Świadectwo pracy w szkole – terminy, kary, prawa pracownika i obowiązki dyrektora po zmianach 2026

Kiedy dyrektor szkoły musi wydać świadectwo pracy?

Pracodawca obowiązany jest wydać pracownikowi świadectwo pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób – innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku – § 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy.

Powołany przepis określa, kiedy świadectwo pracy powinno zostać pracownikowi wydane, wskazując, że musi to nastąpić w dniu, w którym ustaje stosunek pracy. Od tej zasady istnieje wyjątek. Jeżeli strony stosunku pracy zamierzają nawiązać kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, wówczas wydanie świadectwa pracy następuje wyłącznie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracownik nie jest przy tym skrępowany żadnym terminem, może więc – w zależności od potrzeb – wystąpić do pracodawcy z takim wnioskiem w każdym czasie, w tym również żądać wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego miejsca zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Pracodawca jest związany wnioskiem pracownika i jest zobowiązany do wydania świadectwa pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Jak i komu doręczyć świadectwo pracy?

Wydanie świadectwa pracy powinno nastąpić bezpośrednio do rąk pracownika albo osobie przez niego upoważnionej, a kiedy nie jest to możliwe z przyczyn obiektywnych, wówczas pracodawca w ciągu 7 dni przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób.

Czy świadectwo pracy to dokument urzędowy?

Świadectwo pracy nie posiada waloru dokumentu urzędowego, w rozumieniu przepisu art. 244 k.p.c., lecz stanowi dokument prywatny. Zgodnie z przepisem § 1 powołanej regulacji, dokumenty urzędowe, sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. Świadectwo pracy nie stanowi oświadczenia woli, lecz oświadczenie wiedzy pracodawcy.

SA
Świadectwo wykonywania pracy w warunkach szczególnych nie jest oświadczeniem woli i nie zawiera oświadczeń woli, lecz jedynie oświadczeniem wiedzy, nie będąc także dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 244 k.p.c., dopuszczając możliwość wykazywania w postępowaniu sądowym faktu wykonywania tego rodzaju pracy wszelkimi środkami dowodowymi przewidzianymi przepisami Kodeksu postępowania cywilnego. Przyjmuje się jednak, iż dowód tylko z zeznań świadków, z uwagi na szczególny i wyjątkowy charakter prawa do emerytury w obniżonym wieku, nie może przesądzać o wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach, zwłaszcza, gdy fakty wynikające z zeznań świadków nie znajdują potwierdzenia w dokumentacji pracowniczej.
Wyrok SA w Katowicach z 30 września 2020 r.; sygn. akt III AUa 922/20

Kary za niewydanie świadectwa pracy i prawa pracownika w sądzie pracy

Wydanie świadectwa pracy nie jest uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą, a niewydanie pracownikowi świadectwa pracy w terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny, zgodnie z przepisem art. 282 § 1 pkt 3 k.p. Od 8 lipca 2026 r. wysokość grzywny za to wykroczenie została podwyższona i wynosi od 2000 zł do 60 000 zł (z dotychczasowych widełek od 1000 zł do 30 000 zł). Zmiana została dokonana przepisami ustawy z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw.

Przepisy prawa pracy przewidują ochronę pracownika, któremu pracodawca – wbrew ustawowemu obowiązkowi – nie wydał świadectwa pracy albo wydał niewłaściwe świadectwo pracy. Na podstawie przepisu art. 97[1] § 1 k.p., w przypadku niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy.

Jeżeli pracodawca nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy jest niemożliwe, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy.

Zgodnie z przepisem art. 477[1b] § 1 k.p.c., w wyroku uwzględniającym żądanie zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy, o którym mowa w art. 97[1] § 1 k.p., sąd określa treść świadectwa pracy zgodnie z art. 97 § 2 k.p. i przepisami rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Jeżeli określenie wszystkich faktów wymienionych w tych przepisach jest niemożliwe, w wyroku określa się co najmniej:

• okres i rodzaj wykonywanej pracy,
• wymiar czasu pracy,
• zajmowane stanowiska oraz
• tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a w sytuacji, gdy określenie trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy również jest niemożliwe – wskazuje się, że rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

Prawomocny wyrok zobowiązujący pracodawcę do wydania świadectwa pracy zastępuje to świadectwo. Pracownik może z powyższymi żądaniami wystąpić w dowolnym terminie, przed upływem terminu przedawnienia – tj. z upływem 3 lat od ich wymagalności (art. 291 § 1 k.p.).

Sprostowanie świadectwa pracy

Analogicznie, powołany przepis stosuje się w przypadku żądania sprostowania świadectwa pracy. Zgodnie z przepisem art. 97 § 2[1] k.p., pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy. Jeżeli jednak pracownik nie dokonał w terminie bez swojej winy czynności wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy, sąd pracy na jego wniosek postanowi o przywróceniu uchybionego terminu, zgodnie z przepisem art. 265 § 1 k.p. Pracownik powinien wystąpić z wnioskiem o przywrócenie terminu w ciągu 7 dni od ustania przyczyny jego uchylenia. We wniosku należy uprawdopodobnić okoliczności uzasadniające przywrócenie terminu.

W wyniku przeprowadzonego postępowania o sprostowanie świadectwa pracy sąd może nakazać usunięcie pewnych danych, a także ich zmianę lub uzupełnienie.

Jeżeli z orzeczenia sądu pracy wynika, że rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca jest obowiązany zamieścić w świadectwie pracy informację, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

Odszkodowanie za błędne lub spóźnione świadectwo – kiedy i na jakich zasadach jest przyznawane?

Na podstawie przepisu art. 99 k.p., pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie to przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Orzeczenie o odszkodowaniu w związku z wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy stanowi podstawę do zmiany tego świadectwa.

Podstawę wystąpienia z roszczeniem jest poniesienie przez pracownika szkody. Ponadto pomiędzy poniesioną szkodą a niewydaniem świadectwa pracy w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy musi wystąpić związek przyczynowy, który musi zostać przez pracownika udowodniony. Takim przykładem może być np. niemożliwość podjęcia przez pracownika pracy wskutek niewydania w terminie świadectwa pracy lub wydania świadectwa nieprawidłowego albo podjęcie pracy innej, aniżeli mogłaby być przez pracownika podjęta, gdyby świadectwo pracy nie zawierało błędów.

Obowiązek informacyjny o dokumentacji pracowniczej

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Artykuł pochodzi z książki:
Prawa i obowiązki dyrektora szkoły. Kompetencje, zadania, odwołanie (PDF)

Autorka
Agata Piszko
Prawnik, członek stowarzyszenia audytorów wewnętrznych IIA Polska. Ukończyła seminarium doktoranckie na Wydziale Prawa i Administracji Wyższej Szkoły Prawa i Administracji w Rzeszowie. Posiada wieloletnie doświadczenie w zakresie organizacji i zarządzania oświatą na szczeblu samorządowym. Jest autorką wielu komentarzy i publikacji oraz wykładowcą na Uniwersytecie Łódzkim, na szkoleniach i kursach dotyczących tematyki oświatowej.