Wypowiedzenie umowy o pracę – rozliczenie z pracownikiem

Z obowiązkiem świadczenia pracy wiążą się dodatkowe kwestie, takie jak badania lekarskie czy szkolenia bhp. Jeżeli zatem w okresie wypowiedzenia dochodzi do utraty ważności badań czy szkoleń bhp, obowiązkiem pracodawcy jest skierowanie pracownika na badania oraz szkolenia, przy założeniu, że pracownik będzie świadczył pracę do końca okresu wypowiedzenia.

Obowiązek rozliczenia się pracownika ze zobowiązań względem pracodawcy

Wypowiedzenie umowy oraz rozwiązanie stosunku pracy powoduje, że wzajemne zobowiązania rodzące skutki finansowe między pracownikiem a pracodawcą powinny zostać rozliczone. Nie można bowiem wykluczyć, że pracownik na dzień rozwiązania stosunku pracy będzie miał nierozliczoną pożyczkę z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, nie oddał sprzętu służbowego – komputera, samochodu czy środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, będących własnością pracodawcy.

Rozliczenie się z pracodawcą z powierzonych narzędzi pracy powinno co do zasady nastąpić z dniem ustania zatrudnienia. Takie rozliczenie może też mieć miejsce wcześniej. Przykładem może być zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia. W takim przypadku żądanie przez pracodawcę np. zwrotu laptopa służbowego bez oczekiwania na dzień rozwiązania stosunku pracy będzie jak najbardziej zasadne.

Możliwość zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy

W związku z wypowiedzeniem umowy o pracę pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia (art. 362 Kodeksu pracy). W czasie wypowiedzenia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia obliczonego jak za urlop wypoczynkowy.

Pracodawca, chcąc zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy w związku z dokonanym wypowiedzeniem, powinien mu to zakomunikować w sposób niebudzący wątpliwości. Należy zatem przyjąć, że może to zrobić w dowolnej formie – zarówno ustnie, jak i pisemnie. Zwolnienie w formie ustnej może mieć miejsce np. podczas wręczania wypowiedzenia. Jednak bardziej wskazana jest forma pisemna.

Istotną dla praktyki wątpliwością jest możliwość odwołania pracownika ze zwolnienia od świadczenia pracy. Uwzględniając brak uregulowań tej kwestii w przepisach, można uznać, że dużo zależy od ustaleń, jakie zostały poczynione między pracodawcą a pracownikiem w związku z dokonanym zwolnieniem z obowiązku świadczenia pracy. W typowych przypadkach pracodawca, przekazując pracownikowi krótką informację o zwolnieniu go z obowiązku świadczenia pracy, zamyka sobie drogę do odwołania swojej decyzji. Można jednak przyjąć za dopuszczalną sytuację, w której strony dojdą do porozumienia i uznają, że np. w szczególnych okolicznościach, z powodów organizacyjnych, pracodawca będzie miał możliwość skontaktowania się z pracownikiem w celu wezwania go do pracy.

Wcześniejsze rozwiązanie umowy o pracę

Długości okresów wypowiedzenia umów o pracę są ustalone w przepisach i zasadniczo wraz z ich upływem następuje rozwiązanie stosunku pracy. Jednak uprawnieniem stron po dokonaniu wypowiedzenia przez jedną z nich jest możliwość ustalenia wcześniejszego terminu rozwiązania umowy, co nie zmienia trybu rozwiązania umowy o pracę.

Nie ma zatem przeciwwskazań, aby inicjatorem wcześniejszego terminu rozwiązania umowy był pracownik, który w okresie wypowiedzenia znalazł nowe zajęcie kolidujące z dotychczasowym zatrudnieniem.

Wypowiedzenie umowy o pracę a obowiązek wykorzystania urlopu wypoczynkowego

Wypowiedzenie umowy o pracę powoduje pewne komplikacje w kwestii wykorzystania urlopu wypoczynkowego. W typowych przypadkach urlop jest udzielany zgodnie z planem urlopów lub w porozumieniu z pracownikiem – w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Złożenie wypowiedzenia przez pracodawcę lub pracownika powoduje, że pierwotne ustalenia urlopowe zwykle nie będą mogły być zrealizowane zgodnie z przyjętymi założeniami.

W okresie wypowiedzenia umowy obowiązkiem pracownika jest wykorzystanie należnego mu urlopu wypoczynkowego, jeżeli w tym czasie pracodawca udzieli mu urlopu (art. 1671 Kodeksu pracy). W takiej sytuacji pracodawca ma prawo jednostronnie zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego oraz bieżącego urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia. Potwierdzeniem tego może być wyrok SN z 26 kwietnia 2011 r. (II PK 302/10, OSNP 2012/17–18/215), zgodnie z którym udzielenie urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia zależy jedynie od woli pracodawcy, której pracownik nie może się sprzeciwić.

