Dotychczasowy ograniczony dostęp (do mikroprzedsiębiorców i rolników) ma zostać zmieniony. Teraz każde przedsiębiorstwo – od jednoosobowej działalności po dużą spółkę – będzie mogło zawierać umowy o pracę, zlecenia czy wolontariatu, a także dokumenty towarzyszące zatrudnieniu, jak umowy o zakazie konkurencji, szkoleniowe czy o współodpowiedzialności materialnej, korzystając z systemu.
Nowością jest również większa elastyczność – umowy podpisywane w systemie teleinformatycznym nie będą musiały być obsługiwane wyłącznie w jego ramach przez cały okres obowiązywania. Co więcej, możliwe stanie się dołączanie dokumentów stworzonych poza systemem, co w praktyce eliminuje wiele zbędnych ograniczeń. To rozwiązanie ma szansę przyciągnąć do systemu tych, którzy dotąd bali się zamkniętego, „twardego” procesu.
System będzie wzbogacony o funkcje ważne dla BHP – możliwe stanie się przechowywanie dokumentów, takich jak potwierdzenia szkoleń okresowych, zapoznanie z oceną ryzyka zawodowego czy instrukcjami stanowiskowymi. Dla większych pracodawców to z kolei szansa na scentralizowanie dokumentacji wymaganej branżowymi przepisami.
Z punktu widzenia technologicznego czeka nas integracja z zewnętrznymi rejestrami, jak ZUS, KRUS, CEIDG czy KRS. System będzie pobierał dane automatycznie, weryfikował tożsamość i uprawnienia osób reprezentujących podmioty oraz ułatwiał kalkulację wynagrodzenia, składek i podatków – wszystko dzięki zintegrowanym narzędziom, takim jak kalkulatory prawa pracy i ubezpieczeń.
Wprowadzane zmiany dotkną także kwestii zatrudniania cudzoziemców – system umożliwi nie tylko zawarcie umowy, lecz także spełnienie obowiązków informacyjnych względem Straży Granicznej czy Państwowej Inspekcji Pracy. Dodatkowo, w trosce o przejrzystość rynku pracy, system będzie zawierał informacje o prawach pracowników, zachęcając do zrzeszania się i informowania o potencjalnych nadużyciach.
A na koniec – coś, co ucieszy działy kadr: nowa funkcjonalność pozwoli na elektroniczne potwierdzanie obecności pracownika w pracy i prowadzenie ewidencji czasu pracy. To nie tylko oszczędność czasu i papieru, lecz także solidne zabezpieczenie interesów obu stron stosunku pracy.
Skutki nowelizacji ustawy dla przedsiębiorców i ich grup
Projekt nowelizacji ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (UDER4) ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców oraz działów HR – zarówno pod kątem usprawnień, jak i potencjalnych wyzwań. W konsekwencji wprowadzanych zmian przewiduje się ponadto zmianę tytułu ustawy na „ustawa o e-umowach”. Warto przyjrzeć się bliżej skutkom planowanej nowelizacji ustawy – zarówno z punktu widzenia przedsiębiorców, jak i działów HR, ale też z punktu widzenia adwokata.
Digitalizacja umów – korzyści
Ułatwienie zawierania umów polega na tym, że przedsiębiorcy – niezależnie od wielkości prowadzonej działalności – zyskają możliwość zawierania umów o pracę, umów zlecenia oraz innych dokumentów związanych z zatrudnieniem w formie elektronicznej.
Co istotne, nie będą już ograniczeni wyłącznie do używania kwalifikowanego podpisu elektronicznego – możliwe będzie skorzystanie również z podpisu zaufanego lub osobistego.
Digitalizacja formalności przełoży się na realną oszczędność czasu i kosztów, oczywiście po wstępnym okresie adaptacji i szkolenia. Mniejsza ilość pracy papierkowej oznacza mniejsze zaangażowanie pracowników działów kadr, a także przyspieszenie całego obiegu dokumentów. Dzięki możliwości podpisywania umów podpisem zaufanym lub osobistym, a nie tylko kwalifikowanym, zmniejszają się bariery finansowe i techniczne. Poza tym bezpieczna archiwizacja, elektroniczne przechowywanie umów oraz powiązanych z nimi dokumentów w systemie znacząco zmniejszą ryzyko zagubienia danych, błędów w dokumentacji oraz poprawią dostępność informacji dla uprawnionych stron.
