Koszty według rodzajów oraz typów działalności (PDF)

W państwowych i samorządowych jednostkach budżetowych ponoszone koszty działalności podstawowej ewidencjonowane na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” w większości przypadków w ogóle nie mają żadnego związku z osiąganiem przychodów lub związek ten ma charakter luźny. W niektórych jednostkach nie zachodzi współmierność przychodów i kosztów, a to z prostej przyczyny. Jednostka budżetowa po prostu nie osiąga żadnych przychodów, ponieważ świadczone przez nią usługi z zakresu użyteczności publicznej są wykonywane nieodpłatnie. W tego typu jednostkach budżetowych wystarczy stosowanie ewidencji kosztów działalności podstawowej na kontach zespołu 4 bez potrzeby ich rozliczania.

W państwowych i samorządowych jednostkach budżetowych, których działalność charakteryzuje się nieodpłatnym wykonywaniem większości przypisanych im zadań, ewidencja na kontach zespołu 5 nie musi być prowadzona. Wyjątek stanowią te jednostki samorządu terytorialnego, w których świadczenie usług z zakresu gospodarki komunalnej i mieszkaniowej nie jest prowadzone w formie zakładu budżetowego lub w utworzonych przez samorząd spółkach prawa handlowego. Konieczność ewidencjonowania kosztów według typów działalności prowadzonej w formie jednostek budżetowych wynika głównie z potrzeby sporządzania kalkulacji kosztów poszczególnych rodzajów usług na potrzeby ustalania cen. W jednostkach budżetowych prowadzących odpłatną działalność usługową może być utrudnione wyodrębnienie kosztów ogólnych i kosztów ogólnoadministracyjnych przypadających na tę działalność i na nieodpłatną działalność statutową. W związku z tym w zakładowym planie kont ewidencję na kontach zespołu 5 można ograniczyć tylko do kosztów odpłatnej działalności usługowej i produkcyjnej.
W wyniku wprowadzonych zmian wykaz kont zespołu 4 został rozszerzony o konta syntetyczne powstałe w wyniku podziału dotychczasowego konta 400 „Koszty według rodzajów” na sześć kont syntetycznych. Podział kosztów rodzajowych został dostosowany do potrzeb sporządzania rachunku zysków i strat (wariant porównawczy) większości jednostek budżetowych. W Poradniku opisano m.in. szczególne zasady w zakresie wyboru metody ewidencji i rozliczania kosztów działalności podstawowej – zwrócono uwagę, kiedy wskazane jest prowadzenie kont zespołu 5.
Szczegółowo zostały opisane zasady funkcjonowania kont kosztów w zespole 4 i 5, a na schematach księgowych zilustrowano typowe zapisy na poszczególnych kontach. Poradnik zawiera także zasady prowadzenia ewidencji analitycznej do poszczególnych kont syntetycznych obu zespołów.