WAŻNE
Przechowując dokumentację pracowniczą, pracodawca musi gwarantować zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, jak również zapewnić warunki niegrożące uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentacji przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania.
W doktrynie prawa pracy[1] wyróżnia się następujące zasady związane z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej:
- zasadę poufności,
- zasadę integralności i kompletności,
- zasadę dostępności,
- zasadę bezpieczeństwa przechowywania,
- zasadę ograniczenia czasowego,
- zasadę indywidualizacji,
- zasadę prowadzenia dokumentacji w języku polskim.
Powyższe zasady mają nie tylko znaczenie teoretyczne, ale przede wszystkich mówią o istotnych obowiązkach, jakie spoczywają na pracodawcach. Poniżej omówimy każdą z tych zasad, mając na uwadze jej praktyczne aspekty.
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej – zasada poufności
Dostęp do dokumentacji pracowniczej, poza pracownikiem, którego ta dokumentacja dotyczy, powinien mieć wyłącznie pracodawca i osoby posiadające od niego stosowne upoważnienie.
Najczęściej osobami posiadającymi dostęp do dokumentacji pracowniczej w oparciu o upoważnienie od pracodawcy są osoby zatrudnione w dziale HR, kadr i płac oraz bezpośredni przełożeni danego pracownika, w zakresie, w jakim jest to dla nich niezbędne.
Zasada poufności ma chronić zawarte w dokumentacji pracowniczej dane osobowe pracownika i jest związana z realizacją wynikających z RODO[2] obowiązków pracodawcy jako administratora danych osobowych pracownika. Do postępowania z dokumentacją pracowniczą, zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej, należy stosować ogólne zasady dotyczące ochrony danych osobowych, w szczególności RODO.
Dokumentacja pracownicza powinna być każdorazowo zabezpieczona przed dostępem do niej osób nieuprawnionych. Dobrą i pożądaną praktyką jest przechowywanie dokumentacji papierowej w zamykanych szafach, do których klucz mogą pozyskać wyłącznie osoby upoważnione. Należy również zadbać o to, aby przy obiegu dokumentacji pracowniczej w ramach zakładu pracy zachowana została jej poufność – spotykaną i pozytywną praktyką jest wydawanie dokumentacji pracowniczej w kopertach, które nie pozwalają na zapoznanie się z nią przez osoby nieuprawnione.
Dodatkowe obostrzenia wpisujące się w dochowanie zasady poufności występują w przypadku dokumentacji pracowniczej przechowywanej i prowadzonej w formie elektronicznej.
Zgodnie z treścią rozporządzenia dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej musi być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym, który zapewnia zabezpieczenie tej dokumentacji przed nieuprawnionym dostępem. System musi też umożliwiać identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz zapewniać możliwość rejestrowania zmian w dokumentacji i metadanych dokonywanych przez te osoby.
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej – zasada integralności i kompletności
Dokumentacja pracownicza musi być prowadzona w sposób zgodny z określonymi wymogami, by mogła prawidłowo spełniać swoje funkcje. Przede wszystkim musi być integralna i kompletna. Integralność dokumentacji pracowniczej polega na tym, że jest ona prowadzona w sposób, który zachowuje jej spójną strukturę i umożliwia trwałe odnotowanie wszelkich zmian.
Kompletność dokumentacji pracowniczej polega na tym, że wszystkie dokumenty dotyczące pracownika są zgromadzone w jednej wybranej formie – papierowej lub elektronicznej. Sensem takiego podejścia jest zapobieganie rozproszeniu dokumentacji.
Aby czynić zadość zasadzie integralności, dokumenty pracownicze powinny być uporządkowane chronologicznie, ponumerowane i opatrzone spisem treści w każdej z części akt osobowych. Dopuszcza się podział części akt osobowych na podsekcje tematyczne – np. część B może zostać rozbita na B1 (dokumenty ogólne), B2 (dotyczące nagród), B3 (uprawnienia rodzicielskie), B4 (urlopy) itd. Każda z tych podsekcji musi mieć własną numerację i osobny wykaz zawartości.
W praktyce zasada integralności i kompletności stanowi duże wyzwanie dla pracodawców.
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej – zasada dostępności
Dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona i przechowywana na takim nośniku, aby uwzględniało to zmieniające się warunki technologiczne. Oznacza to konieczność stosowania takich rozwiązań technicznych, które, odpowiednio do ilości danych i wykorzystywanej technologii, zapewnią trwały i skuteczny dostęp do dokumentów przez cały wymagany okres ich przechowywania. Zasada ta znajduje swoje rozwinięcie w § 12 ust. 1 rozporządzenia.
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej – zasada bezpieczeństwa przechowywania
Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w sposób chroniący ją przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych. Dotyczy to zarówno dokumentacji w formie papierowej, jak i elektronicznej.
W przypadku dokumentów papierowych oznacza to m.in. kontrolowane warunki wilgotności i temperatury czy odpowiednie zabezpieczenia pomieszczeń przed dostępem osób nieupoważnionych (§ 8 rozporządzenia).
