Wybór faktur ustrukturyzowanych

Dostępne metody fakturowania w 2023 r.

• Faktury papierowe
• E-faktury nieustrukturyzowane
• E-faktury ustrukturyzowane

Jeśli wybierzemy trzecią metodę fakturowania, którą można stosować, należy podjąć działania, aby nowy proces fakturowania przebiegał sprawnie. Musimy uwierzytelnić się w systemie, co w niektórych przypadkach będzie wymagało dokonania zgłoszenia.

Prawo do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych może mieć:

• podatnik,
• osoba fizyczna wskazana przez podatnika,
• podmiot wskazany przez podatnika,
• osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez podatnika,
• podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT (organ egzekucyjny i komornik sądowy),
• osoba fizyczna wskazana przez organ egzekucyjny lub komornika sądowego.
  
  

Ustalenie z kontrahentami, czy wyrażą zgodę na odbiór faktur ustrukturyzowanych

Jeżeli współpracujemy ze stałymi kontrahentami, należy ustalić z nimi, czy wyrażają zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) wymaga akceptacji odbiorcy takiej faktury, dopóki system ten nie stanie się obowiązkowy.

Brak zgody kontrahenta nie oznacza, że sprzedawca straci prawo wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Będzie jednak musiał, mimo wystawiania ustrukturyzowanych faktur, przekazywać je nabywcy w tradycyjny sposób (papierowo lub elektronicznie).

Gdy większość lub wszyscy kontrahenci odmówią przyjmowania takich faktur, sprzedawca powinien przemyśleć, czy opłaca mu się przejście na system faktur ustrukturyzowanych.

Zakup lub aktualizacja oprogramowania

E-faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane z wykorzystaniem własnych, lokalnych lub chmurowych systemów księgowych i następnie wysyłane do KSeF. Wymaga to aktualizacji posiadanego oprogramowania lub zakupu nowego. Można również skorzystać z udostępnionej przez MF aplikacji (dostępnej na stronie t), która umożliwia wystawianie i odbieranie faktur z KSeF oraz ich podgląd. Takie możliwości daje również aplikacja e-mikrofirma.

Uwierzytelnienie w KSeF przez wystawcę faktury i nadanie uprawnień

Wystawca faktury musi uwierzytelnić się w systemie. Nie jest to dowolny sposób, tylko wskazany w rozporządzeniu w sprawie korzystania z KSeF.

W KSeF można się uwierzytelnić za pomocą:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
2. kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
3. podpisu zaufanego,
4. wygenerowanego przez KSeF tokena (ciąg znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych), po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1–3).
   
   

W przypadku spółek, które posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą ich NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF bez zgłaszania tego faktu w urzędzie skarbowym. Jeśli nie posiadają takiej pieczęci, w celu korzystania z KSeF muszą złożyć zawiadomienie ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną w imieniu spółki do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu, autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Gdy posiada kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA.

Po uzyskaniu uwierzytelnienia podatnik może upoważnić inne osoby, aby w jego imieniu wystawiały i wprowadzały faktury do obrotu lub miały dostęp do jego faktur. Z uwierzytelniania na podstawie papierowego formularza ZAW-FA nie mogą korzystać samorządowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, urzędy gminy, starostwa powiatowe lub urzędy marszałkowskie oraz członkowie grupy VAT. Muszą uwierzytelniać się elektronicznie.

Uwierzytelnienie w KSeF przez odbiorcę faktury i nadanie uprawnień innym osobom

Nabywca, który wyraził zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, będzie mógł sam odebrać fakturę lub będzie mógł to zrobić upoważniony przez niego pracownik czy np. biuro rachunkowe. Nabywca również będzie musiał uwierzytelniać się w systemie jak sprzedawca. Zawiadomienie o upoważnionych osobach złoży elektronicznie, jeśli będzie mógł uwierzytelnić się we wskazany w kroku 3 sposób.

Artykuł pochodzi z książki:
Instrukcje księgowego. 101 praktycznych procedur z bazą narzędzi online

Opracowanie materiału
Joanna Dmowska