Koszty używania samochodów służbowych udostępnianych pracownikom na cele prywatne

Większych wątpliwości nie budzi fakt odpłatnego udostępniania pracownikom samochodów służbowych do korzystania dla celów prywatnych. W takich przypadkach koszty używania samochodów służbowych pozostają bowiem w całości kosztami ponoszonymi w celu osiągnięcia przychodów, tj. częściowo kosztami ponoszonymi w celu osiągania przychodów z działalności podstawowej pracodawców, natomiast w pozostałej części kosztami ponoszonymi w celu osiągania przychodów z odpłatnego ich udostępniania pracownikom. Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach, czego przykładem może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 31 lipca 2014 r. (IPTPB3/423-131/14-4/KJ), w której czytamy, że:

MF
Skoro z tytułu odpłatnego udostępnienia dla potrzeb prywatnych samochodów służbowych pracownikom Spółka uzyskuje przychód z tytułu odpłatnego udostępnienia pracownikom samochodów służbowych, to wydatki ponoszone przez Spółkę związane z eksploatacją tych samochodów, jako ponoszone w celu osiągnięcia przychodu, stanowią koszt jego uzyskania.

Wątpliwości pojawiają się, jeżeli samochody służbowe są pracownikom udostępniane do wykorzystywania do celów prywatnych nieodpłatnie. Wydaje się, że również w takim przypadku koszty używania samochodów służbowych mogą być w całości zaliczane do kosztów uzyskania przychodów pracodawców. Organy podatkowe przez pewien czas były w tej kwestii innego zdania. Uważały, że koszty używania samochodów służbowych udostępnianych pracownikom nieodpłatnie do wykorzystywania do celów prywatnych nie stanowią – w części przypadającej na użytek prywatny pracowników – kosztów uzyskania przychodów pracodawców (zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 lutego 2008 r., IP-PB3-423-456/07-2/JG, czy interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 23 maja 2012 r., ILPB3/423-71/12-4/MM).

Z czasem jednak zmieniły podejście. Obecnie organy podatkowe zgadzają się na zaliczanie kosztów używania samochodów służbowych, które są częściowo wykorzystywane do celów prywatnych przez pracowników, do kosztów uzyskania przychodów również w tej części. Tytułem przykładu wskazać można interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 13 listopada 2014 r. (IPPB5/423-894/14-4/AM) czy interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 13 października 2015 r. (IBPB-1-2/4510-328/15/MS) i z 28 kwietnia 2016 r. (IBPB-1-2/4510-383/16/BKD).

Zauważyć jednak należy, że od 1 stycznia 2019 r. obowiązują przepisy ograniczające wysokość kosztów używania samochodów osobowych jako kosztów uzyskania przychodów, w tym przepis wyłączający możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków używania samochodów osobowych na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika (zob. art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT).

Wydaje się zatem, że udostępnianie samochodów osobowych pracownikom do celów prywatnych (zarówno odpłatne, jak i nieodpłatne) uznać należy za ich wykorzystywanie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. W konsekwencji – do kosztów uzyskania przychodów zaliczane może być, co do zasady, jedynie 75% wydatków na używanie tych samochodów.

Artykuł pochodzi z książki:
Gorące tematy dla biur rachunkowych

Opracowanie materiału
Wioletta Chaczykowska