Odpisy aktualizujące należności. Poradnik Rachunkowości Budżetowej nr 10/2020

Mimo że ustalenie kwot należności, które są możliwe do uzyskania, jest tak istotne, w sektorze publicznym aktualizacja należności jest wciąż tematem problematycznym. Większość jednostek należących do tego sektora albo nie przeprowadza jej wcale, albo robi to nieprawidłowo. Kontrolujący stwierdzają liczne błędy Powszechne zaniechanie prowadzenia ewidencji pomocniczej w zakresie odpisów aktualizujących według dłużników powoduje, że jednostki w ogóle nie ujmują w księgach rachunkowych operacji podwyższenia, odwrócenia i usunięcia odpisów aktualizujących. Zamiast tego corocznie pod datą 31 grudnia wyksięgowują pełną kwotę odpisów aktualizujących wprowadzoną w roku poprzednim i zastępują ją kwotą ustaloną w roku bieżącym.

Aktualizacja należności jest obowiązkiem głównego księgowego oraz pracowników komórki księgowości.

Z Poradnika można dowiedzieć się m.in.:

• jakie należności trzeba aktualizować,
• z jaką częstotliwością i w jakim terminie należy przeprowadzać aktualizację należności,
• kto odpowiada za wykonywanie i nadzorowanie prac w tym zakresie,
• na czym polega aktualizacja należności metodą indywidualną i grupową,
• jak stosować przepisy uor w zakresie ustalania wielkości odpisów aktualizujących dłużników postawionych w stan likwidacji, upadłości czy objętych postępowaniem restrukturyzacyjnym, a także dłużników kwestionujących należności czy zalegających z ich zapłatą,
• w jakich warunkach jest wymagane podwyższenie odpisów aktualizujących, ich odwrócenie lub cofnięcie,
• jak należy prowadzić ewidencję syntetyczną i pomocniczą odpisów aktualizujących należności.

Poszczególne zagadnienia zostały zilustrowane licznymi przykładami z praktyki. Poza tym w Poradniku przedstawiono wzór postanowień polityki rachunkowości dotyczący zasad przeprowadzania, dokumentowania i ewidencji aktualizacji należności.

Dopełnieniem Poradnika jest zestaw testów kontrolnych. Testy te mogą służyć pomocą przy ustalaniu w polityce rachunkowości procedur związanych z aktualizacją należności oraz ich wykonywaniem.