Zasady rachunkowości obowiązujące w jednostkach oświatowych

Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym, zgodnie z treścią ekonomiczną.

Rachunkowość jednostki obejmuje:

• przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;
• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
• sporządzanie sprawozdań finansowych;
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
• poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą

– zgodnie z art. 4 ust. 3 u.rach.

Ogólne zasady rachunkowości dla jednostek oświatowych i podstawa prawna – ustawa o rachunkowości

1. Zasada prawdziwego i wiernego obrazu (w wyniku zastosowania prawidłowej ewidencji operacji gospodarczych i ich przetwarzania oraz odpowiedniej sprawozdawczości rachunkowość musi odzwierciedlać rzetelny, czyli rzeczywisty i wiarygodny obraz stanu majątkowego) - art. 4.
2. Zasada kontynuacji działalności (należy przyjąć założenie, że jednostka będzie kontynuowała, w dającej się przewidzieć przyszłości, działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, przy zastosowaniu przyjętych zasad rachunkowości) - art. 5 ust. 2.
3. Zasada ciągłości (politykę (zasady) rachunkowości należy stosować przez kolejne lata) - art. 5 ust. 1.
4. Zasada memoriału (w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, bez względu na termin zapłaty) - art. 6 ust. 1.
5. Zasada współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów (dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione) - art. 6 ust. 2.
6. Zasada ostrożności (obowiązek ostrożnego podchodzenia do wyceny aktywów i pasywów, z uwzględnieniem:

• zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym również dokonywane w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych;
• wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne;
• wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne;
• rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń)
  - art. 7 ust. 1.

7. Zasada indywidualnej oceny (wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie. Nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz zysków i strat nadzwyczajnych) - art. 7 ust. 3.
8. Zasada istotności (jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera istotnie ujemnego wpływu na jej sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy) - art. 8 ust. 1.

Przestrzeganie wymienionych powyżej reguł pozwala realizować główną zasadę rachunkowości – zasadę prawdziwego i wiernego obrazu (art. 4 u.rach.). Zasada ta zobowiązuje jednostki do odzwierciedlania rzeczywistej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego przez rzetelne i jasne ich przedstawienie, przy stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym, zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

Jednostki oświatowe, w tym szkoły i placówki oświatowe, obowiązuje również zasada periodyzacji – nieokreślona wprost w ustawie o rachunkowości, lecz powszechnie obowiązująca.

Zasada ta oznacza podział czasu działalności danej jednostki na okresy sprawozdawcze, co z kolei powoduje konieczność ujmowania wszystkich operacji gospodarczych w księgach rachunkowych w ściśle ustalonych okresach.

WAŻNE!
Jednostka oświatowa może stosować w ramach przyjętych przez siebie zasad rachunkowości uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku przedstawiania rzetelnie i jasno sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych:

• jednakowego grupowania operacji gospodarczych,
• wyceny aktywów i pasywów, w tym także odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,
• ustalania wyniku finansowego,
• sporządzania sprawozdań finansowych

– tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne.

Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych.

Jednostki budżetowe, w tym szkoły i placówki oświatowe, stosują ustawę o rachunkowości z pewnym wyłączeniem przepisów.

Włączenia i wyłączenia przepisów ustawy o rachunkowości dla jednostek oświatowych

Rozdziały ustawy o rachunkowości stosowane przez jednostki oświatowe

• Rozdział 2 „Prowadzenie ksiąg rachunkowych”
• Rozdział 3 „Inwentaryzacja”
• Rozdział 4 „Wycena aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego”
• Rozdział 8 „Ochrona danych”

Rozdziały ustawy o rachunkowości niestosowane przez jednostki oświatowe

• Rozdział 5 „Sprawozdania finansowe jednostki”
• Rozdział 6 „Skonsolidowane sprawozdania finansowe grupy kapitałowej”
• Rozdział 7 „Badanie, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych”
• Rozdział 8a „Usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych”

W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy o rachunkowości jednostki oświatowe mogą stosować KSR, wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości.

Dla jednostek oświatowych pomocny może okazać się KSR nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja”. Standard ten zawiera między innymi wyjaśnienia niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, określonych w ustawie o rachunkowości, dotyczące m.in.:

• dowodów księgowych, w tym dokumentów elektronicznych,
• warunków prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• zamknięcia ksiąg rachunkowych,
• zmiany systemu finansowo-księgowego w ciągu roku obrotowego.

Artykuł pochodzi z książki:
Rachunkowość w oświacie

Autorki
Magdalena Grotkiewicz
Renata Niemiec