Jak zatrudnić pracownika tymczasowego – krok po kroku

Wybór agencji pracy tymczasowej do współpracy – krok 1

Pracodawca sam podejmuje decyzję, z którą agencją pracy tymczasowej nawiąże współpracę. Przy wyborze powinien przede wszystkim zweryfikować:

• czy agencja pracy tymczasowej jest wpisana do rejestru agencji zatrudnienia KRAZ i czy posiada wymagany dla agencji certyfikat;
• cenę usługi (warto sprawdzić, jakie wynagrodzenie faktycznie trafia do pracowników tymczasowych, a ile wynosi marża agencji);
• zakres oferowanej usługi (czy agencja realizuje większość obowiązków sama, czy przekazuje je pracodawcy użytkownikowi);
• jaki okres potrzebny jest agencji na zrekrutowanie potrzebnych pracowników i na oddelegowanie ich do pracodawcy użytkownika;
• czy agencja ma możliwość zrekrutowania i oddelegowania odpowiedniej liczby pracowników o kompetencjach, jakich potrzebuje pracodawca użytkownik.

Ustalenie warunków współpracy i treści umowy pomiędzy agencją pracy tymczasowej i pracodawcą – krok 2

Pracodawca, który chce skorzystać z pracowników tymczasowych, powinien dokładnie ustalić treść umowy z agencją pracy tymczasowej w celu uniknięcia późniejszych nieporozumień w trakcie współpracy. W umowie należy określić wzajemne prawa i obowiązki, a także wskazać obowiązki stron umowy wobec pracowników tymczasowych lub wykonawców oddelegowanych do pracodawcy użytkownika.

W umowie przede wszystkim należy ustalić:

• formę zatrudnienia osób delegowanych przez agencję pracy tymczasowej;

Agencja może zatrudniać osoby delegowane do wykonywania pracy na rzecz pracodawców użytkowników na podstawie umowy o pracę na czas określony lub na podstawie umowy prawa cywilnego (art. 7 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

• limit czasowy świadczenia pracy tymczasowej;

Agencja pracy tymczasowej może skierować daną osobę do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy (art. 20 ust. 1 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych), chociaż od tej reguły są wyjątki. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę, że zgodnie z przepisami to na agencji spoczywa obowiązek pilnowania łącznego okresu pracy dotychczas wykonywanej przez taką osobę na rzecz danego pracodawcy użytkownika (art. 11a ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Jednak żeby to zrobić, agencja musi pozyskać informację o tym, czy pracownik tymczasowy wykonywał już pracę na rzecz danego pracodawcy użytkownika np. za pośrednictwem innej agencji. Zgodnie z przepisami pracodawca użytkownik ma obowiązek prowadzenia ewidencji osób wykonujących pracę tymczasową na podstawie umowy o pracę oraz umowy prawa cywilnego na jego rzecz w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy.

• obowiązki pracodawcy użytkownika w zakresie bhp;

Na pracodawcy użytkowniku spoczywa większość obowiązków względem pracowników tymczasowych w zakresie bhp. To on powinien:

- dostarczyć pracownikowi tymczasowemu odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, zapewnić napoje i posiłki profilaktyczne,

- przeprowadzić szkolenia w zakresie bhp,

- ustalić okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy,

- przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego oraz informować o nim pracowników tymczasowych (art. 9 ust. 2a ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

Jednak coraz częstszą praktyką na rynku jest ustalanie podziału niektórych obowiązków między agencją pracy tymczasowej a pracodawcą. Najczęściej to agencja przeprowadza ogólne szkolenia bhp, pracodawcom użytkownikom pozostawiając wyłącznie szkolenia stanowiskowe. Warto jednak wziąć pod uwagę, że takie postępowanie nie jest zgodne z opinią PIP, która wskazuje, że nie ma możliwości, aby pracodawca użytkownik zlecił agencji pracy tymczasowej przeprowadzenie szkoleń wstępnych dla swoich pracowników tymczasowych.

