Praca zdalna – obowiązki pracodawcy i regulamin pracy zdalnej

Pracodawca umożliwiający pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej jest zobowiązany:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej – zatem całość sprzętu (komputer, drukarka, monitor ekranowy, klawiatura itp.);
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokryć koszty inne niż bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, o ile zostały przewidziane w regulaminie pracy zdalnej lub porozumieniu w tym zakresie zawieranym ze związkami zawodowymi lub indywidualnie z pracownikiem. Do takich kosztów mogą się zaliczać wydatki związane np. z większym zużyciem wody czy energii cieplnej przez pracownika świadczącego pracę np. w swoim miejscu zamieszkania;
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy. To pracodawca ma dostarczyć pracownikowi do miejsca świadczenia pracy zdalnej sprzęt i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do jej wykonywania. Musi ten sprzęt zainstalować, skonfigurować i, jeżeli jest to niezbędne, przeszkolić pracownika w zakresie jego obsługi, ale również usuwania drobnych usterek technicznych czy niezbędnego resetowania systemu, gdyby było to konieczne.

Regulamin pracy zdalnej

Pracodawcy, u których działają związki zawodowe, zasady pracy zdalnej regulują w porozumieniu zawartym z tymi organizacjami. Pracodawcy, u których nie działają organizacje związkowe, a także pracodawcy, którzy w terminie 30 dni od przedstawienia projektu porozumienia uzgodnią jego treści ze związkami zawodowymi, opracują regulamin pracy zdalnej.

W przypadku pracodawców, u których nie funkcjonują związki zawodowe, taki regulamin będzie podlegał konsultacji z przedstawicielami pracowników. Nie będzie oczywiście błędem, gdy pracodawca, u którego działają organizacje związkowe, stworzy projekt regulaminu pracy zdalnej, a następnie podda go procedurze konsultacyjnej.

Regulamin pracy zdalnej powinien ustalać co najmniej:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną – zatem określać stanowiska pracy, na których według przewidywań pracodawcy może być wykonywana praca zdalna. Nie oznacza to jednak, że pracownik ma w takim przypadku roszczenie o taką formę pracy. Każdorazowo bowiem to pracodawca będzie decydował, czy danemu pracownikowi wyrazić na to zgodę, czy nie. Nie będzie miało w tym przypadku znaczenia, że stanowisko pracy pracownika jest objęte możliwością pracy zdalnej;
  
  
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej – to regulacja, w ramach której pracodawca ustali kwoty, jakie będzie pokrywał pracownikowi, związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, a także energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
  
  
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu pokrywającego koszty pracy zdalnej – gdy to pracownik w porozumieniu z pracodawcą we własnym zakresie będzie zapewniał sobie materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.
  
  Należy jednak pamiętać, że w każdym przypadku muszą one spełniać wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy określone w powszechnie obowiązujących przepisach w tym zakresie. Dodatkowo należy mieć na względzie, że ustalając koszty, ekwiwalent lub ryczałt za pracę zdalną, pracodawca powinien wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
  
  Tylko wówczas bowiem pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie będą stanowiły przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o pdof;
  
  
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną – oznacza to, że pracodawca powinien mieć elektroniczny kontakt z pracownikiem wykonującym pracę w formie zdalnej. Może on się odbywać za pomocą telefonu komórkowego, poczty elektronicznej albo innego komunikatora elektronicznego. Dodatkowo pracownik zdalny będzie musiał potwierdzić elektronicznie, że jest obecny na stanowisku pracy zdalnej. Będzie mógł to zrobić poprzez wysłanie e-maila lub SMS-a do przełożonego, ale również poprzez zalogowanie w systemie pracodawcy, który odnotuje taką obecność;
  
  
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika świadczącego pracę zdalną – może się ona odbywać w trzech aspektach: ogólnym, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych (RODO). Wiele z tych zasad ustawodawca uregulował już jednak w przepisach Kodeksu pracy. Kontrola jest przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Osoba kontrolująca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem;
  
  
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych – w tym przypadku pracodawca nie ma zbyt dużych możliwości swobodnej regulacji. Ustawodawca bowiem przesądził, że to po stronie pracodawcy leżą obowiązki zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. W przeciwnym razie musi on pokryć niezbędne koszty z tym związane. Wobec tego jedyne kwestie, które należy uregulować w tym zakresie w regulaminie pracy zdalnej, będą dotyczyły szczegółów technicznych, jak będą się odbywały wymienione wyżej czynności.
  
  Niemniej jednak warto w tym miejscu ustalić, że wyłącznie pracodawca ma prawo dokonywać takich czynności, a pracownik nie może tego robić sam lub zlecać to podmiotom zewnętrznym. Jest to niezwykle ważne w zakresie chociażby zapewnienia ochrony danych osobowych gromadzonych w służbowych komputerach wykorzystywanych do pracy zdalnej.

Należy jednak wziąć pod uwagę, że regulamin pracy zdalnej nie jest obowiązkowy. To pracodawca decyduje, czy go utworzyć, w zależności od przewidzianej liczby pracowników, którzy w jego firmie mogliby świadczyć pracę zdalną. Ustawodawca dopuszcza bowiem, że pracodawca nieposiadający takiego regulaminu również może się zgodzić na pracę zdalną lub polecić ją w wyżej określonych przypadkach. Wówczas jednak wszelkie kwestie dotyczące zasad pracy zdalnej, te same, które mają stanowić treść regulaminu, będzie musiał zawrzeć w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem, dla którego wprowadza pracę zdalną lub któremu poleca pracę w tej formie. Dlatego też wejście w życie przepisów o pracy zdalnej nie spowodowało po stronie pracodawców automatycznego obowiązku opracowania regulaminu w tym zakresie.

Artykuł pochodzi z książki:
Kodeks pracy 2024. Praktyczny komentarz z przykładami

Autor
Aleksander P. Kuźniar
Wykładowca, prawnik, były inspektor pracy. Autor ponad 150 publikacji z zakresu prawa pracy, od ponad 15 lat zajmuje się zawodowo prawem pracy.