nie może więc wydać kopii dokumentacji pracowniczej nikomu spoza wyżej wymienionej listy. Oznacza to, że partnerzy żyjący w związkach niesformalizowanych nie są uprawnieni do ubiegania się o kopię dokumentacji pracowniczej.

Mimo że obowiązek wydania kopii dokumentacji pracowniczej został wprowadzony do kodeksu pracy dopiero 1 stycznia 2019 r., to wszyscy pracownicy, w tym ci zatrudnieni przed wskazaną datą, mają prawo do otrzymania kopii dokumentacji pracowniczej.

Z przepisów przejściowych wynika bowiem, że przepis nakładający obowiązek wydania kopii dokumentacji pracowniczej stosuje się również do stosunków pracy nawiązanych przed wejściem ustawy w życie. Data zatrudnienia nie ma znaczenia i każdy pracownik może wystąpić o wydanie o kopii ze swojej dokumentacji.

Zakres przedmiotowy wniosku o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej

Wniosek może dotyczyć całości lub części dokumentacji pracowniczej. Osoba uprawniona we wniosku wskazuje, jakich dokumentów kopię chce otrzymać. Zakres wydawanej kopii dokumentacji zależy wyłącznie od potrzeb osoby uprawnionej. Może ona wskazać, że jest zainteresowana uzyskaniem całości dokumentacji pracowniczej, jedynie akt osobowych, określonej części akt osobowych, dowolnej grupy dokumentów, a nawet tylko jednego dokumentu.

Obowiązek wydania kopii dotyczy całości dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez pracodawcę, więc nie tylko akt osobowych.

WAŻNE
Poza aktami osobowymi dokumentacja pracownicza składa się z innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Inna dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy to przykładowo dokumentacja dotycząca:

• ewidencji czasu pracy,
• ubiegania się i korzystania z urlopów wypoczynkowych,
• list płac,
• kwestii bhp (np. przydziału odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej).

Pracownicy mogą wnioskować o kopię dokumentacji sporządzonej przed 1 stycznia 2019 r. Przepis nie ogranicza prawa pracownika do żądania kopii dokumentacji w zależności od daty jej utworzenia. Ograniczenie co do daty, do której będzie można się cofnąć, będzie wynikać jedynie z okresów przechowywania konkretnych kategorii dokumentów (3, 5, 10 lub 50 lat).

Postać wniosku o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej

Wniosek składa się w postaci papierowej lub elektronicznej.

WAŻNE
„Postać” to nie to samo co „forma”.

„Postać dokumentu” – to pojęcie odnosi się do nośnika, na przykład w przypadku postaci papierowej – kartki papieru, a elektronicznej – wiadomości e-mail czy pendrive’a.

„Forma dokumentu” – to pojęcie odnosi się do tego, w jaki sposób ma zostać sporządzone oświadczenie woli, żeby zostało uznane za ważne (np. czy musi zawierać datę, podpis odręczny itp.).

Aby zachować formę pisemną, należy własnoręcznie podpisać oświadczenie, a elektroniczną opatrzyć dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tymczasem postać elektroniczna to sposób wyrażenia woli w formie elektronicznej, w której możliwe jest ustalenie osoby, która sporządziła oświadczenie. Nie musi być ono podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Do zachowania postaci elektronicznej wystarczające jest wysłanie wiadomości e-mail przez osobę uprawnioną.

Artykuł pochodzi z książki:
Dokumentacja pracownicza 2024

Autor
Praca zbiorowa