Dokumentacja elektroniczna musi być natomiast chroniona przez systemy teleinformatyczne zapewniające integralność danych, kontrolę dostępu, rejestrację zmian oraz możliwość przenoszenia do innych systemów bez utraty spójności (rozdziały 3 i 4 rozporządzenia, załącznik do rozporządzenia zawierający minimalne wymagania techniczne dla cyfrowych odwzorowań dokumentów uzyskanych w wyniku skanowania).
WAŻNE
Jeżeli pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem, osoba ta podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł. Takie kary nie są nakładane na osoby prawne (np. spółkę będącą pracodawcą), tylko na osoby fizyczne, odpowiedzialne za przechowywanie dokumentacji pracowniczej (np. pracownicy działów HR).
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej – zasada ograniczenia czasowego
Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy z pracownikiem, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy, 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b k.p.).
Przez wspominany okres 10 lat pracodawca jest zobowiązany nie tylko przechowywać dokumentację, ale też zapewnić możliwość jej odczytania i wykorzystania.
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wydaje pracownikowi wraz ze świadectwem pracy informację (w formie papierowej lub elektronicznej):
- o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
- o możliwości jej odbioru do końca miesiąca następującego po upływie tego okresu,
- o tym, że w przypadku nieodebrania dokumentacja zostanie zniszczona.
Pracodawca niszczy nieodebraną dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór. Okres ten trwa do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (10 lat).
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może zostać wydłużony w dwóch przypadkach. Pierwszy dotyczy sytuacji, gdy dokumentacja ta może stanowić dowód w postępowaniu sądowym, w którym pracodawca jest stroną. Wówczas dokumentacja musi być przechowywana aż do prawomocnego zakończenia sprawy, jednak nie krócej niż przez 10 lat.
Drugi przypadek ma miejsce, gdy dokumentacja może być dowodem w postępowaniu, w którym pracodawca nie jest stroną, ale dowiedział się o rozpoczęciu takiego postępowania. W tym przypadku okres przechowywania dokumentów przedłuża się o 12 miesięcy. W tym czasie pracownik może wnioskować o ich wydanie lub przeprowadzenie dowodu. Po upływie tego okresu pracodawca informuje byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentów, a po 30 dniach od powiadomienia dokumentacja może zostać zniszczona, jeśli nie zostanie odebrana.
WAŻNE
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszący 10 lat dotyczy stosunków pracy zawartych od 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych przed tą datą dokumentację należy przechowywać zgodnie z przepisami obowiązującymi przed 1 stycznia 2019 r.
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej – zasada indywidualizacji
Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację pracowniczą oddzielnie dla każdego pracownika. Dotyczy to całej dokumentacji pracowniczej, zarówno akt osobowych, jak i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (np. wnioski urlopowe). Wymóg indywidualnego przechowywania nie dotyczy natomiast dokumentów o charakterze zbiorczym, czyli takich, które zawierają dane o większej liczbie pracowników (np. zbiorcze listy obecności).
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej – zasada prowadzenia dokumentacji w języku polskim
Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy z 7.10.1999 r. o języku polskim[3] dokumenty z zakresu prawa pracy sporządza się w języku polskim. Dotyczy to sytuacji, gdy:
- osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Polski w chwili zawarcia umowy oraz
- umowa ma być wykonywana na terytorium Polski.
WAŻNE
W praktyce oznacza to, że dokumenty znajdujące się w aktach osobowych powinny być sporządzone w języku polskim.
Dokumenty pracownicze mogą być sporządzane równolegle w językach obcych, jednak wyłącznie jako dodatkowe wersje „informacyjne”. W przypadku jakichkolwiek niezgodności między nimi, jeśli pracownik jest obywatelem Rzeczypospolitej Polskiej, wiążąca jest wersja polska.
Jeśli pracownik nie jest obywatelem polskim, dokumenty mogą być sporządzone wyłącznie w języku obcym, ale pod warunkiem, że:
- pracownik włada tym językiem obcym,
- pracownik złoży stosowny wniosek o sporządzenie dokumentu w tym języku,
- pracownik został uprzednio poinformowany o prawie do otrzymania dokumentów w języku polskim.
Nawet w takim wypadku dobrym zwyczajem jest przygotowanie dwujęzycznych dokumentów, tak aby dokumentacja miała też wersję polską.
Prawidłowe stosowanie języka polskiego w dokumentacji pracowniczej podlega kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. PIP w toku kontroli może weryfikować, czy pracodawca dopełnia obowiązków wynikających z przepisów, szczególnie w odniesieniu do cudzoziemców.
[1] I. Florczak, „Rys historyczny prawodawstwa związanego z dokumentacją pracowniczą” [w:] „Dokumentacja pracownicza”, red. Z. Góral, Warszawa 2019.
[2] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z 27.04.2026 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Dz.Urz. UE L 119, s. 1–88.
[3] Dz.U. z 2024 r. poz. 1556.
Artykuł pochodzi z książki:
Dokumentacja pracownicza 2025
Autorzy
Eksperci z Kancelarii prawnej People & Law