Rodzaje pracy zdalnej – kryteria podziału

Podział pracy zdalnej - kryteria

Podział pracy zdalnej według kryterium:

• częstotliwości wykonywania,
• formy wprowadzenia,
• charakteru.

Częstotliwość wykonywania pracy zdalnej

• Całkowita praca zdalna, czyli wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy i zadań w miejscu dla niej określonym (art. 6718 Kodeksu Pracy)
• Praca hybrydowa, czyli praca częściowo wykonywana zdalnie, a częściowo tradycyjnie (art. 6718 Kodeksu pracy)
• Okazjonalna praca zdalna (tzw. praca ad hoc), czyli wykonywana maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym (art. 6733 Kodeksu pracy)

Forma wprowadzenia pracy zdalnej

• Całkowita praca zdalna i praca hybrydowa ustalona w:
  - porozumieniu ze stroną związkową (art. 6720 § 1–2 Kodeksu pracy) lub
  - regulaminie wydanym przez pracodawcę (art. 6720 § 3–4 Kodeksu pracy), lub
  - porozumieniu indywidualnym z pracownikiem (art. 6720 § 5 Kodeksu pracy)
• Całkowita praca zdalna i praca hybrydowa realizowana na polecenie pracodawcy (art. 6719 § 3 Kodeksu pracy)
• Okazjonalna praca zdalna świadczona na wniosek pracownika (art. 6733 Kodeksu pracy)

Charakter pracy zdalnej

• Dobrowolna całkowita praca zdalna i praca hybrydowa, uzgodniona między stronami stosunku pracy (art. 6719 § 1–2 Kodeksu pracy)
• Przymusowa całkowita praca zdalna i praca hybrydowa, wykonywana na polecenie pracodawcy wydane w warunkach wskazanych w art. 6719 § 3 Kodeksu pracy
• Dobrowolna okazjonalna praca zdalna, bo świadczona na wniosek pracownika (art. 6733 Kodeksu pracy)

Dobrowolna praca zdalna

Podstawową cechą pracy zdalnej jest dobrowolność. Dlatego art. 6719 § 1 Kodeksu pracy przewiduje procedurę uzgodnieniową w zakresie jej wprowadzenia. Zgodnie z tą regulacją pracodawca i pracownik mogą wspólnie ustalić świadczenie pracy zdalnie:

• przy zawieraniu umowy o pracę (innego dokumentu będącego podstawą nawiązania stosunku pracy – art. 6734 Kodeksu pracy) albo
• w trakcie zatrudnienia – z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

W obydwu przypadkach chodzi o wyrażenie zgody przez każdą ze stron na samą formę pracy zdalnej, a także na jej wymiar (całkowity lub częściowy), miejsce (miejsca) wykonywania, termin rozpoczęcia i okres trwania. Zasady i warunki pracy zdalnej mają być natomiast ustalone odpowiednio w regulacjach wewnętrznych o charakterze zbiorowym (porozumienie ze stroną związkową bądź regulamin albo porozumienie indywidualne z pracownikiem).

Przepisy Kodeksu pracy nie wskazują żadnej formy dla takich uzgodnień. Ze względów dowodowych najlepiej zastosować:

• formę elektroniczną wymagającą złożenia oświadczeń pracodawcy i pracownika w postaci elektronicznej i opatrzenia ich kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi – ma taką samą moc jak forma pisemna przy zachowaniu tych warunków (art. 781 Kodeksu cywilnego),
• formę dokumentową, w której oświadczenia składa się w postaci dokumentu (dowolny nośnik pozwalający zapoznać się z jego treścią, np. SMS, e-mail, wiadomość głosowa czy wideo) w taki sposób, że możliwe jest ustalenie osób składających, czyli pracownika i pracodawcy (art. 772 Kodeksu cywilnego).

Wymienionych form nie należy mylić z postaciami papierową i elektroniczną, które są sposobami komunikacji (w tym w zakresie składania wniosków) między pracodawcą a pracownikiem.

Przymusowa praca zdalna

Na mocy art. 6719 § 3 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo do wydania polecenia wykonywania pracy zdalnej. Decyduje w tej sprawie samodzielnie w ramach uprawnień kierowniczych (por. art. 22 § 1 Kodeksu pracy definiujący stosunek pracy). Pracownik musi się podporządkować jego decyzji (art. 100 § 1 Kodeksu pracy zobowiązujący do wykonywania pracy sumiennie i starannie oraz stosowania się do poleceń dotyczących pracy, zgodnych z prawem i umową o pracę). Stąd przymusowy charakter pracy zdalnej świadczonej wskutek polecenia.

