66 nieprawidłowości przy tworzeniu, wydatkowaniu i ewidencji ZFŚS. Poradnik Rachunkowości Budżetowej 7/2022

Przy każdej nieprawidłowości podano naruszone przepisy oraz prawidłowy sposób postępowania.

Błędy wynikają z nieznajomości i nieprawidłowej interpretacji prawa. Poza tym wiele nieprawidłowości jest wynikiem niewłaściwego przekonania kierownictwa jednostek i ich pracowników, że środki ZFŚS to dodatkowe pieniądze, które mogą służyć do uzupełniania niedoborów funduszu płac, będących skutkiem ciągłego niedofinansowania sektora finansów publicznych. Nieprawidłowemu dysponowaniu środkami ZFŚS sprzyja fakt, że w jednostkach sektora finansów publicznych rzadko funkcjonują zakładowe organizacje związkowe. Nie ma więc podmiotu, który jest ustawowo uprawniony do bieżącego nadzorowania działalności socjalnej i ma uprawnienia do występowania o przekazanie środków niedopłaconych na fundusz lub zwracania środków wydatkowanych niezgodnie z ustawą o ZFŚS.

Z Poradnika można się dowiedzieć m.in.:

• na jakich zasadach powinny tworzyć ZFŚS i wypłacać świadczenia urlopowe jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe, a na jakich pozostałe jednostki sektora finansów publicznych,
• jak prawidłowo naliczać odpisy obowiązkowe i fakultatywne na ZFŚS,
• jak w praktyce zachować zasadę jedności funduszu,
• w jakich terminach trzeba przekazywać środki z odpisów na rachunek bankowy ZFŚS,
• jakich ograniczeń w udzielaniu świadczeń z ZFŚS nie wolno wprowadzać w regulaminie funduszu odnośnie do kręgu osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS i kryteriów przyznawania pomocy socjalnej,
• jakich wydatków nie można zaliczać do kategorii wydatków socjalnych i z jakich środków powinny być prawidłowo pokrywane,
• jak prawidłowo należy dokumentować operacje gospodarcze dotyczące środków ZFŚS,
• jak powinna przebiegać ewidencja księgowa operacji gospodarczych dotyczących ZFŚS,
• jakie obowiązki można przekazać w ramach prowadzenia przez pracodawców wspólnej działalności socjalnej.

Podane wskazówki powinny być pomocne w ujawnieniu popełnionych błędów i ich usunięciu oraz podjęciu odpowiednich kroków zapobiegających powstawaniu ich w przyszłości. Należy przy tym mieć na uwadze, że kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy o ZFŚS, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny.

Dopełnieniem Poradnika jest Ściąga księgowego – „ZFŚS w jsfp – zasady i terminy”.