• ewidencję pracy tymczasowej;

Przepisy nakładają na pracodawcę użytkownika obowiązek ewidencjonowania czasu pracy tymczasowej. Nie regulują jednak, jak powinna dokładnie wyglądać taka ewidencja oraz w jakim trybie należy ją przekazywać agencji. Rozwiązania szczegółowe w tym zakresie strony regulują w umowie, w tym sposób przesyłania ewidencji agencji pracy tymczasowej, tak aby zagwarantować bezpieczeństwo danych.

• zasady wynagradzania pracownika tymczasowego;

Strony ustalają zakres informacji dotyczących przebiegu pracy tymczasowej, które mają wpływ na wysokość wynagrodzenia za pracę pracownika tymczasowego, oraz sposób i termin przekazywania tych informacji agencji pracy tymczasowej w celu prawidłowego obliczania wynagrodzenia za pracę tego pracownika.

• podróże służbowe pracowników tymczasowych;

Pracodawca użytkownik i agencja pracy tymczasowej zgodnie z przepisami mają obowiązek ustalić między sobą na piśmie zakres przejęcia przez pracodawcę użytkownika obowiązku pracodawcy dotyczącego wypłacania należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 9 ust. 3 pkt 3 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

• obowiązki agencji w zakresie prowadzenia dokumentacji pracownika tymczasowego;

Przepisy o pracy tymczasowej regulują obowiązki agencji pracy tymczasowej w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej czy wypełniania obowiązków informacyjnych wobec pracownika tymczasowego. Nie ma więc potrzeby dublowania ich w umowie. Natomiast istotnym elementem jest ustalenie między stronami sposobu udostępniania pracodawcy użytkownikowi kopii niektórych dokumentów.

• proces delegowania pracownika tymczasowego;

Agencja pracy tymczasowej i pracodawca użytkownik sami ustalają proces delegowania pracownika tymczasowego. Zazwyczaj obejmuje on ustalenia dotyczące składania zamówienia na zapotrzebowanie na takich pracowników, terminy, w jakich agencja powinna zapewnić pracowników tymczasowych, a także ustalenia dotyczące logistyki tego procesu, osób odpowiedzialnych po obu stronach za poszczególne czynności, jak również ustalenie sposobu rezygnacji z zamówienia lub zmiany zapotrzebowania na daną liczbę pracowników tymczasowych.

• możliwość przejęcia pracownika tymczasowego przez pracodawcę użytkownika;

Ustalenie między agencją pracy tymczasowej a pracodawcą użytkownikiem warunku niezatrudnienia pracownika tymczasowego przez pracodawcę użytkownika po zakończeniu wykonywania pracy tymczasowej jest nieważne (art. 12 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Jednak w praktyce agencja, chcąc zabezpieczyć sobie zwrot kosztów, jakie poniosła w związku z rekrutacją i zatrudnieniem pracownika tymczasowego, wprowadza w umowach obowiązek zapłaty dodatkowego wynagrodzenia na rzecz agencji za takie przejęcie.

• przetwarzanie danych osobowych przy pracy tymczasowej.

Zgodnie ze stanowiskiem UODO administratorem danych osobowych pracowników tymczasowych jest agencja pracy tymczasowej. Jednak niektóre uprawnienia i konieczność wykonywania przez pracodawcę użytkownika obowiązków pracodawcy powodują, że w tym wąskim zakresie jemu także będzie przysługiwał status administratora danych. Z uwagi na dominujący charakter agencji jako administratora danych wymagane jest, aby zawarła ona z pracodawcą użytkownikiem umowę powierzenia przetwarzania danych osób świadczących pracę tymczasową, która określałaby zakres i cel przetwarzania przez niego danych.

Podpisanie umowy z agencją pracy tymczasowej – krok 3

Formalne podpisanie umowy wymaga zweryfikowania, czy osoby składające swoje podpisy są uprawnione do tego rodzaju czynności. Dopiero po sprawdzeniu pełnomocnictw (najlepiej dołączyć je do umowy) można złożyć podpisy.