Polecenie jako wyjątek od zasady dobrowolności świadczenia pracy zdalnej zostało jednak obwarowane warunkami. Pierwszy z nich to złożenie przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Powinien je dostarczyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia, czyli pracodawca musi je otrzymać najpóźniej przed ogłoszeniem swojego polecenia. Brak tego oświadczenia uniemożliwia wydanie polecenia pracy zdalnej, a pracodawca nie będzie mógł weryfikować ani podważać oceny pracownika w zakresie niespełniania kryteriów lokalowo-technicznych.

Co istotne, oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej jest wymagane wyłącznie przy jej stosowaniu na polecenie pracodawcy. Pracownik nie składa go w procedurze uzgodnieniowej ani wnioskowej dotyczącej okazjonalnej pracy zdalnej.

Drugi warunek to konkretne okoliczności, w których polecenie pracy zdalnej może być wydane. Pracodawca może to uczynić wyłącznie w okresie:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w którym zapewnienie przez niego bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika jest czasowo niemożliwe z powodu działania siły wyższej; siła wyższa to zdarzenie charakteryzujące się zewnętrznością oraz niemożliwością jego przewidzenia i zapobieżenia jego skutkom, tj. klęski żywiołowe (typu powodzie, huragany, trzęsienia ziemi, pożary lasów), akty władzy i działania zbrojne.

Trzeci warunek sprowadza się do wskazania minimalnego zakresu treści polecenia. Polecenie stanowi bowiem formę wprowadzenia pracy zdalnej w przypadku braku regulacji wewnętrznych u pracodawcy (art. 6720 § 5 i § 7 Kodeksu pracy).

Okazjonalna praca zdalna

Okazjonalna praca zdalna jest szczególnym przypadkiem świadczenia jej dobrowolnie (art. 6733 Kodeksu pracy). Nie stosuje się do niej procedury uzgodnieniowej, lecz wnioskową, którą zawsze uruchamia pracownik. To właśnie pracownik musi złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną, w postaci papierowej lub elektronicznej, a pracodawca może go uwzględnić lub odrzucić (bez konieczności podawania powodu odmowy).

Odmowa nie może mieć jednak charakteru dyskryminacyjnego (por. odpowiedź Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z 23 lutego 2023 r. na interpelację poselską nr 38835 w sprawie zmian w przepisach w kontekście pracy zdalnej – dostępna na stronie www.sejm.gov.pl; dalej: odpowiedź MRiPS na interpelację poselską). W tym przypadku nie ma żadnych wyjątków, w których istnieje obowiązek akceptacji wniosku. To skutek wyłączenia w stosunku do okazjonalnej pracy zdalnej art. 6719–6724 oraz art. 6731 § 3 Kodeksu pracy, który nadaje temu rodzajowi pracy zdalnej charakter odformalizowany. Do przyjęcia wniosku może skłonić pracodawcę powód ubiegania się o pracę okazjonalną, lecz pracownik nie musi go podawać.

Nie ma kodeksowego terminu, w którym wniosek o okazjonalną pracę zdalną powinien być złożony. Przyjmuje się – na zasadzie analogii do urlopu na żądanie – że najpóźniej powinno to nastąpić przed rozpoczęciem pracy w dniu korzystania z tej formy świadczenia pracy. Wybierając termin złożenia wniosku, pracownik powinien wziąć pod uwagę swobodę decyzyjną pracodawcy, który może docenić wcześniejsze otrzymanie dokumentu.

O okazjonalną pracę zdalną pracownik wykonujący pracę hybrydowo może wystąpić na dni, w których pracuje w siedzibie pracodawcy lub innym miejscu przez niego wskazanym.

Maksymalny wymiar okazjonalnej pracy zdalnej to 24 dni w roku kalendarzowym (od 1 stycznia do 31 grudnia). W wyjaśnieniach MRPiPS resort pracy zauważył, że ta pula przysługuje każdemu pracownikowi bez względu na wymiar jego czasu pracy (cały etat lub jego część) i liczbę rozkładowych godzin pracy w dniu wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej. Ze względu na brak uszczegółowienia pracownik może występować o pojedyncze dni, o dni po kilka łącznie lub o całość jednocześnie. Pracodawca może zaś przystać na jego propozycję lub uzgodnić z nim inny okres.

