Przy każdej nieprawidłowości podano naruszone przepisy oraz prawidłowy sposób postępowania.
Błędy wynikają z nieznajomości i nieprawidłowej interpretacji prawa. Poza tym wiele nieprawidłowości jest wynikiem niewłaściwego przekonania kierownictwa jednostek i ich pracowników, że środki ZFŚS to dodatkowe pieniądze, które mogą służyć do uzupełniania niedoborów funduszu płac, będących skutkiem ciągłego niedofinansowania sektora finansów publicznych. Nieprawidłowemu dysponowaniu środkami ZFŚS sprzyja fakt, że w jednostkach sektora finansów publicznych rzadko funkcjonują zakładowe organizacje związkowe. Nie ma więc podmiotu, który jest ustawowo uprawniony do bieżącego nadzorowania działalności socjalnej i ma uprawnienia do występowania o przekazanie środków niedopłaconych na fundusz lub zwracania środków wydatkowanych niezgodnie z ustawą o ZFŚS.
Z Poradnika można się dowiedzieć m.in.:
- na jakich zasadach powinny tworzyć ZFŚS i wypłacać świadczenia urlopowe jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe, a na jakich pozostałe jednostki sektora finansów publicznych,
- jak prawidłowo naliczać odpisy obowiązkowe i fakultatywne na ZFŚS,
- jak w praktyce zachować zasadę jedności funduszu,
- w jakich terminach trzeba przekazywać środki z odpisów na rachunek bankowy ZFŚS,
- jakich ograniczeń w udzielaniu świadczeń z ZFŚS nie wolno wprowadzać w regulaminie funduszu odnośnie do kręgu osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS i kryteriów przyznawania pomocy socjalnej,
- jakich wydatków nie można zaliczać do kategorii wydatków socjalnych i z jakich środków powinny być prawidłowo pokrywane,
- jak prawidłowo należy dokumentować operacje gospodarcze dotyczące środków ZFŚS,
- jak powinna przebiegać ewidencja księgowa operacji gospodarczych dotyczących ZFŚS,
- jakie obowiązki można przekazać w ramach prowadzenia przez pracodawców wspólnej działalności socjalnej.
Podane wskazówki powinny być pomocne w ujawnieniu popełnionych błędów i ich usunięciu oraz podjęciu odpowiednich kroków zapobiegających powstawaniu ich w przyszłości. Należy przy tym mieć na uwadze, że kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy o ZFŚS, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny.
Dopełnieniem Poradnika jest Ściąga księgowego – „ZFŚS w jsfp – zasady i terminy”.