Kontrola merytoryczna dokumentów księgowych to kluczowy element systemu kontroli zarządczej – zapewniający, że wydatek jest uzasadniony, poniesiony zgodnie z prawem, zasadą celowości i gospodarności.
Kontrole prowadzone w jednostkach państwowych i samorządowych wielokrotnie wykazują nieprawidłowości, wynikające najczęściej z braku świadomości, jakie znaczenie ma kontrola merytoryczna i na czym rzeczywiście polega – w ujęciu zarówno wstępnym (ex ante), jak i następczym (ex post). Wskazówki zawarte w Poradniku Rachunkowości Budżetowej „Kontrola merytoryczna dowodów księgowych – zasady, praktyka, cyfryzacja” porządkują zasady praktycznego stosowania kontroli merytorycznej w jednostkach.
Czego dowiesz się z Poradnika Rachunkowości Budżetowej „Kontrola merytoryczna dowodów księgowych – zasady, praktyka, cyfryzacja”?
- Kto jest ostatecznie odpowiedzialny za wykonanie kontroli merytorycznej i dlaczego nie powinien jej wykonywać główny księgowy jednostki?
- Kto odpowiada za wykonywanie kontroli merytorycznej w jednostkach organizacyjnych mających własną księgowość oraz obsługiwanych przez CUW?
- W jaki sposób kierownik jednostki może skutecznie delegować obowiązki z zakresu kontroli merytorycznej na pracowników merytorycznych?
- Jaki jest zakres przedmiotowy kontroli merytorycznej dla większości dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych stosowanych w jednostkach?
- Co należy zawrzeć w treści opisu merytorycznego dla różnych rodzajów dokumentów?
- Czy kontrola merytoryczna ma obejmować 100% dowodów księgowych stanowiących podstawę wypłat, w tym listy płac i dowody dotyczące ZFŚS, czy też może być ograniczona do wybranych prób?
- Na jakich dokumentach nie ma potrzeby zamieszczania opisu merytorycznego?
- Jakie kroki należy podjąć w razie stwierdzenia błędów merytorycznych w dokumentach – czy należy unieważnić operację, czy wymóc na wykonawcy prawidłowe działanie, czy też wyeliminować dowód księgowy z obiegu?
- Jakie konsekwencje grożą pracownikom za niewykonanie lub nierzetelne wykonanie obowiązków w zakresie kontroli merytorycznej?
- Jak należy zorganizować system zastępstw osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną, aby zapewnić ciągłość działania jednostki w razie nieobecności pracowników?
Osobny rozdział Poradnika Rachunkowości Budżetowej poświęcono organizacji kontroli merytorycznej w elektronicznym obiegu dokumentów (EOD), ze szczególnym uwzględnieniem kontroli merytorycznej faktur ustrukturyzowanych odbieranych od 1 lutego 2026 r. w KSeF. Wskazano m.in.:
- jakie kluczowe funkcjonalności musi zapewniać ten system, aby umożliwić prawidłowe i płynne wykonywanie kontroli merytorycznej dokumentów księgowych w środowisku cyfrowym;
- jakie opcje organizacji obiegu faktur otrzymanych z KSeF ma jednostka – czy trzeba wprowadzić pełny elektroniczny obieg dokumentów, czy dopuszczalna jest nadal praca z dokumentem w formie papierowej;
- w jaki sposób należy dokumentować na fakturze z KSeF fakt jej sprawdzenia – czy adnotacje można nanosić na wydruku (pieczęci), czy należy zamieszczać je w systemie elektronicznym.
Co zawiera Poradnik Rachunkowości Budżetowej „Kontrola merytoryczna dowodów księgowych – zasady, praktyka, cyfryzacja”?
W Poradniku Rachunkowości Budżetowej „Kontrola merytoryczna dowodów księgowych – zasady, praktyka, cyfryzacja” przedstawiono liczne przykłady z praktyki (łącznie ponad 30).
Poza tym Poradnik zawiera zestaw gotowych do wykorzystania wzorów:
- upoważnienia do sprawdzania dowodów księgowych pod względem merytorycznym i pisma o cofnięciu upoważnienia,
- karty wzorów podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania dokumentów pod względem merytorycznym,
- uregulowań wewnętrznych dotyczących sposobu opisywania dokumentów pod względem merytorycznym.
Dopełnieniem Poradnika jest Ściąga księgowego z gotowymi szablonami typowych opisów merytorycznych, z których jednostki mogą korzystać przy papierowym lub elektronicznym obiegu dowodów księgowych.