Ograniczenie obciążeń administracyjnych będzie możliwe dzięki integracji systemu z rejestrami publicznymi. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy rzadziej będą musieli przekazywać te same dane i dokumenty do różnych instytucji państwowych.
Przechowywanie wszystkich dokumentów (również tych BHP czy spoza systemu teleinformatycznego) w jednym miejscu pozwala lepiej zarządzać dokumentacją i przygotowaniem do kontroli. Dodatkowo nowe funkcjonalności systemu – w tym m.in. zintegrowane kalkulatory – stanowić będą wsparcie dla pracodawców w zakresie naliczania wynagrodzeń, składek na ubezpieczenia społeczne i podatków, odciążając tym samym księgowość oraz działy HR z części powtarzalnych obowiązków. Rozszerzenie zakresu danych pozyskiwanych z ZUS, KRS, CEIDG oraz wprowadzenie kalkulatorów kadrowo-płacowych zautomatyzuje wiele procesów (np. obliczanie wynagrodzeń, rozliczeń, urlopów, czasu pracy).
Korzyści ze stosowania systemu teleinformatycznego dla działów HR:
- Oszczędność czasu: HR-owcy zyskają narzędzie, które pozwoli szybciej zawierać umowy, archiwizować dokumentację i wykonywać obowiązki formalne – szczególnie przy umowach zdalnych.
- Większa kontrola i porządek: obsługa dokumentów BHP, obecności, szkoleniowych i innych – wszystko w jednym systemie – to ułatwienie codziennej pracy oraz przygotowywania się do kontroli PIP lub ZUS.
- Wsparcie przy legalizacji zatrudnienia cudzoziemców: nowe funkcje ułatwią spełnienie obowiązków związanych z legalnym zatrudnianiem cudzoziemców – w tym integracja z systemami SG i PIP.
- Kalkulatory HR: funkcjonalność kalkulatorów (wynagrodzenia, urlopu, podatków) zwiększy samodzielność i dokładność pracowników HR bez potrzeby korzystania z zewnętrznych narzędzi.
Digitalizacja umów – ryzyka
W przypadku awarii lub ograniczeń w działaniu systemu może dojść do opóźnień i zaburzeń w funkcjonowaniu działów kadrowych i rekrutacyjnych.
Wprowadzenie systemu informatycznego jako podstawy procesu kadrowego wiąże się również z ryzykiem technicznym i zagrożeniami w zakresie cyberbezpieczeństwa – mogą wystąpić przerwy w dostępności systemu lub potencjalne wycieki danych.
Warto zwrócić uwagę, że szerszy zakres danych (np. cudzoziemcy, dane członków zarządów, pełnomocników itp.) zwiększa odpowiedzialność za zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych.
Konieczne będzie również przeszkolenie kadry oraz dostosowanie dotychczasowych procedur wewnętrznych, co na początku może być obciążeniem organizacyjnym i czasowym.
Nie można też pominąć problemu nierówności cyfrowej. Część przedsiębiorców lub pracowników może mieć ograniczony dostęp do narzędzi elektronicznych, co w praktyce może utrudniać lub wręcz uniemożliwiać sprawne korzystanie z systemu.
Ryzyka ze stosowania systemu teleinformatycznego dla działów HR:
- Przeciążenie informacyjne i adaptacyjne: konieczność zapoznania się z nowymi procedurami, integracji dokumentów z różnych źródeł oraz wdrożenia systemu może wywołać krótkotrwałe zakłócenia i zwiększyć presję na zespoły kadrowe.
- Wysokie wymagania w zakresie ochrony danych: przetwarzanie danych cudzoziemców, pełnomocników czy dokumentacji BHP w systemie oznacza potrzebę wprowadzenia rygorystycznych zasad dostępu, przechowywania i raportowania.
