KSeF wchodzi do firm – czy najmniejsi przedsiębiorcy mają się czego obawiać?
Od 1 lutego 2026 roku w Polsce wchodzi obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To cyfrowa rewolucja, która zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur w każdej firmie – od największych korporacji po najmniejsze jednoosobowe działalności gospodarcze. Zmiana ma być wprowadzana etapami, ale już teraz budzi ogromne emocje i pytania.
Najwięcej wątpliwości dotyczy mikroprzedsiębiorców, którzy wystawiają faktury na kwoty nieprzekraczające 10 000 zł miesięcznie. Czy oni naprawdę muszą już teraz przygotowywać się do cyfrowego systemu? Jak długo można jeszcze korzystać z papierowych faktur? I dlaczego limit został ustalony właśnie na takim poziomie? Ministerstwo Finansów odpowiada, ale przedsiębiorcy nie kryją obaw.
Co to właściwie jest KSeF i czym różni się e-Faktura od zwykłej faktury papierowej?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma, przez którą od 2026 roku będzie trzeba wystawiać i odbierać faktury. Nie będzie już potrzeby drukowania dokumentów czy wysyłania ich mailem – wszystkie trafią bezpośrednio do systemu, gdzie będą archiwizowane przez 10 lat.
Co to oznacza w praktyce? Faktura w KSeF to ustrukturyzowany plik XML, który otrzymuje swój unikalny numer. Odbiorca znajdzie go w systemie – nie w skrzynce mailowej, nie w szufladzie pełnej papierów. Dzięki temu dokumenty nie zgubią się, nie zniszczą i nie będą wymagały dodatkowej archiwizacji.
Ministerstwo Finansów podkreśla, że KSeF usprawni księgowość, ograniczy liczbę błędów i ułatwi rozliczenia z fiskusem. Jednak dla wielu najmniejszych firm, które dotąd korzystały z prostych papierowych faktur, będzie to prawdziwy skok w cyfrową rzeczywistość.
Od kiedy trzeba korzystać z KSeF? Ważne daty i terminy dla przedsiębiorców
Nowe przepisy wchodzą stopniowo:
- od 1 lutego 2026 roku – obowiązek dla firm, które w 2024 roku osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT);
- od 1 kwietnia 2026 roku – obowiązek dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
Jednak ustawodawca przewidział okres przejściowy. Do 31 grudnia 2026 roku część firm nadal będzie mogła wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF. Warunek? Łączna wartość sprzedaży z VAT na takich fakturach nie może w danym miesiącu przekroczyć 10 000 zł.
Ministerstwo Finansów wyjaśnia wprost: „Tak, do końca 2026 r. podatnik może wystawiać faktury poza KSeF (np. papierowo lub elektronicznie), jeśli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży z podatkiem z tych faktur nie przekracza 10 000 zł. Jeśli jednak wartość ta zostanie przekroczona, podatnik musi wystawiać faktury w KSeF - począwszy od faktury, która przekroczył limit.”
Czy paragon z NIP-em nabywcy nadal będzie uznawany za fakturę?
Tak, ale tylko do końca 2026 roku. Do 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie wystawianie faktur przez kasy rejestrujące (w tym paragonów z NIP-em do 450 zł). Dopiero od stycznia 2027 roku wszystkie faktury – także uproszczone – będą musiały przechodzić przez KSeF.
Przykład z życia: kwiaciarka a obowiązek korzystania z KSeF
Weźmy przykład małej kwiaciarki, która co miesiąc wystawia tylko trzy faktury – każda na kwotę od 1500 zł do 2500 zł. Jej miesięczny obrót nie przekracza 10 tys. zł.
Do końca 2026 roku będzie mogła wystawiać faktury w tradycyjnej formie. Jednak od 1 stycznia 2027 roku nawet taka działalność będzie musiała działać wyłącznie przez KSeF.
To pokazuje, że okres przejściowy nie jest rozwiązaniem długofalowym. Prędzej czy później wszyscy przedsiębiorcy – bez wyjątku – będą musieli wejść do cyfrowego systemu.
Czy trzeba kupować płatne programy do KSeF? Dobra wiadomość dla najmniejszych firm
Wielu przedsiębiorców obawia się dodatkowych kosztów – szczególnie ci, którzy nie korzystają z usług biur rachunkowych. Ministerstwo Finansów uspokaja: korzystanie z KSeF nie będzie wymagało płatnych programów.
Dostępne będą darmowe narzędzia, takie jak:
- Aplikacja Podatnika KSeF – dostępna online od 3 listopada 2025 r. w wersji testowej,
- Aplikacja Mobilna KSeF – start 1 lutego 2026 r.
Ponadto, już od 30 września Ministerstwo Finansów zgodnie z zapowiedziami uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0. To wszystko oznacza, że nawet najmniejsze firmy będą mogły wystawiać faktury zgodne z wymogami bez dodatkowych wydatków.
Limit 10 tysięcy złotych – wsparcie czy bariera dla mikrofirm?
