Tworzenie harmonogramów czasu pracy – o czym powinien pamiętać pracodawca?

Konieczność tworzenia harmonogramów czasu pracy wynika nie tylko z wymogów prawnych. Stanowi również istotne narzędzie zarządzania zasobami ludzkimi w każdej organizacji. Pozwala bowiem na optymalizację procesów pracy i dostosowanie czasu pracy pracowników do bieżących potrzeb i specyfiki przedsiębiorstwa.

Przepisy dają szerokie możliwości w zakresie organizacji czasu pracy. Pracodawca może stosować tradycyjny system 40-godzinny w podstawowym systemie czasu pracy, systemy zmianowe czy równoważny system czasu pracy w wydłużonych okresach rozliczeniowych, w którym średnia norma także wynosi 40 godzin tygodniowo, ale w poszczególnych tygodniach możliwe jest przekroczenie lub obniżenie tej wartości przy zachowaniu bilansu w okresie rozliczeniowym.

Obowiązki pracodawcy w zakresie ustalania harmonogramów pracy

Na pracodawcy spoczywają liczne obowiązki w zakresie sporządzania harmonogramów czasu pracy. Przedstawiamy je poniżej.

Ustalenie zasad organizacji czasu pracy w układzie zbiorowym lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu

Pracodawca ma obowiązek ustalać zasady organizacji pracy w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 Kodeksu pracy). Powinny one obejmować:

• systemy czasu pracy, przyjmując jeden lub kilka systemów stosowanych do konkretnych grup pracowników;
• rozkłady czasu pracy, co oznacza, że powinien określić szczegółowe informacje, w jaki sposób organizowany jest czas pracy pracowników, albo wskazać w regulaminie:
  

- konkretny rozkład/harmonogram pracy, np. 8.00–16.00 od poniedziałku do piątku w podstawowym systemie czasu pracy, lub

- zasady sporządzania harmonogramu/rozkładu, w przypadku gdy godziny pracy czy także długość normy dobowej pracownika są zmienne, jak np. w systemie równoważnego czasu pracy, przy zastosowaniu zasad określonych w przepisach Kodeksu pracy (art. 129 § 3 i § 4 Kodeksu pracy);

• przyjęte okresy rozliczeniowe.

Także w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników (gdy w zakładzie nie działają organizacje związkowe) pracodawca może ustalić tzw. ruchomy rozkład czasu pracy, w którym ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych (może być on stosowany także na pisemny wniosek pracownika). W rozkładzie tym możliwe jest ustalenie:

• różnych godzin rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy,
• przedziału czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

Zasady sporządzania rozkładu czasu pracy

Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony:

• w formie pisemnej lub elektronicznej,
• na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc, i przekazany pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który ten rozkład został sporządzony (art. 129 § 3 Kodeksu pracy).

Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę;
• w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z obowiązujących norm czasu pracy; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik;
• na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego ruchomy rozkład czasu pracy;
• na pisemny wniosek pracownika zostaje ustalony indywidualny rozkład czasu pracy (art. 129 § 4 Kodeksu

Elementy, jakie musi zawierać rozkład czasu pracy

Rozkład czasu pracy, aby służył przede wszystkim prawidłowej organizacji pracy, ale potem również prawidłowej ewidencji czasu pracy oraz jego prawidłowemu rozliczeniu w przyjętym okresie rozliczeniowym, powinien w szczególności zawierać:

• dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia,
• podział na dni robocze i dni wolne – szczególnie istotne jest wskazanie, które dni są dla pracownika dniami pracy, które dniami wolnymi z tytułu niedzieli i święta lub za niedzielę i święto, a także które dni są dniami wolnymi z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy.

Artykuł pochodzi z e-booka „Tworzenie harmonogramów czasu pracy” dołączonego do książki:
Czas pracy 2025. Planowanie, rozliczanie i ewidencja

Autorka
Ewa Kowszun
Prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, ponad 20-letnie doświadczenie w kompleksowym wsparciu prawnym działów HR, prowadzi własną firmę doradczą.