167 nieprawidłowości w gospodarce finansowej. Poradnik Rachunkowości Budżetowej nr 8/2021

W Poradniku opisano najczęstsze nieprawidłowości w gospodarce finansowej, które zostały ujawnione w trakcie czynności kontrolnych przez zewnętrzne organy kontroli w zakresie:

• obowiązków głównego księgowego, w tym udzielania kontrasygnaty,
• gospodarki pieniężnej, w tym ewidencji wydatków dokonywanych służbowymi kartami płatniczymi przez pracowników,
• planu kont i ewidencji księgowej (w tym pozabilansowej na kontach 980 i 998 oraz gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych),
• należności budżetowych dotyczących np. nadużyć w pobieraniu należności z tytułu czynszu najmu, nieegzekwowania rekompensaty za koszty odzyskiwania należności czy nieprawidłowej ewidencji odsetek od należności nieuregulowanych w terminie,
• klasyfikacji budżetowej, np. kosztów upomnień, zakupu licencji, badań okresowych pracowników, odsetek do zaciągniętego kredytu, wydatków związanych ze szkoleniem, zakupu artykułów spożywczych,
• ewidencji majątku jednostki, np. zakupu pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł, nieuregulowania prawnych form władania nieruchomościami, nieprawidłowej ewidencji programów komputerowych czy nakładów na inwestycje, które nie zostały zakończone,
• inwentaryzacji, m.in. stosowania niewłaściwej metody inwentaryzacji, niewskazania dowodów źródłowych weryfikowanego salda czy zaniechania wyjaśnienia i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,
• VAT, np. braku zastosowania oznaczenia GTU w JPK_VAT przy sprzedaży używanego samochodu, nieprawidłowego wyliczenia prewspółczynnika wstępnego, zawyżenia dochodów wykazywanych w sprawozdaniu Rb-27S o VAT,
• gospodarowania środkami ZFŚS, np. funkcjonowania odrębnych funduszy w jednym zakładzie pracy, nieterminowego przekazywania odpisu na ZFŚS oraz braku zapisów księgowych dotyczących naliczania odpisu na ZFŚS.

Przy każdej nieprawidłowości wskazano sposób prawidłowego postępowania.

Zapoznanie się z prezentowanymi w Poradniku nieprawidłowościami może służyć poprawie działań jednostki. Może być także pomocne w uniknięciu konsekwencji wyciąganych w stosunku do wykonawców poszczególnych czynności. Warto się z nimi zapoznać, przeanalizować i wyciągnąć wnioski, zgodnie z powiedzeniem: „Dobrze uczyć się na błędach – a najlepiej na cudzych”.

Dopełnieniem Poradnika jest Ściąga księgowego – Jak się przygotować do kontroli gospodarki finansowej. Ściąga jest przeznaczona dla kierownictwa jednostek, służb księgowych oraz pracowników komórek kontroli wewnętrznej.