Jak uzyskać dostęp do KSeF i nadawać uprawnienia?

Możemy uzyskać dostęp do KSeF:

• bezpośrednio logując się na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/login,
• składając formularz ZAW-FA.

Zależy to od tego, czy podatnik dysponuje odpowiednimi narzędziami, aby uwierzytelnić się w systemie bezpośrednio.

Jakie są sposoby uzyskania dostępu do KSeF?

1. Bezpośrednie logowanie.
   
   

• Osoba fizyczna, jeśli posiada profil zaufany lub podpis kwalifikowany zawierający NIP lub PESEL.
  WAŻNE!
  Autoryzacja odbywa się za pomocą podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
• Spółka, gdy posiada elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP.
• Stowarzyszenie, fundacja, gdy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP.
• Gminy, powiaty, jednostki państwowe, gdy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP.
  

2. Przesłanie formularza ZAW-FA.
   
   

• Osoba fizyczna, jeśli nie posiada profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego zawierającego NIP lub PESEL.
• Spółka, gdy nie posiada elektronicznej pieczęci kwalifikowanej zawierającej NIP.
• Stowarzyszenie, fundacja, gdy nie posiadają elektronicznej pieczęci kwalifikowanej zawierającej NIP.
• Gminy, powiaty, jednostki państwowe, gdy nie posiadają elektronicznej pieczęci kwalifikowanej zawierającej NIP.

Podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF, gdy nie posiada pieczęci z NIP, musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w jego imieniu do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie mogła nadawać dalsze uprawnienia, już drogą elektroniczną.

Dostęp do KSeF – jakie są zasady składania formularza ZAW-FA? Pytania i odpowiedzi

1. Czy ZAW-FA można złożyć w formie elektronicznej?
   Nie, ZAW-FA może być złożony tylko w formie papierowej w urzędzie lub przesłany pocztą.
2. Która wersja formularza ZAW-FA obecnie obowiązuje?
   Obecnie obowiązuje wersja (2) formularza ZAW-FA.
3. Ile osób można upoważnić za pomocą formularza ZAW-FA?
   Tylko jedną osobę, która po zalogowaniu się do KSeF będzie już bezpośrednio nadawała dalsze uprawnienia.
4. Kiedy trzeba składać aktualizację formularza ZAW-FA?

W ZAW-FA podaje się dane aktualne na moment składania zgłoszenia. Przy założeniu, że NIP podmiotu składającego oraz NIP lub PESEL osoby uprawnionej nie ulegają zmianie, nie jest konieczna aktualizacja pozostałych danych.

5. W jakich sytuacjach należy ponownie złożyć ZAW-FA, aby uzyskać uprawnienie nadane w powiązaniu z tzw. odciskiem palca?
   Uprawnienia nadane w powiązaniu z tzw. odciskiem palca podpisu należy zgłaszać ponownie w przypadku przedłużenia ważności podpisu lub uzyskania nowego podpisu, mimo że posługuje się nim cały czas ta sama osoba.
6. Jak należy postąpić, gdy zakończymy współpracę z osobą, która za pośrednictwem formularza ZAW-FA miała nadany najszerszy zakres uprawnień?
   W takiej sytuacji należy złożyć zawiadomienie ZAW-FA, wskazując kolejną osobę w miejsce dotychczasowej.
7. Czy każdy podmiot nieposiadający pieczęci z NIP może złożyć ZAW-FA?
   Formularz ZAW-FA nie ma zastosowania do nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w przypadku:

• samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiatowego lub urzędu marszałkowskiego;
• członków grupy VAT;
• zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.

8. Od kiedy działają uprawnienia osoby zgłoszonej za pośrednictwem ZAW-FA?

Aby uprawnienia zaczęły działać, muszą zostać wprowadzone do systemu. Uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności zweryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.

W przypadku wysyłki zawiadomienia drogą pocztową należy z przyczyn oczywistych brać pod uwagę opóźnienie wynikające z konieczności doręczenia przesyłki do urzędu skarbowego.

