Spółka z o.o. - zawarcie bardzo niekorzystnej umowy o świadczenie usług księgowych

Przykładowe postanowienia zawarte w umowie z biurem rachunkowym

Rodzaje postanowień i wyjaśnienia

1. Ograniczenie odpowiedzialności biura tylko do szkody wyrządzonej z winy umyślnej


Ograniczenie odpowiedzialności biura tylko do winy umyślnej tak naprawdę pozbawia klienta możliwości dochodzenia naprawy wyrządzonej mu szkody. Praktycznie nie ma przypadku, żeby księgowa zrobiła coś umyślnie źle, a przy takiej konstrukcji nie odpowiada za niedbalstwo, za rażące niedbalstwo też. Praktycznie taki zapis można byłoby zastąpić równoważnym w stylu: biuro rachunkowe nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wyrządzoną szkodę.

2. Ograniczenie odpowiedzialności do niskiej kwoty
   
   Zdarzają się postanowienia, na mocy których odpowiedzialność biura rachunkowego jest ograniczona do niskiej kwoty. Oznacza to, że w sytuacji gdy zostanie wyrządzona szkoda przekraczająca określoną sumę, to wartość powyżej niej nie podlega już zwrotowi na rzecz przedsiębiorcy. Oczywiście takie postanowienie nie gwarantuje ochrony klienta i bywa nieuzasadnione, gdy wynagrodzenie płacone przez klienta koreluje z ponoszonym ryzykiem.
   
   

3. Wyłączenie odpowiedzialności za dodatkowe, odpłatnie świadczone usługi prawne
   
   Coraz częściej biura rachunkowe oferują swoim klientom dodatkowe usługi prawne, np. rejestrację spółki. W takiej sytuacji warto zorientować się, czy gdzieś, np. w umowie, regulaminie, nie ma wyłączenia odpowiedzialności za te działania. Takie postanowienia bywają stosowane, ponieważ ubezpieczenie OC biur rachunkowych w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a nawet ubezpieczenie w stosunku do czynności doradztwa podatkowego nie obejmuje świadczenia usług prawnych.
   
   

4. Nałożenie obowiązku weryfikacji zapisów w księgach handlowych
   
   Przedsiębiorca, zawierając umowę o księgowość – zwłaszcza pełną księgowość – z reguły nie posiada wiedzy, jak powinny być prowadzone księgi, i dlatego wybiera do tego celu specjalistów. Wbrew temu w umowach z biurem rachunkowym można natknąć się na zapis nakładający na klienta obowiązek weryfikacji prawidłowości dokonanych w niej wpisów. Te czynności kontrolne ze strony klienta winny zostać dokonane do określonej daty, a po jej upływie brak zastrzeżeń powiązany jest z domniemaniem prawnym, że wszystkie wpisy zostały dokonane prawidłowo. Takie postanowienia de facto nakładają na klienta obowiązek nie tylko znajomości rachunkowości, lecz także dodatkowej pracy w postaci regularnej i pełnej kontroli księgowej. Jest to również zapis, który bardzo istotnie ogranicza odpowiedzialność biura rachunkowego za popełnione błędy.
   
   Inaczej należałoby oceniać sytuację, gdy obowiązek weryfikacji dotyczy prawidłowości zastosowania kodów GTU. Księgowa w dużej liczbie przypadków nie jest w stanie samodzielnie ustalić zasadności ich zastosowania bez aktywnego udziału klienta.
   
   

5. Możliwość natychmiastowego wypowiedzenia umowy przez biuro rachunkowe w przypadku zakończenia współpracy z księgową obsługującą klienta
   
   Takie postanowienie naraża firmę na niedogodności, zwłaszcza gdyby natychmiastowe wypowiedzenie zostało dokonane, przykładowo, kilka dni przed terminem wysyłki JPK. Negatywne skutki mogą dotknąć nawet najbardziej uczciwego, regularnie płacącego i dobrze współpracującego klienta. O wiele lepszym rozwiązaniem byłoby przekazanie księgowości innej księgowej, współpracującej z tym biurem, niż gwałtowne, natychmiastowe pozostawienie firmy samej sobie, bez przyczyny leżącej po jej stronie.


Artykuł pochodzi z książki:
Spółki kapitałowe. Jak uniknąć kosztownych błędów - Poradnik Gazety Prawnej

Autorzy
Zespół Kancelarii Księgowość Warszawa KDS Sp. z o.o.
Kancelaria specjalizuje się w zakresie księgowości spółek, spraw kadrowo-płacowych oraz księgowości dla innych przedsiębiorców.