Regulamin gospodarowania środkami zfśs – co warto wiedzieć?

Określenie „w uzgodnieniu” oznacza obowiązek przeprowadzenia z przedstawicielami związków zawodowych (lub z reprezentantami załogi, gdy związki w danej firmie nie działają) rokowań, w wyniku których zostanie zaaprobowana treść wspólnego rozstrzygnięcia w danej sprawie (uchwała Sądu Najwyższego z 28 maja 1998 r., III ZP 13/98, OSNP 1998/23/674).

Jeżeli u pracodawcy funkcjonuje więcej niż jedna organizacja związkowa, uzgadniając treść regulaminu zfśs, organizacje te powinny przedstawić wspólne stanowisko w terminie 30 dni. Brak wspólnego stanowiska organizacji związkowych oznacza, że treść regulaminu ustala samodzielnie pracodawca po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

Jakie informacje powinien zawierać regulamin gospodarowania środkami zfśs?

Regulamin gospodarowania środkami zfśs powinien zawierać informacje dotyczące przede wszystkim:

• podstawy prawnej tworzenia i działania funduszu;
• wysokości odpisu na zfśs;
• rodzajów działalności socjalnej prowadzonej przez dany podmiot;
• grupy osób uprawnionych do korzystania z pomocy socjalnej;
• zasad i warunków korzystania ze świadczeń finansowanych z funduszu oraz trybu rozpatrywania wniosków o ich przyznanie;
• dokumentów niezbędnych do przedłożenia pracodawcy w celu ustalenia, czy osoba ubiegająca się o przyznanie danego świadczenia z funduszu spełnia przesłanki do jego otrzymania;
• wysokości poszczególnych świadczeń finansowanych ze środków funduszu i terminów ich wypłaty;
• trybu dokonywania zmian w regulaminie;
• daty wejścia w życie regulaminu;
• odesłania do przepisów powszechnie obowiązujących w sprawach nieuregulowanych w regulaminie.

Niekiedy pracownicy ubiegający się o dofinansowanie do wypoczynku przedstawiają pracodawcy faktury czy inne dowody wystawione w walucie obcej. W takich przypadkach zasadne jest wprowadzenie do regulaminu zfśs postanowień objaśniających metodę dokonywania przeliczeń na polską walutę. Zwykle pracodawcy przy dokonywaniu takich przeliczeń stosują średni kurs waluty ogłaszany przez NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku związanego z wypoczynkiem. Taki sposób rozliczania operacji gospodarczych wyrażonych w walutach obcych został wskazany w art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.

W regulaminie zfśs można również zawrzeć zapisy dotyczące działalności tzw. Komisji socjalnej, która jest organem mającym za zadanie przede wszystkim wspierać realizację polityki zakładowego funduszu socjalnego. Zwykle takie komisje działają w dużych organizacjach, a ich zadania najczęściej ograniczają się do sprawowania funkcji doradczej, wspomagającej, opiniującej lub administracyjnej. W ich skład mogą wchodzić m.in. przedstawiciele pracowników, pracodawcy i związków zawodowych.

Regulamin działania komisji socjalnej

W celu jednolitego określenia kompetencji i praw komisji socjalnej pracodawcy często opracowują odrębny regulamin działania takiej komisji, ustalający np. sposób wybierania komisji socjalnej, zakres obowiązków jej członków, terminy spotkań czy sposób organizacji i przebiegu posiedzeń komisji. Kwestie te mogą być również uregulowane w regulaminie zfśs. W treści omawianych regulaminów pracodawca może przenieść na komisję socjalną prawo do administrowania środkami zfśs. Dopiero w takim przypadku komisja stanie się kompetentnym organem do samodzielnego przyznawania świadczeń finansowanych ze środków funduszu.

Autor
Mariusz Pigulski
Ekspert ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej