W Poradniku opisano, krok po kroku, wszystkie czynności, jakie muszą wykonać członkowie komisji inwentaryzacyjnej, pracownicy komórki księgowości, kierownik jednostki oraz główny księgowy.
Wszystkie jednostki sektora finansów publicznych mają obowiązek okresowo inwentaryzować swoje aktywa i pasywa. Muszą przy tym zastosować odpowiednią metodę – spis z natury, uzgodnienie sald i weryfikację sald z dokumentacją. Spośród tych trzech metod najbardziej pracochłonny jest spis z natury, który stosuje się do inwentaryzacji rzeczowych aktywów trwałych i obrotowych oraz środków pieniężnych przechowywanych w kasach.
Pracochłonność spisu z natury wynika z tego, że pracownicy jednostki najpierw muszą obejrzeć i przeliczyć wszystkie aktywa w miejscu ich przechowywania lub użytkowania, wyniki oględzin i przeliczenia odpowiednio udokumentować, a następnie powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, ustalić różnice między stanem faktycznym a ewidencyjnym oraz przyczyny ich powstania, wskazać sposób ich eliminacji, by na koniec wyniki rozliczenia ująć w księgach rachunkowych.
Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, że spisy wykonują, dokumentują i rozliczają członkowie komisji inwentaryzacyjnej, podczas gdy porównanie wyników spisu, wycena różnic inwentaryzacyjnych i ujmowanie rozliczenia w księgach rachunkowych należy do pracowników komórki księgowości. Nieprawidłowe wykonanie obowiązków na którymkolwiek z tych etapów bądź brak współpracy między komisją inwentaryzacyjną a pracownikami komórki księgowości wpływa na rzetelność całego spisu z natury i może uniemożliwić rozliczenie jego wyników. To z kolei stanowi podstawę do pociągnięcia kierownika jednostki do odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
Poradnik Rachunkowości Budżetowej 11/2025 jest poświęcony kluczowemu etapowi inwentaryzacji, jakim jest wycena i rozliczenie wyników spisów z natury. W praktyce proces ten rodzi wiele problemów. Ustawa o rachunkowości w art. 27 zawiera jedynie ogólne wytyczne dotyczące dokumentowania i rozliczania wyników inwentaryzacji. Brakuje szczegółowych, ustandaryzowanych przepisów, zwłaszcza w odniesieniu do środków trwałych i pieniężnych. Większość rozwiązań funkcjonuje w ramach tzw. prawa zwyczajowego, czyli praktyki rachunkowości, która może różnić się między jednostkami.
W Poradniku szczegółowo omówiono procedury dotyczące wyceny, ustalania, wyjaśniania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych (nadwyżek, niedoborów i szkód) dla poszczególnych rodzajów aktywów. Są opisane – krok po kroku – wszystkie czynności, jakie w tym zakresie muszą wykonać członkowie komisji inwentaryzacyjnej, pracownicy komórki księgowości, kierownik jednostki oraz główny księgowy.
Czego dowiesz się z „Poradnika Rachunkowości Budżetowej nr 11/2025. Spis z natury – wycena i rozliczenie”?
- Jakie obowiązują uregulowania prawne dotyczące wyceny i rozliczania wyników spisów z natury oraz gdzie szukać szczegółowych rozwiązań, gdyż przepisy ogólne są niewystarczające.
- Jak prawidłowo wyceniać, ustalać i likwidować różnice inwentaryzacyjne dla środków pieniężnych, środków trwałych, materiałów, towarów i produktów.
- W jaki sposób można usprawnić ww. etapy korzystając z rozwiązań informatycznych.
- Jak dokumentować wyniki rozliczenia spisów z natury i jak wypełnić odpowiednie druki.
- Ile czasu jednostka ma na rozliczenie i zaksięgowanie wyników spisów z natury poszczególnych aktywów, inwentaryzowanych w trakcie roku lub na jego koniec.
- Jak odróżnić różnice pozorne od rzeczywistych i jakie procedury wyjaśniające należy wdrożyć w obu przypadkach.
- Jakie są reżimy odpowiedzialności pracowników za niedobory i szkody inwentaryzacyjne i jak szacować wysokość odszkodowania.
- Na jakich kontach zaksięgować wyniki spisów z natury i ich rozliczanie.
Wszystkie zagadnienia zostały zilustrowane licznymi przykładami z praktyki (łącznie 50).
Dopełnieniem Poradnika jest Ściąga księgowego z zestawieniem wypracowanego w praktyce rachunkowości zwyczajowego podziału obowiązków związanych z procesem wyceny i rozliczania wyników spisów z natury. Jasny podział obowiązków pozwoli na wyeliminowanie wszelkich sporów kompetencyjnych między pracownikami i ułatwi sprawowanie nadzoru nad przebiegiem czynności rozliczeniowych.