System teleinformatyczny – nowe możliwości dla działów HR
Nowe rozwiązania w systemie otwierają przed pracodawcami i działami HR wiele możliwości. Przede wszystkim umożliwiają pełną cyfryzację procesu zatrudnienia – cały proces, od momentu rekrutacji, przez podpisanie umowy, aż po archiwizację i aktualizację dokumentów, będzie można przeprowadzić w jednym, zintegrowanym systemie. Dodatkowo, dzięki możliwości użycia podpisu osobistego i zaufanego, zyskujemy większą elastyczność w pracy zdalnej, eliminując konieczność bezpośredniego kontaktu z kandydatem w celu podpisania dokumentów. System pozwoli również na automatyczne zgłaszanie danych do ZUS i innych instytucji publicznych, co oznacza znaczne ograniczenie obowiązków administracyjnych po stronie pracodawcy. Kolejnym udogodnieniem jest możliwość zgłaszania obecności pracownika oraz rozpoczęcia pracy zdalnej bezpośrednio w systemie, co znacznie usprawni ewidencję czasu pracy.
Jakie zagrożenia i wyzwania dla działów HR niesie wprowadzenie nowego systemu teleinformatycznego?
Wprowadzenie nowego systemu teleinformatycznego wiąże się ze wzrostem odpowiedzialności działu HR za jakość danych wprowadzanych do systemu. Będzie to miało kluczowe znaczenie zarówno dla zgodności z obowiązującymi przepisami, jak i dla prawidłowego przebiegu ewentualnych kontroli. Ponadto wdrożenie nowych rozwiązań może generować początkowe koszty – konieczne mogą się okazać szkolenia dla pracowników HR oraz zakup nowych narzędzi informatycznych.
Wreszcie, w przypadku większych organizacji, proces transformacji cyfrowej może napotkać opór wewnętrzny – nie wszystkie struktury mogą być od razu gotowe na dostosowanie się do nowych wymogów.
Jak najlepiej wykorzystać zmiany w zakresie digitalizacji umów?
Już teraz warto przygotować plan szkoleń dla pracowników HR z obsługi systemu teleinformatycznego oraz stworzyć politykę obsługi umów i dokumentacji elektronicznej. W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy obowiązujące polityki prywatności i ochrony danych osobowych obejmują nowe zakresy danych, jakie będą przetwarzane w ramach systemu – np. dane cudzoziemców czy osób reprezentujących podmioty. W tym celu warto przeprowadzić audyt zgodności z RODO. Równocześnie warto zidentyfikować procesy, które mogą zostać przeniesione do systemu – takie jak podpisywanie umów, obsługa BHP czy ewidencja obecności – i przygotować mapę wdrożeniową, która pozwoli na ich optymalizację.
Ponieważ system stanie się centralnym repozytorium dokumentów HR, już na etapie wdrożenia warto zadbać o jego uporządkowaną strukturę.
Należy również wprowadzić standardy digitalizacji HR poprzez wcześniejsze przygotowanie procedur zawierania i obsługi umów, uwzględniając podpisy zaufane i osobiste. W miarę możliwości system powinien zostać zintegrowany z obecnie wykorzystywanymi narzędziami kadrowymi, co pozwoli uniknąć dublowania danych i procesów.
Rekomenduje się także wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za bieżące śledzenie zmian funkcjonalności i nowych możliwości systemu. Kluczowe będzie również monitorowanie zmian prawnych – najlepiej we współpracy z prawnikiem obsługującym firmę – aby być na bieżąco z aktualizacjami systemu oraz kolejnymi nowelizacjami ustaw, co pozwoli wykorzystywać jego pełen potencjał.
Na koniec, dobrze jest zachować elastyczność i testować nowe funkcjonalności stopniowo. Zanim system zostanie w pełni wdrożony, warto rozpocząć od pilotażowych projektów – na przykład w wybranych działach lub w zakresie obsługi wybranych typów umów.
To, jak firma przygotuje się na zmianę, zadecyduje o tym, czy cyfryzacja stanie się realnym wsparciem dla działu HR – czy tylko kolejnym narzędziem, z którego potencjału nie w pełni skorzystano. ©
Źródło:
https://www.gov.pl/web/premier/projekt-ustawy-o-zmianie-ustawy-o-systemie-teleinformatycznym-do-obslugi-niektorych-umow
Artykuł pochodzi z czasopisma:
Personel i Zarządzanie 6/2025
Autorka
Małgorzata Krzyżowska
Adwokat, Partner & Head of Central Europe Practice Aliant® International Law Firm