Ochrona sygnalistów. Procedura wewnętrzna – obowiązkowe wymogi pracodawcy

Rodzaje kanałów zgłoszeniowych udostępnione pracownikom

Sporządzanie procedury wewnętrznej należy zacząć od wyboru kanałów zgłoszeniowych, jakie udostępnimy pracownikom. Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów minimum, jakie trzeba wziąć pod uwagę, wybierając rodzaje kanałów zgłoszeniowych, to co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Użycie spójnika „lub” oznacza, że w wersji minimalistycznej możemy wybrać tylko jedną z tych form, ale można również zastosować obydwie.

Zgłoszenia pisemne mogą być dokonane w formie papierowej lub elektronicznej.

Oto lista pisemnych kanałów zgłoszeniowych:

1. Adres korespondencyjny – adres siedziby pracodawcy z konkretnie wskazanym adresatem.
   
   W erze cyfrowej jest to coraz mniej popularna forma komunikacji, ale nadal zdarzają się przypadki, że w ten sposób pracodawcy otrzymują zgłoszenia. Wskazując adres pocztowy, warto poinformować potencjalnych sygnalistów, do kogo konkretnie mają skierować list, czyli podać wybrany dział, osobę lub stanowisko. List powinien też zawierać dopisek: Nie otwierać. Do rąk własnych (wskazanie osoby lub stanowiska). W ten sposób unikniemy sytuacji, w której list zostanie otwarty przez nieupoważnione osoby np. w sekretariacie.
   
   
2. Adres e-mail – skrzynka poczty elektronicznej, do której mają dostęp tylko osoby wyznaczone do obsługi zgłoszeń.

Taki sposób:

• to najprostsza i najpopularniejsza forma dokonywania zgłoszeń, która daje możliwość załączenia dokumentów i prowadzenia dalszej komunikacji,
• wymaga jednak od osób obsługujących zgłoszenia uważnego archiwizowania takiej korespondencji i dbania o to, żeby nie trafiła ona w niepowołane ręce, w przypadku gdy sygnalista będzie chciał pozostać anonimowy, wymaga specjalnie utworzonego do tego celu adresu e-mailowego.
  
  

3. Formularz on-line – obecnie już standardowy kanał zgłoszeniowy.

W takim przypadku należy pamiętać, że:

• bardziej zaawansowane formularze zawierają instrukcje dla sygnalisty, jak dokonać wartościowego zgłoszenia, lub po prostu konkretne pytania, na które trzeba odpowiedzieć,
• formularz wymusza kompletność zgłoszenia i ułatwia pracę osobom wyznaczonym do wyjaśnienia sprawy,
• formularze te pozwalają załączać pliki z dowodami,
• formularze zapewniają sygnaliście anonimowość,
• jeśli formularz jest częścią platformy do obsługi zgłoszeń, to będzie to najwygodniejszy kanał zgłoszeniowy, zarówno dla sygnalisty, jak i pracodawcy.

4. Skrzynka na zgłoszenia – przygotowana przez pracodawcę zwykła skrzynka na zgłoszenia.
   
   Taka forma zgłoszeń nie gwarantuje poufności i nie chroni tożsamości sygnalisty. Zawsze ktoś może być świadkiem takiego zgłoszenia, skrzynka może się znajdować w obrębie monitoringu, nie mówiąc już o tym, że niepowołane osoby mogą się dostać do jej zawartości. Jest to zdecydowanie najgorszy z możliwych kanałów zgłoszeniowych.
5. Komunikatory – jeśli są to oficjalne i bezpieczne narzędzia używane do komunikacji firmowej, będą to kanały identyczne jak przy zgłoszeniach przez adres e-mail.

W tym przypadku:

• zaletą jest szybka komunikacja z sygnalistą i możliwość prowadzenia rozmowy, zadawania dodatkowych pytań w czasie rzeczywistym,
• należy zapewnić, żeby dostęp do takiego konta miały tylko osoby upoważnione,
• podobnie jak przy e-mailu należy zadbać o odpowiednią archiwizację, aby zapewnić poufność procesu,
• oficjalny komunikator firmowy nie zapewni anonimowości, bo każdy z pracowników ma imienne konto.

Nie należy używać w tym celu popularnych zewnętrznych komunikatorów, takich jak WhatsApp, Viber czy Messenger. W odniesieniu do nich nie wiemy, kto może mieć dostęp do konwersacji, i nie kontrolujemy ewentualnych „wycieków” korespondencji.