W razie zmiany pracodawców w roku kalendarzowym nowy pracodawca powinien odpowiednio zmniejszyć wymiar okazjonalnej pracy zdalnej należnej pracownikowi o dni wykorzystane u wcześniejszego pracodawcy. Taki sposób postępowania wskazuje resort pracy, podkreślając jednocześnie, że w razie nieskorzystania z pracy zdalnej okazjonalnej u poprzedniego pracodawcy lub podjęcia pracy w trakcie roku kalendarzowego pracownikowi przysługuje pełny wymiar okazjonalnej pracy zdalnej. Niewykorzystana liczba dni nie przechodzi natomiast na rok kolejny.

W przypadku zakończenia stosunku pracy pracodawca podaje w świadectwie pracy informację o wykonywaniu przez pracownika okazjonalnej pracy zdalnej przewidzianej w art. 6733 § 1 Kodeksu pracy. W ust. 6 pkt 10 świadectwa pracy należy podać liczbę dni wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

WAŻNE!
Informacja o wykonywaniu przez pracownika okazjonalnej pracy zdalnej powinna zostać zamieszczona w ust. 6 pkt 10 świadectwa pracy.

Pracodawca ustala z pracownikiem:

• zasady kontroli w zakresie: wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, bhp i przestrzegania wymogów w obszarze bezpieczeństwa i ochrony informacji oraz procedur ochrony danych osobowych,
• inne zagadnienia związane ze świadczeniem okazjonalnej pracy zdalnej (m.in. sposoby porozumiewania się czy ochrona danych osobowych).

Mimo wyłączenia art. 6720 Kodeksu pracy można przyjąć, że pracodawcy wolno nadać procesowi ubiegania się o okazjonalną pracę zdalną oraz warunkom jej wykonywania sformalizowaną formę poprzez uregulowanie w porozumieniu ze stroną związkową lub w regulaminie, jeżeli wprowadza jeden z tych dokumentów.

Regulacje niestosowane i stosowane do okazjonalnej pracy zdalne

Zakres wyłączonych przepisów

• Procedura uzgodnieniowa w zakresie wykonywania pracy zdalnej, w tym zasady uwzględniania wniosku pracownika (art. 6719 § 1, § 6–7 Kodeksu pracy).
• Polecenie pracodawcy dotyczące świadczenia pracy zdalnie i jego cofanie (art. 6719 § 3–5 Kodeksu pracy).
• Tryb zawierania porozumienia ze stroną związkową oraz porozumienia indywidualnego z pracownikiem, wydawania przez pracodawcę regulaminu i polecenia (art. 6720 Kodeksu pracy).
• Zasady dotyczące informacji o warunkach zatrudnienia (art. 6721 Kodeksu pracy).
• Reguły w zakresie zaprzestania wykonywania pracy zdalnie i powrotu do pracy na poprzednich warunkach (art. 6722 Kodeksu pracy).
• Zasady równego traktowania i niedyskryminacji (art. 6729 Kodeksu pracy).
• Zakaz wypowiadania umowy o pracę przez pracodawcę (art. 6723 Kodeksu pracy).
• Obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną oraz zagwarantowania szkoleń i pomocy technicznej (art. 6724 Kodeksu pracy).
• Przeprowadzanie szkolenia okresowego w zakresie bhp na stanowisko administracyjno-biurowe (art. 6731 § 3 Kodeksu pracy).

Zakres obowiązujących przepisów

• Wyłączenie z przychodów pracownika (w rozumieniu ustawy o pdof) takich świadczeń jak: zapewnienie mu przez pracodawcę narzędzi pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych ze świadczeniem pracy w tej formie, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu (art. 6725 Kodeksu pracy).
• Procedura ochrony danych osobowych (art. 6726 Kodeksu pracy).
• Sposoby przekazywania informacji za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony między pracodawcą i pracownikiem (art. 6727 Kodeksu pracy).
• Podstawowe reguły kontroli wskazane w art. 6728 Kodeksu pracy.
• Zasady równego traktowania i niedyskryminacji (art. 6729 Kodeksu pracy).
• Przebywanie na terenie zakładu pracy, korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy (art. 6730 Kodeksu pracy).
• Zasady bhp, w tym ocena ryzyka zawodowego i wyłączenie określonych prac z możliwości wykonywania ich zdalnie (art. 6731 Kodeksu pracy).
• Zmiana formy pisemnej wniosków składanych przez pracownika, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, na postać papierową lub elektroniczną (art. 6732 Kodeksu pracy).

Artykuł pochodzi z książki:
Praca zdalna. Obowiązki i uprawnienia pracowników i pracodawców

Opracowanie materiału
Tomasz Kowalski