Zgłoszenie zapotrzebowania na pracownika tymczasowego zgodnie z ustaloną w umowie procedurą – krok 4

Pracodawca w zależności od umowy zawartej z agencją pracy tymczasowej albo już przy jej podpisywaniu zgłasza swoje zapotrzebowanie na danego pracownika i jego warunki zatrudnienia (wskazuje np. rodzaj pracy, wymagane kwalifikacje, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie, miejsce wykonywania pracy). W praktyce strony stosują najczęściej rozwiązanie, w którym pracodawca użytkownik na bieżąco zgłasza e-mailem lub za pośrednictwem formularza zapotrzebowanie konsultantowi opiekującemu się po stronie agencji pracodawcą. Sposób zgłoszenia strony ustalają na etapie kroku 2.

Rekrutacja lub selekcja z już zatrudnionych przez agencję pracy tymczasowej pracowników tymczasowych – krok 5

Najczęściej to agencja pracy tymczasowej zajmuje się nadaniem ogłoszeń i weryfikacją kandydatów. Jednak niewykluczona jest sytuacja, kiedy pracodawca użytkownik „podsyła” agencji kandydatów, którzy zgłosili się bezpośrednio do niego, aby to agencja sfinalizowała proces rekrutacji, a następnie zatrudnienia.

Skierowanie kandydata do pracy tymczasowej i wykonanie mu badań medycyny pracy – krok 6

Jeśli rodzaj pracy i forma zatrudnienia tego wymagają, pracownik tymczasowy również powinien poddać się badaniu medycyny pracy, podczas którego lekarz orzeknie jego zdolność do wykonywania zleconych mu zadań. Agencja pracy tymczasowej i pracodawca użytkownik mogą uzgodnić, że to pracodawca użytkownik bierze na siebie obowiązek skierowania pracownika tymczasowego na badania okresowe z uwagi na to, że to on jest w stanie najlepiej wskazać ryzyka i opisać rodzaj pracy.

Zawarcie umowy o pracę tymczasową lub zlecenia pomiędzy agencją pracy tymczasowej a pracownikiem tymczasowym – krok 7

Agencja pracy tymczasowej może zatrudniać osoby delegowane do wykonywania pracy na rzecz pracodawców użytkowników na podstawie umowy o pracę tymczasową lub na podstawie umowy prawa cywilnego (np. umowy zlecenia). Przepisy nie wprowadzają szczególnych wymogów w zakresie umowy zlecenia dla pracownika tymczasowego.

Umowa o pracę tymczasową zawarta pomiędzy agencją pracy tymczasowej a pracownikiem tymczasowym powinna natomiast określać:

• strony umowy;
• datę zawarcia umowy;
• pracodawcę użytkownika i ustalony okres wykonywania na jego rzecz pracy tymczasowej;
• warunki zatrudnienia pracownika tymczasowego w okresie wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika, w szczególności: rodzaj pracy, która ma być powierzona pracownikowi tymczasowemu, wymiar czasu pracy pracownika tymczasowego, miejsce wykonywania pracy tymczasowej;
• wynagrodzenie za pracę oraz termin i sposób jego wypłacania przez agencję pracy tymczasowej.

W umowie tej strony mogą przewidzieć możliwość wcześniejszego jej rozwiązania przez każdą ze stron:

• za 3-dniowym wypowiedzeniem, gdy umowa o pracę została zawarta na okres nieprzekraczający 2 tygodni,
• za 1-tygodniowym wypowiedzeniem, gdy umowa o pracę została zawarta na okres dłuższy niż 2 tygodnie.

Umowę o pracę tymczasową zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta na piśmie, agencja pracy tymczasowej potwierdza pracownikowi tymczasowemu w formie pisemnej warunki zawartej umowy o pracę, nie później niż w drugim dniu wykonywania pracy tymczasowej.

Oddelegowanie pracownika tymczasowego do pracodawcy użytkownika – krok 8

Po zawarciu umowy pracownik tymczasowy jest kierowany do pracodawcy użytkownika.

Artykuł pochodzi z książki:
Jak optymalizować koszty zatrudnienia. Poradnik dla pracodawców

Opracowanie materiału:
Marek Skałkowski