Zgłoszenia ustne mogą być dokonane za pomocą telefonu czy za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej lub podczas spotkania. Poniżej lista kanałów ustnych zgłoszeń naruszeń prawa.

6. Hotline – specjalna linia telefoniczna dla sygnalistów.

W takim przypadku:

• zaletą jest na pewno bezpośredni kontakt z sygnalistą i możliwość poprowadzenia rozmowy w taki sposób, by uzyskać jak najwięcej informacji kluczowych dla ustalenia faktów i wyjaśnienia sprawy;
• telefony od sygnalistów powinny odbierać tylko osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń, co wiąże się z tym, że powinny być one odpowiednio przeszkolone i gruntownie przygotowane do tego zadania (w założeniu dobrze napisany scenariusz takiej rozmowy może przynieść pewne rezultaty, ale efekt będzie podobny do tego, jaki daje nam znacznie prostszy w organizacji formularz on-line). W związku z tym taka linia nie będzie raczej dostępna dla sygnalistów przez 24 godziny 7 dni w tygodniu;
• z rozmowy należy sporządzić dokładny protokół, a zatem trzeba to robić na bieżąco lub na początku rozmowy uzyskać zgodę sygnalisty na nagrywanie (art. 26 ust. 4 ustawy o ochronie sygnalistów);
• sygnalista ma też prawo sprawdzić, poprawić i zatwierdzić treść protokołu z rozmowy poprzez jego podpisanie (art. 26 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów);
• kanał ten nie zapewnia anonimowości, bo zawsze istnieje prawdopodobieństwo, że rozmówca rozpozna głos zgłaszającego, chyba że za przyjmowanie zgłoszeń odpowiedzialny jest podmiot zewnętrzny, a pracodawca otrzymuje jedynie protokół lub transkrypcję rozmowy.
  
  

Ogólne koszty utrzymania takiej linii, odpowiednia liczba osób do odbierania zgłoszeń i skomplikowana organizacja całego procesu sprawiają, że nie jest to najlepsze rozwiązanie.

7. Nagrywanie zgłoszeń – tu również powinien być dostępny specjalny numer telefonu, ale sygnalista nie rozmawia z konkretną osobą, a po prostu nagrywa swoje zgłoszenie (art. 26 ust. 3 ustawy o ochronie sygnalistów).

W takim przypadku:

• nagranie musi zostać udokumentowane za zgodą sygnalisty w formie nagrania lub kompletnej i dokładnej transkrypcji. Co oczywiste, transkrypcji takiej mogą dokonać tylko osoby upoważnione do odbierania zgłoszeń;
• nawet jeśli transkrypcja będzie wykonywana automatycznie przez specjalne narzędzie, to i tak obowiązkiem osób obsługujących zgłoszenie będzie porównanie jej z oryginalnym nagraniem, aby zapewnić kompletność i dokładność zgłoszenia;
• podobnie jak przy hotline sygnalista ma prawo sprawdzić, poprawić i zatwierdzić podpisem treść transkrypcji (art. 26 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów);
• sygnalista również nie ma zapewnionej pełnej anonimowość, chyba że zgłoszenia odbiera podmiot zewnętrzny, a pracodawcy przekazywana jest tylko transkrypcja.

Wszystkie te wymogi sprawiają, że ten kanał zgłoszeniowy również nie będzie łatwy w obsłudze. W porównaniu z innymi kanałami nie wydaje się najlepszym rozwiązaniem.

8. Spotkania bezpośrednie – spotkanie sygnalisty z osobami wyznaczonymi do obsługi zgłoszeń jest najlepszym sposobem na ustalenie wszystkich znaczących okoliczności. Organizacja takiego spotkania wymaga jednak również przemyślenia i odpowiedniego zaplanowania.

W takim przypadku:

• spotkanie odbywa się na wniosek sygnalisty w terminie 14 dni od wpłynięcia takiego wniosku (art. 26 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów);
• udokumentowanie spotkania może nastąpić poprzez nagranie spotkania lub sporządzenie dokładnego protokołu;
• zapewnienie dyskrecji i poufności musi być priorytetem, trzeba to mieć na względzie, ustalając miejsce i czas takiego spotkania. W szczególnych okolicznościach może wystąpić potrzeba zorganizowania spotkania poza siedzibą firmy.

Artykuł pochodzi z książki:
Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawcy

Autor
Jakub Niemoczyński
Radca prawny, compliance officer, ekspert w zakresie przepisów o sygnalistach.