Gdy pierwszy raz uwierzytelnimy się w KSeF, możemy przystąpić do nadawania dalszych uprawnień, jeżeli uprawnienie nie będzie przysługiwało tylko jednej osobie.

Nadawanie uprawnień w KSeF – jakie są modele tych uprawnień, kto może być uprawniony i w jakim zakresie?

Standardowy model uprawnień KSeF

Osoba uprawniona i zakres uprawnień

1. Podatnik (sprzedawca) – posiada uprawnienia bezpośrednie (przypisane do statusu podatnika) do:

• nadawania uprawnień,
• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur.

Może nadać dalsze uprawnienia osobie fizycznej lub innemu podmiotowi (np. biuru rachunkowemu).

2. Osoba fizyczna (1) – uprawniona przez podatnika (sprzedawcę). Podatnik może jej nadać uprawnienia do:

• nadawania dalszych uprawnień,
• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur.

Nie trzeba nadawać wszystkich uprawnień, można wybrać jedno z nich.

WAŻNE!
Uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL, lub zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego).

3. Podmiot (3) – upoważniony przez podatnika (sprzedawcę), może otrzymać uprawnienia do:

• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur.

Dalsze delegowanie uprawnień następuje automatycznie na osoby fizyczne uprawnione do wystawiania lub odbierania faktur w imieniu wskazanego podmiotu. Uprawnienie to pozwala na pośrednie automatyczne przechodzenie uprawnień do wystawiania lub odbierania faktur, ale tylko o jeden szczebel niżej.

4. Osoba fizyczna (2) – uprawniona przez podmiot (3) – pośrednio przez podatnika do:

• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur,

jeśli uprawnienia nadane jej przez podmiot pokrywają się z uprawnieniami nadanymi podmiotowi przez podatnika.

WAŻNE!
Podmiot (3) nie wskazuje osoby fizycznej (2) w imieniu podatnika, tylko w swoim. Jedno wskazanie działa dla wszystkich podatników, którzy wskazali dany podmiot (3), i dla tego podmiotu, gdy działa jako podatnik. Takich osób nie wskazuje się w szczególny sposób: osoba wskazana przez podatnika do wystawiania staje się tą osobą (2) dla innego podatnika, który wskazał tego pierwszego jako podmiot.

Samofakturowanie KSeF

Osoba uprawniona i zakres uprawnień

Uprawnienia kupującemu do samofakturowania może nadać:

1. Podatnik (sprzedawca) – uprawnienia bezpośrednie.
2. Osoba fizyczna – uprawniona przez podatnika (sprzedawcę).

Nabywca uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) do samofakturowania nie musi nadawać dalszych uprawnień osobie fizycznej lub innemu podmiotowi, które w jego imieniu będą wystawiały te faktury. Uprawnienie, które posiadają od niego, tj. uprawnienie do wystawiania faktur (może wynikać także z najszerszych uprawnień), automatycznie pozwala na wystawianie w procedurze samofakturowania, jeśli podatnik, który upoważnił ich do wystawiania faktur, jest do tego jako nabywca uprawniony.

To samo dotyczy osób fizycznych, które w imieniu innego podmiotu są upoważnione do wystawiania faktur.

Po uwierzytelnieniu się w KSeF i nadaniu uprawnień osoby uprawnione, aby zalogować się do KSeF, muszą korzystać z:

• podpisu kwalifikowanego,
• profilu zaufanego,
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• tokena (tzw. klucza bezosobowego).

Aby logować się za pomocą tokena, należy go wcześniej wygenerować. W tym celu należy:

• zalogować się do KSeF za pomocą aplikacji MF dostępnej na stronie
  https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/,
• z lewego bocznego menu wybrać ostatnią opcję: Tokeny -> Generuj token.

Kiedy token zostanie wygenerowany, należy skopiować go do programu lub zapisać w bezpiecznym miejscu. Pamiętaj, że numer tokena wyświetlany jest tylko raz.

Artykuł pochodzi z książki:
Gorące tematy dla biur rachunkowych. Podatki. Prawo pracy. Zarządzanie biurem

Opracowanie materiału
Wioletta Chaczykowska