W szczególności już w okresie dobrowolnego korzystania z KSeF nie mają do nich zastosowania regulacje dotyczące konieczności ustalenia i dokumentowania momentu uzgodnienia i spełnienia warunków korekty (art. 29a ust. 13 i art. 86 ust. 19a ustawy o VAT).
Moment uwzględnienia korekt
Podatnicy, którzy zdecydują się na dobrowolne korzystanie z KSeF, w okresie przejściowym mają możliwość stosowania prostszych zasad rozliczenia faktur korygujących in minus niż zasady wprowadzone od początku 2021 r. przez pierwszą część pakietu SLIM VAT.
Choć SLIM VAT w swoim założeniu miał być pakietem upraszczającym przepisy w zakresie VAT (o czym świadczy chociażby sam skrót SLIM od angielskich słów Simple Local and Modern), nowe regulacje w zakresie faktur korygujących okazały się w wielu przypadkach bardziej kłopotliwe dla podatników niż obowiązujące w poprzednim stanie prawnym, gdy konieczne było uzyskanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Według przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2021 r. w przypadku faktur zmniejszających wartość sprzedaży (faktur korygujących in minus) sprzedawca ujmuje ją w okresie, w którym wystawił fakturę, pod warunkiem że posiada dokumentację potwierdzającą oba poniższe zdarzenia:
- strony transakcji uzgodniły między sobą warunki obniżenia podstawy opodatkowania,
- uzgodnione warunki korekty zostały spełnione (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT).
Wraz z wejściem w życie regulacji dotyczących obowiązkowego KSeF powyżej opisany benefit dotyczący uproszczenia w rozliczaniu faktur korygujących in minus ma się stać zasadą ogólną od momentu wprowadzenia powszechnego fakturowania elektronicznego, tj. od 1 lipca 2024 r. Tym samym korekta in minus:
- po stronie sprzedawcy będzie mogła być uwzględniona w okresie, w którym podatnik wystawił fakturę ustrukturyzowaną, przy czym podatnik nie będzie musiał w takim wypadku dysponować żadną dodatkową dokumentacją (uzgodnieniami czy potwierdzeniami odbioru korekty);
- po stronie nabywcy będzie obligatoryjna w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzyma fakturę ustrukturyzowaną korygującą, a w sytuacji, gdy podatnik do momentu otrzymania korekty nie dokonał jeszcze odliczenia VAT, korekta powinna zostać uwzględniona w okresie, w którym podatnik dokona odliczenia.
Zgodnie z ustawą o KSeF w zakresie faktur korygujących wystawianych poza KSeF nastąpi powrót do zasad korygowania stosowanych przed wprowadzeniem pierwszej części pakietu SLIM VAT, co oznacza, że okres, w którym sprzedawca będzie ujmował korektę, będzie zależny od uzyskania potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę. W związku z powyższym po wprowadzeniu powszechnego KSeF ujęcie faktury korygującej in minus wystawionej poza KSeF będzie możliwe za okres, w którym sprzedawca otrzymał potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę.
Wyjątki, w których sprzedawca nie będzie potrzebował potwierdzenia odbioru faktury korygującej, aby ująć ją w swoich rozliczeniach, będą następujące:
- podatnik nie uzyskał potwierdzenia otrzymania korekty mimo udokumentowanej próby doręczenia i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca wie o zmienionych warunkach transakcji (z wyłączeniem przypadku, gdy podatnik miał obowiązek przesłania korekty do KSeF po awarii lub niedostępności systemu) – wówczas korekta możliwa będzie najwcześniej za okres, w którym spełniono ww. warunki;
- podatnik przesłał korekty do KSeF po awarii lub niedostępności systemu, przed otrzymaniem potwierdzenia otrzymania korekty przez nabywcę – wówczas korekta możliwa jest za okres, w którym do faktury został przydzielony numer KSeF.
Bez zmian pozostaną przypadki wyłączenia obowiązku gromadzenia potwierdzenia odbioru faktury korekty przez nabywcę ze względu na rodzaj transakcji. To oznacza, że warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę nie będzie się stosować także w przypadku:
- eksportu towarów i WDT;
- dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
- sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24?37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT.
Korekta in minus po stronie sprzedaży w odniesieniu do faktur korygujących wystawionych poza KSeF ze względu na jego awarię lub niedostępność i przesłanych do KSeF przed otrzymaniem potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę będzie możliwa za okres, w którym podatnik przesłał fakturę do KSeF. W przypadku nabywców zagranicznych (albo takich, którzy mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, które nie uczestniczy w tej transakcji), jeśli udostępniono im fakturę korygującą w wersji papierowej lub elektronicznej, korekta in minus będzie możliwa za okres, w którym sprzedawca otrzymał potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę.