Na pierwszy rzut oka, limit 10 tys. zł wydaje się rozsądnym ułatwieniem. Jednak niektórzy przedsiębiorcy i eksperci wskazują, że próg ten jest po prostu zbyt niski.
Poseł Artur Jarosław Łącki w interpelacji nr 12046 nie kryje krytyki: „W mojej ocenie, a także w opinii wielu przedsiębiorców, ustawienie limitu na tak niskim poziomie (10 tys. zł miesięcznie) jest dalece niewystarczające. W praktyce nie odpowiada on realiom prowadzenia nawet najmniejszej działalności gospodarczej. Rachunek za wynajem lokalu, podstawowe koszty energii czy zakupu towaru mogą już przekroczyć ten próg.”
Poseł ostrzega, że w efekcie wiele mikrofirm rodzinnych zostanie zmuszonych do wcześniejszego wejścia w KSeF, na które nie będą gotowe. Jego zdaniem próg powinien zostać podniesiony do 20 tys. zł miesięcznie, aby rzeczywiście chronić najmniejszych przedsiębiorców.
Instrukcje krok po kroku – czego potrzebują przedsiębiorcy przed wejściem w KSeF?
Drugim problemem poruszonym przez posła Łąckiego jest brak jasnych instrukcji obsługi systemu. Jak zauważa, wielu właścicieli najmniejszych firm nie korzysta z biur rachunkowych, a skomplikowane procedury mogą ich zwyczajnie przerosnąć.
„Równocześnie chciałbym zwrócić uwagę na potrzebę przygotowania jasnych i przystępnych instruktaży krok po kroku („step by step”) dla przedsiębiorców, którzy będą musieli korzystać z KSeF. Obawy w tym zakresie zgłaszają szczególnie właściciele małych firm, często bez zaplecza księgowego, dla których brak praktycznego wsparcia może oznaczać poważne trudności w codziennym funkcjonowaniu.”
Poseł wskazuje, że potrzebne są:
- materiały wideo pokazujące proces logowania, wystawiania i odbierania faktur;
- przewodniki PDF pełne obrazków i opisów krok po kroku;
- szkolenia online i stacjonarne, podczas których przedsiębiorca może zadać pytanie ekspertowi.
Bez takiego wsparcia najmniejsi mogą poczuć się, jakby zostali „wrzuceni na głęboką wodę”.
Jak zareagowało Ministerstwo Finansów? Limit zostaje na poziomie 10 tys. zł
Ministerstwo odpowiedziało jednoznacznie. Podsekretarz stanu Jarosław Neneman stwierdził: „Nie jest zatem rozważane podniesienie limitu z 10 000 na 20 000 zł.”
Według resortu, próg 10 tys. zł rzeczywiście odzwierciedla „niewielką wartość sprzedaży” i spełnia swoje zadanie. To dla wielu przedsiębiorców zimny prysznic – oznacza bowiem, że muszą przygotować się na wcześniejsze wejście w KSeF, jeśli tylko przekroczą wskazany limit.
Ministerstwo Finansów obiecuje wsparcie – jakie narzędzia są już dostępne?
Resort finansów nie pozostawia jednak przedsiębiorców samych sobie. Na stronie ksef.podatki.gov.pl dostępne są już:
- informacje o KSeF 2.0,
- dokumentacja techniczna API,
- broszury i grafiki w języku polskim i angielskim,
- informacje o strukturze logicznej FA(3).
Pojawił się już także Podręcznik KSeF 2.0, który jest kompleksowym przewodnikiem dla przedsiębiorców.
Szkolenia, aplikacje, infolinia – jak Ministerstwo Finansów chce uniknąć chaosu?
Ministerstwo Finansów prowadzi już cykl szkoleń. Latem odbyły się „Letnie spotkania informacyjne o KSeF”, a od września trwają „Środy z KSeF” – spotkania w każdym województwie.
Na takich szkoleniach w zakresie KSeF przedsiębiorcy mogą dowiedzieć się m.in. jak:
- wystawiać i odbierać faktury,
- pobierać certyfikaty,
- korzystać z darmowych aplikacji przygotowanych przez resort.
Dodatkowo, w 2025 roku uruchomiono specjalną infolinię KAS do spraw KSeF. Dostępny jest także formularz kontaktowy i chat online. A w przyszłości przedsiębiorcy będą mogli umawiać się na spotkania w urzędach skarbowych, aby uzyskać pomoc „na żywo”.
Autor
Adam Kuchta
Redaktor portalu Infor.pl
Więcej na temat wdrożenia KSeF dowiesz się z praktycznych szkoleń, webinarów i poradników, które krok po kroku wyjaśnią, jak przygotować do nowych obowiązków firmę, biuro rachunkowe i jednostkę budżetową.
Odwiedź stronę https://promocje.infor.pl/praktyczne-publikacje-KSeF/, sprawdź terminy i wybierz szkolenie dopasowane do Twoich potrzeb!