KSeF - elementy "zwykłej" faktury. Co warto wiedzieć?

Obowiązkowe elementy faktury według ustawy o VAT

Poprawnie wystawiona faktura powinna zawierać:

• datę jej wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w przypadku WDT i świadczenia usług, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca, numer ten zarejestrowany podatnik VAT UE poprzedza kodem PL);
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (lub ewentualnie numer z właściwym dwuliterowym kodem, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim – w przypadku WDT i świadczenia usług, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca);
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi lub datę otrzymania całości bądź części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku lub podatku od wartości dodanej;
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem.

Te elementy również w strukturze faktury są oznaczone jako obowiązkowe lub opcjonalne. Podatnicy muszą być przygotowani, że wystawiając fakturę ustrukturyzowaną, będą wypełniać pola dotyczące informacji, których nie zamieszczali dotychczas, gdyż ustawodawca wymaga wskazania, czy dane pole dotyczy podatnika, poprzez wpisanie odpowiedniej liczby.

Zasady wypełniania pól w fakturach ustrukturyzowanych

Rodzaj pola w fakturze ustrukturyzowanej i sposób wypełniania

1. Pola znakowe - dopuszczalne jest stosowanie małych i dużych liter oraz cyfr. Maksymalna ilość znaków wynosi co do zasady 512. Polskie znaki diakrytyczne (ą, ę itp.) muszą być wpisywane przy użyciu kodowania UTF8. Dopuszczalne jest stosowanie znaków specjalnych, np. „/”, „– ”, „+”.
2. Pola kwotowe - wartość należy wpisać ciągiem cyfr, nie można używać separatorów dla tysięcy (np. spacji). Jako separatora miejsc dziesiętnych można używać wyłącznie kropki („.”). Kwoty co do zasady podawane są z dokładnością do 2 miejsc po kropce – o ile występują (np. 12345.56), z wyjątkiem:

• cen jednostkowych – w przypadku których można podać do 4 miejsc po kropce,
• kursów walut – w przypadku których można podać do 6 miejsc po kropce – o ile występują. Wszystkie wielkości ujemne poprzedza się znakiem minus („–”). Numery identyfikacji podatkowej ujęte w strukturze faktury ustrukturyzowanej należy zapisywać jako ciąg kolejno po sobie następujących cyfr lub liter, bez spacji i innych znaków rozdzielających, oraz poprzez wyodrębnienie literowego kodu kraju do osobnego pola przeznaczonego na ten kod.

3. Data - daty podawane są w formacie RRRRMMDD (np. 20230910).

W przypadku faktur ustrukturyzowanych, których wystawianie będzie zasadniczo obowiązkowe od 1 lipca 2024 r., podatnicy otrzymują bardziej szczegółowe wskazówki. MF publikuje strukturę tej faktury. Od 1 września 2023 r. obowiązuje wersja (2) tej faktury. Struktura e-faktury ma o wiele więcej elementów, niż wynika to z ustawy o VAT. W wyniku konsultacji społecznych MF wprowadziło elementy, które podatnicy zamieszczają w praktyce wystawiając obecnie faktury. Są to jednak elementy fakultatywne albo opcjonalne i to od wystawcy zależy, czy wypełnia pozycje. Natomiast elementy wskazane w ustawie o VAT są zasadniczo elementami obligatoryjnymi.

Pola w pliku XML przyjmują następujący charakter:

• obligatoryjny – zapisów dokonuje się obowiązkowo (np. NIP w elemencie Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne); obligatoryjny charakter danego pola wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów ustawy o VAT i jest warunkowany strukturą logiczną wzoru;
• opcjonalny – zapisów dokonuje się obowiązkowo, jeśli jest spełniony warunek ustawowy (np. P_11A w elemencie Fa/FaWiersze/FaWiersz); wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku;
• fakultatywny – wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku ani nie jest wymagane na gruncie przepisów ustawy o VAT (np. pole PKWiU w elemencie Fa/FaWiersze/FaWiersz). Natomiast może być wymagane na podstawie przepisów innych ustaw.

Przesyłana faktura musi być zgodna ze strukturą logiczną FA(2). Jeżeli faktura będzie zawierała błędy, np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, to zostanie odrzucona. Należy podkreślić, że w strukturze istnieją pola, które stają się obowiązkowe w momencie wypełniania węzłów lub sekwencji o charakterze fakultatywnym, w których pola te są zawarte, mimo że dotyczą elementów, których nie wymaga ustawa o VAT. W tego typu sytuacjach fakultatywność osiągana jest na poziomie węzła lub sekwencji.

Zatem w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.

Artykuł pochodzi z książki:
KSeF. Jak przygotować się do wystawiania e-faktur

Opracowanie materiału
Joanna Dmowska