Z kolei w odniesieniu do faktur korygujących wystawionych przez KSeF na rzecz nabywców, którzy nie mają w Polsce siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności (albo to stałe miejsce działalności nie uczestniczyło w korygowanej transakcji), udostępnianych w uzgodnionej papierowej lub elektronicznej formie, korekta in minus po stronie nabywcy będzie obowiązkowa za okres, w którym sprzedawca wystawił fakturę ustrukturyzowaną korygującą.
Natomiast korekta in minus po stronie nabycia w odniesieniu do faktur korygujących wystawionych poza KSeF będzie obowiązkowa dla nabywcy zasadniczo za okres, w którym otrzyma on fakturę korygującą, w tym także w przypadku awarii lub niedostępności systemu. Wyjątkiem będzie sytuacja, gdy wystawca przesłał korektę do KSeF i został jej nadany numer KSeF przed jej otrzymaniem przez nabywcę – wówczas nabywca obniży podstawę opodatkowania w rozliczeniu za okres, w którym przydzielono fakturze numer KSeF. W przypadku nabywców zagranicznych (albo takich, którzy mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, które nie uczestniczy w tej transakcji), jeśli zostanie udostępniona im ww. faktura w wersji papierowej/elektronicznej, korekta in minus będzie obowiązkowa za okres otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.
Zbiorcze faktury korygujące w KSeF
Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT podatnicy mają możliwość wystawiania zbiorczych faktur korygujących. W KSeF zbiorcze faktury korygujące muszą zawierać trzy dane dla każdej skorygowanej faktury:
- numer faktury korygowanej,
- numer KSeF faktury korygowanej,
- datę wystawienia faktury korygowanej.
Wymagane jest również wskazanie okresu korekty w polu OkresFaKorygowanej. Jeżeli korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług w określonym okresie, faktura w KSeF może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.
W przypadku zbiorczych faktur korygujących często podatnicy wskazują numery i daty wystawienia faktur pierwotnych w załączniku do faktury. W związku z tym, że KSeF nie oferuje podatnikom przesyłu załącznika wraz z fakturą, konieczne byłoby ujęcie takich informacji w treści faktury korygującej. Podatnicy mają możliwość indywidualnego wskazania wszystkich faktur pierwotnych w odpowiednim węźle faktury lub wskazania takich faktur w polach schemy utworzonych z myślą o przekazywaniu dodatkowych informacji, np. w stopce faktury.
Anulowanie faktury oraz noty korygujące w KSeF
Ważną cechą KSeF jest to, że wystawiona w systemie faktura nie może zostać cofnięta czy też anulowana za obopólną zgodą odbiorcy i wystawcy. Obecnie takie postępowanie – choć formalnie niezgodne z przepisami ustawy o VAT – jest popularnym zjawiskiem w codziennym obrocie gospodarczym. Jednak dla faktur wystawianych przez KSeF jedynym sposobem poprawienia przez wystawcę błędów na fakturze jest wystawienie faktury korygującej. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy faktura zostanie wystawiona na błędny podmiot. Taką fakturę trzeba skorygować do zera i wystawić nową na prawidłowy podmiot.
Jednak obecnie, a więc w okresie przejściowym przed wprowadzeniem obowiązkowego KSeF, nadal istnieje możliwość poprawienia błędów mniejszej wagi przez wystawienie noty korygującej przez nabywcę. Nota powinna w takim przypadku zostać wystawiona poza KSeF, niemniej jednak ten typ dokumentu zostanie całkowicie zlikwidowany wraz z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF – niezależnie od tego, czy nota dotyczy faktury ustrukturyzowanej, czy wystawionej poza KSeF.
Ważne!
Po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF nie będzie możliwości wystawienia przez nabywcę noty korygującej w celu poprawienia błędów mniejszej wagi. Jedynym sposobem na poprawienie danych na fakturze będzie wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej.
Można się więc spodziewać, że wprowadzenie KSeF u danego podmiotu lub jego kontrahentów może się wiązać ze zwiększeniem liczby faktur korygujących, które będą stanowić jedyny sposób poprawienia błędów, niezależnie od sposobu wystawienia dokumentu i rodzaju błędu – czy jest to błąd wpływający na kwoty, czy drobna pomyłka np. w adresie albo opisie towaru lub usługi.
Z odpowiedzi MF
Jak i czy przesłać korektę błędnego NIP-u nabywcy? Jak rozumieć opis dla pola Podmiot2K – „Korekcie nie podlegają błędne numery identyfikujące nabywcę oraz dodatkowego nabywcę”?
W przypadku przesłania do systemu KSeF faktury z błędnym NIP nabywcy, w celu skorygowania zaistniałej sytuacji, należy przesłać fakturę korygującą „do zera” z tym błędnym NIP nabywcy i dodatkowo przesłać odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.
Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP.
Zatem z przytoczonego opisu wynika, że w takich przypadkach nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie numer NIP podany w fakturze był błędny.
Artykuł pochodzi z książki:
Obowiązkowy KSeF – jak wdrożyć w firmie
Autor
Praca zbiorowa
MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy