Obowiązkowy KSeF – jak przygotować biuro rachunkowe do Krajowego Systemu e-Faktur?

Jak wynika z projektu ustawy zmieniającej ustawę o VAT, najwięksi podatnicy zaczną obligatoryjnie korzystać z systemu od 1 lutego 2026 r. Kolejną grupę podatników obejmie ten obowiązek od 1 kwietnia 2026 r. Dla części podatników przewidziane będą dalsze terminy. Jak będzie finalnie, nie wiadomo. Nie ma jednak żadnych wątpliwości, że prędzej czy później KSeF wejdzie w życie. Dlatego warto zawczasu ustalić zasady organizacji pracy w biurze rachunkowym i współpracy z klientami.

Do czego służy KSeF?

KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych,
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, kiedy mowa jest o fakturze ustrukturyzowanej, rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktura wystawiana przy użyciu KSeF jest określona w strukturze logicznej i posiada ściśle określone pola, które podatnicy będą wypełniać. Część pól jest obowiązkowa, co wynika wprost z art. 106e ustawy o VAT, a część będzie wypełniana przez podatników wtedy, gdy zajdzie taka potrzeba.

Podkreślenia wymaga jednak fakt, że nie wszystkie faktury znajdujące się w obiegu będą wystawiane przy użyciu KSeF. Jak wskazuje bowiem art. 106ga ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Jednak obowiązek ten nie dotyczy wystawiania faktur:

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3. dokumentujących czynności rozliczane według procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, tj. według:
   - procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług,
   - procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
   - procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych;
4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT, a zatem w drodze rozporządzenia.

Oznacza to, że w zależności od sytuacji podatnicy będą mieli część faktur wystawionych przy użyciu KSeF, a część poza KSeF. W przypadku gdy pojawi się konieczność wystawienia faktury sprzedaży na rzecz podmiotu zagranicznego za pomocą KSeF, przepisy przewidują, że sprzedawca przekaże wersję zwizualizowaną.

W zakresie faktur sytuacja będzie zróżnicowana, a mianowicie podatnicy będą posiadać część faktur tradycyjnych, a część ustrukturyzowanych. W tym miejscu należy także zwrócić uwagę, że podatnicy będą posługiwali się zarówno fakturami sprzedaży, jak i fakturami zakupu wystawionymi w KSeF. Z tego powodu tak istotne jest prawidłowe wdrożenie tego systemu zarówno po stronie podatników, jak i po stronie biur rachunkowych, które te podmioty obsługują.

Zasady nadawania uprawnień do korzystania z KSeF reguluje rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W rozporządzeniu tym określono:

• rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF,
• sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień,
• sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSeF,
• dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w KSeF.

Jak wynika z treści rozporządzenia, podatnik może wystawiać faktury ustrukturyzowane oraz je odbierać samodzielnie lub przy pomocy osób czy podmiotów do tego przez niego upoważnionych.

Jakiego zatem rodzaju uprawnienia do KSeF klient może nadać biuru rachunkowemu?

Są to uprawnienia do:

• wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
• odbierania faktur ustrukturyzowanych,
• nadawania uprawnień,
• zarządzania uprawnieniami.

Artykuł pochodzi z e-booka:
Jak przygotować biuro rachunkowe do obowiązkowego KSeF (PDF)

Autorka
Patrycja Kubiesa