Poradnik Rachunkowości Budżetowej nr 9/2024. Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń

Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń występują w każdej jednostce sektora finansów publicznych. Ze względu na skomplikowane regulacje prawne, które normują zasady ich powstawania i likwidacji, rozliczanie i ewidencja tych rozrachunków przysparzają wiele trudności służbom księgowym.

Po stronie pracodawcy powstają przede wszystkim zobowiązania wobec pracowników z tytułu należnych im wynagrodzeń za pracę. Wyjątkowo mogą pojawić się także należności – z tytułu wynagrodzeń wypłaconych pracownikom zaliczkowo lub nienależnie.

Z Poradnika „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” dowiesz się m.in.:

• jak powinna przebiegać ewidencja zaangażowania prawnego wydatków na wynagrodzenia;
• jaki jest zakres odpowiedzialności kierownika jednostki, komórki kadr oraz głównego księgowego i komórki księgowości za ustalenie, naliczenie, likwidację i zaewidencjonowanie rozrachunków z tytułu wynagrodzeń;
• jak powinna być ustalona ścieżka obiegu i kontroli list płac od momentu ich sporządzenia aż do zaksięgowania;
• co oznacza, że niektóre składniki wynagrodzeń mają charakter roszczeniowy, a niektóre uznaniowy, i jak to wpływa na przebieg ich rozliczeń;
• czy jednostka musi mieć wyodrębnione pomieszczenie kasowe, jeśli nadal wypłaca wynagrodzenie do rąk własnych pracowników;
• na jakich zasadach pracodawca może udzielać pracownikom zaliczek na poczet wynagrodzeń i jak je rozliczać;
• na co zwrócić uwagę przy skomputeryzowaniu procesów związanych z ustalaniem i naliczaniem wynagrodzeń;

• jakie nieprawidłowości w zakresie wynagrodzeń JST zostały ujawnione w trakcie kontroli koordynowanej RIO.

Wszystkie zagadnienia zostały zilustrowane przykładami z praktyki (łącznie ponad 40).

Dopełnieniem Poradnika „Rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń” jest Ściąga księgowego z przygotowanymi listami kontrolnymi dla list płac wynagrodzeń, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, nagród uznaniowych i nagród jubileuszowych. Wskazano, co należy sprawdzić w ramach kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej.

Na końcu Poradnika w Dodatku specjalnym przedstawiono w sposób syntetyczny nieprawidłowości dotyczące wynagrodzeń w JST wykryte przez inspektorów kontroli RIO w ramach kontroli koordynowanej. Na tej podstawie jednostki mogą szybko sprawdzić, czy błędy te nie występują także w ich działalności.