Wypowiedzenie umowy o pracę – dni wolne na poszukiwanie pracy

Pracownik w okresie wypowiedzenia najczęściej podejmuje działania zmierzające do znalezienia nowego zatrudnienia. W okresie co najmniej 2-tygodniowego wypowiedzenia umowy o pracę dokonanego przez pracodawcę pracownikowi przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Liczba dni takiego zwolnienia zależy od zakładowego stażu pracy, który przekłada się na długość okresu wypowiedzenia. Dwa dni na poszukiwanie pracy należą się pracownikowi w przypadku 2-tygodniowego lub miesięcznego okresu wypowiedzenia, 3 dni – gdy okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące (art. 37 Kodeksu pracy).

Możliwe zawarcie umowy o zakazie konkurencji

Wypowiedzenie umowy przez pracownika może być zaskoczeniem dla pracodawcy. W przypadku pracowników mających dostęp do szczególnie ważnych informacji pracodawca ma możliwość zawarcia z nimi umów o zakazie konkurencji, które będą skuteczne po ustaniu zatrudnienia (art. 1012 Kodeksu pracy). Przepisy nie zabraniają zawierania takich umów w okresie wypowiedzenia z pracownikiem, który zyskał dostęp do ważnych informacji np. w końcowej fazie zatrudnienia.

Uprawnienie do badań końcowych

Profilaktyczna ochrona zdrowia rozciąga się w pewnych wyjątkach również poza okres zatrudnienia. Zwykle pracownicy wykonują lekarskie badania wstępne, okresowe oraz kontrolne. Jednak pracodawca zatrudniający pracowników w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających jest zobowiązany zapewnić tym pracownikom okresowe badania lekarskie także po:

• zaprzestaniu pracy w kontakcie z tymi substancjami, czynnikami lub pyłami,
• rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli zainteresowana osoba zgłosi wniosek o wykonanie takich badań – art. 229 § 5 Kodeksu pracy.

Rozwiązanie stosunku pracy – wypłacenie wynagrodzenia

Rozwiązanie stosunku pracy w związku z dokonanym wypowiedzeniem umowy nakłada na pracodawcę obowiązek rozliczenia wynagrodzenia za pracę.

Zasadą jest, że w takim przypadku wynagrodzenie jest wypłacane w ostatnim dniu trwania stosunku pracy – niezależnie od tego, czy wynikający z przepisów zakładowych termin wypłaty wynagrodzenia jest inny. Jeżeli zatem umowa o pracę rozwiązuje się np. w ostatnim dniu marca, a wynagrodzenie jest wypłacane zwykle w terminie 10. dnia kolejnego miesiąca – wówczas pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie w ostatnim dniu marca, a nie czekać do 10 kwietnia.

Wypowiedzenie o pracę a ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

W praktyce nie zawsze istnieje możliwość udzielenia i wykorzystania całego urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia (art. 1671 Kodeksu pracy). W takim przypadku niezbędne jest rozliczenie urlopu i wypłacenie ekwiwalentu z tytułu niewykorzystanego urlopu (art. 171 Kodeksu pracy).

Ekwiwalent stanowi „równowartość” niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego w formie rekompensaty pieniężnej, jaką ma prawo otrzymać pracownik. Ekwiwalent pieniężny dotyczy zarówno niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego za bieżący rok, jak i urlopu zaległego.

Świadectwo pracy

Wypowiedzenie umowy o pracę i związany z tym brak zamiaru kontynuowania zatrudnienia zobowiązuje pracodawcę do sporządzenia oraz wydania świadectwa pracy (art. 97 Kodeksu pracy). Należy je wydać odchodzącemu pracownikowi ostatniego dnia zatrudnienia. Treść i tryb wydania takiego dokumentu określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Załącznik do tego rozporządzenia stanowi wzór świadectwa pracy.

Treść świadectwa pracy obowiązująca od 23 maja 2023 r.

W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące:

• okresu lub okresów zatrudnienia;
• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
• rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk albo pełnionych funkcji;
• trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 Kodeksu pracy;
• zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 1481 § 2 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, i wykorzystanego w tym roku;
• urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
• wykorzystanego urlopu ojcowskiego;
• wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;
• wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;
• okresu, w którym pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego korzystał z ochrony stosunku pracy w związku z obniżeniem wymiaru czasu pracy;
• zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• liczby dni pracy zdalnej przewidzianej w art. 6733 § 1 Kodeksu pracy (okazjonalnej), wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
• wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
• zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
• należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
• wysokości i składników wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacji – na żądanie pracownika.

Zgodnie z art. 97 § 1 i 11 Kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy (jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy).

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób – artykuły   i opinie cenionych publicystów.

Artykuł pochodzi z książki:
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2025

Opracowanie materiału
Magdalena Sybilska-Bonicka