Ostatni kwartał roku obrotowego i pierwszy kwartał roku kolejnego w księgowości jednostek sektora finansów publicznych wiąże się z koniecznością wykonania wielu czynności dotyczących przygotowania do zamknięcia ksiąg rachunkowych, rozliczenia środków budżetowych i sporządzenia sprawozdania finansowego za kończący się rok. Jednak największe nasilenie prac przypada na ostatnie dni grudnia roku bilansowego i pierwsze 3 miesiące roku kolejnego. W jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych kontynuujących działalność księgi rachunkowe zamyka się zawsze na 31 grudnia, a otwiera na 1 stycznia roku kolejnego. W praktyce procesy związane z przygotowaniem do zamknięcia ksiąg rachunkowych są skomplikowane. Wymagają odpowiedniego przygotowania.
W Poradniku wskazano, w jaki sposób urealnić poszczególne salda kont bilansowych i pozabilansowych i jak należy przenosić dane z kont ewidencji syntetycznej i pomocniczej do poszczególnych części sprawozdania finansowego (bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu i „Informacji dodatkowej”) jednostki budżetowej/samorządowego zakładu budżetowego.
Poradnik ma służyć pomocą głównemu księgowemu i podległym mu pracownikom księgowości w prawidłowym przeprowadzeniu prac związanych z zamknięciem roku. Przedstawiono w nim dla każdego konta syntetycznego ewidencji bilansowej: znaczenie sald tego konta, zasady wyceny dla celów bilansowych aktywów lub pasywów na nim ujętych, a także sposób ich urealniania (w tym terminy i metody inwentaryzacji oraz wykaz czynności sprawdzających, które muszą być przeprowadzone oprócz inwentaryzacji). Podano także rodzaj czynności rozliczeniowych, które trzeba przeprowadzić na koniec roku w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych dla różnych aktywów, w ramach obowiązków wynikających ze szczególnych zasad prowadzenia gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych biorących udział w wykonywaniu budżetu państwa i budżetów JST.
Z Poradnika można dowiedzieć się m.in.:
- na czym polega zamykanie i otwieranie ksiąg rachunkowych roku obrotowego ewidencji bilansowej i pozabilansowej oraz w jakich terminach trzeba wykonać związane z tym prace,
- jakie czynności sprawdzające – poza inwentaryzacją aktywów i pasywów – trzeba wykonać przed zamknięciem ksiąg rachunkowych,
- jak korygować błędy ujawnione w księgach rachunkowych przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za dany rok, a także w okresie po jego sporządzeniu, a przed zatwierdzeniem i po zatwierdzeniu,
- jak na przełomie roku stosować zasadę memoriału w odniesieniu do ujmowania operacji wynikających z zewnętrznych dowodów źródłowych, wpływających do jednostki w czasie od 1 stycznia roku kolejnego do zatwierdzenia sprawozdania finansowego (maksymalnie do 15 lipca roku kolejnego),
- co to są zdarzenia po dniu bilansowym i jak należy ujmować je w księgach rachunkowych zamykanego roku obrotowego,
- jakie są zasady wyceny bilansowej aktywów i pasywów, w tym wyrażonych w walucie polskiej i walutach obcych,
- jaki jest obowiązkowy zakres prowadzenia ewidencji pozabilansowej, konieczny do sporządzenia sprawozdania finansowego, w tym także „Informacji dodatkowej” do tego sprawozdania.
Dla większości kont podano przykłady nieprawidłowości, które powinny być ujawniane w ramach czynności przygotowujących do zamknięcia ksiąg rachunkowych. Wskazano przy tym właściwy sposób ich eliminacji.
Dopełnieniem Poradnika jest „Ściąga księgowego” z terminarzem prac związanych z rozliczeniami rocznymi i zamykaniem ksiąg rachunkowych za 2019 r., jakie trzeba wykonać w 2020 r.