Obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z wyjaśnieniami resortu pracy obowiązek ten dotyczy jednak tylko pracowników, którzy zostali zatrudnieni w 2019 r. i z którymi w tym roku lub później doszło lub dojdzie do rozwiązania stosunku pracy. Informacja ma być przekazywana w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94[6] k.p.).

Gdy odchodzącemu pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe” (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 561), pracodawca musi wydać mu – wraz ze świadectwem pracy – dokument potwierdzający uprawnienie do tego ekwiwalentu, określający, za jaki miesiąc został pobrany ostatni ekwiwalent (art. 6 ustawy zmieniającej).

Do obowiązków pracodawcy należy ponadto wydawanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej (art. 9412 k.p.). Realizacja tego zobowiązania będzie następować na wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, obecnego lub byłego pracownika, a w razie jego śmierci – członków rodziny. Wniosek nie musi zawierać uzasadnienia.

Na wydanie kopii dokumentacji pracodawca ma 30 dni od dnia otrzymania wniosku, który włącza odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika (§ 18 ust. 3 rozporządzenia o dokumentacji). Pracodawca powinien ją przekazać po udokumentowaniu prawa osoby odbierającej do otrzymania kopii.

Jeśli przechowuje dokumentację w formie papierowej, wówczas kopię jej całości lub części może wydać:

• w postaci papierowej, opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą,
• w postaci elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe, zapisane w formacie PDF i opatrzone e-pieczęcią lub e-podpisem pracodawcy bądź osoby przez niego upoważnionej potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

W razie przechowywania e-dokumentacji przekazanie kopii jej części lub całości może nastąpić:<

• w postaci elektronicznej, przy zastosowaniu zasad o przenoszeniu dokumentacji między systemami teleinformatycznymi,
• w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane oraz podpis pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Obecnie w razie ponownego nawiązania stosunku pracy w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniej umowy pracodawca nie będzie zakładał nowej dokumentacji pracowniczej, lecz będzie kontynuował prowadzenie dokumentacji dotychczas posiadanej dla tego pracownika (art. 94 5 § 1 k.p.). Zatem zatrudnienie tej samej osoby kolejny raz po 10-letnim okresie archiwizacji dokumentów spowoduje, że pracodawca będzie zobowiązany do przygotowania nowej dokumentacji.

Powstaje wątpliwość, czy prowadzenie dokumentacji można kontynuować także w sytuacji, gdy dokumentacja nie zostanie jeszcze zniszczona. W uzasadnieniu do ustawy zmieniającej wskazano, że ten fakt nie wpływa na obowiązek zgromadzenia dokumentów pracowniczych od nowa. Oznacza to, że pracodawca powinien w takim przypadku założyć pracownikowi nową teczkę akt osobowych.

Takie podejście, choć zgodne z wykładnią językową, jest jednak bardzo rygorystyczne w stosunku do obecnych regulacji, które nie zabraniają wykorzystania raz utworzonej dokumentacji pracowniczej dla konkretnego pracownika przy ponownym nawiązaniu z nim stosunku pracy.

Artykuł pochodzi z książki:
Dokumentacja kadrowa 2025

Opracowanie materiału
Redakcja Monitora Prawa pracy i ubezpieczeń