W czasie COVID-19 kierownicy jednostek nie mają prawa w drodze wewnętrznych zarządzeń zmieniać ustawowych terminów przeprowadzania inwentaryzacji oraz sporządzania i zatwierdzania sprawozdania finansowego za 2020 r. Wszystkie prace związane z przygotowaniem ksiąg do zamknięcia roku wykonywane przez pracowników księgowości powinien nadzorować główny księgowy.
Szczególnie w tym roku prawidłowa organizacja prac w tym zakresie jest ważna – ze względu na komplikacje związane ze stanem epidemii COVID-19, takie jak np. absencja pracowników, praca zdalna czy zamknięcie jednostek z powodu kwarantanny lub lockdownu.
Poradnik ma służyć pomocą głównemu księgowemu i podległym mu pracownikom księgowości w prawidłowym przeprowadzeniu prac związanych z zamknięciem roku. W Poradniku dla każdego konta syntetycznego ewidencji bilansowej wskazano:
- znaczenie sald tego konta,
- rozliczenia, jakie trzeba wykonać na koniec 2020 r. i na początku 2021 r.,
- zasady inwentaryzacji aktywów i pasywów,
- zasady kontroli zapisów,
- zasady wyceny dla celów bilansowych aktywów lub pasywów.
W części I Poradnika omówiono kwestie związane z zamykaniem ksiąg rachunkowych w zakresie kont syntetycznych zespołów: 0, 1 i 2. Pozostałe zespoły kont będą omówione w części II.
Dla poszczególnych kont wskazano czynności, jakie muszą być wykonane, kto powinien je wykonać, a kto nadzorować. Podano także przykłady nieprawidłowości, jakie można wykryć przy przeprowadzaniu rocznej weryfikacji dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych.
Z Poradnika można dowiedzieć się m.in.:
- jakie zmiany w procedurach i terminach zamykania ksiąg jednostki mogą same wprowadzać w razie problemów z ich dotrzymaniem z powodu COVID-19, a jakie są niedopuszczalne,
- jakimi metodami inwentaryzuje się aktywa i pasywa ujmowane na kontach zespołów 0, 1 i 2,
- kiedy i pod jakimi warunkami można zmienić metodę inwentaryzacji aktywów ze spisu z natury i uzgodnienia sald na weryfikację sald,
- w jakich terminach przeprowadzać inwentaryzację poszczególnymi metodami i wykonywać poszczególne procedury przygotowawcze do zamknięcia ksiąg rachunkowych,
- jak wyceniać aktywa i pasywa na potrzeby ich ujęcia w bilansie i na jakich kontach są ujmowane potrzebne do tego dane liczbowe,
- jak szybko sprawdzać prawidłowość zapisów na różnych kontach, porównując wyłącznie ich salda,
- jakie czynności w procesie przygotowania do zamknięcia ksiąg rachunkowych powinny być wykonywane przez pracowników komórki księgowości, a jakie przez pracowników komórek merytorycznych.
Dopełnieniem Poradnika są:
- Dodatek – ZESTAW TESTÓW KONTROLNYCH – Weryfikacja sald kont 011, 080, 201, 221, 225, 231, 234 i 240 z dokumentami – testy służą do przeprowadzenia inwentaryzacji stanu aktywów i pasywów metodą weryfikacji zapisów w księgach rachunkowych z dokumentacją,
- Ściąga księgowego – Przygotowanie do zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2020 r. – zawiera wykaz czynności zapewniających rzetelność, bezbłędność i sprawdzalność ksiąg rachunkowych, wzór oświadczenia kierownika komórki organizacyjnej o przekazaniu dokumentów, wykaz czynności w zakresie inwentaryzacji aktywów i pasywów oraz pozostałych czynności przygotowawczych do zamknięcia ksiąg rachunkowych,
- e-Ściąga księgowego – Wykaz sald kont – przeksięgowania roczne.