PIT-11 wystawiają nie tylko płatnicy, ale też podmioty niebędące płatnikami, a więc takie, które tylko informują podatnika o jego przychodach, natomiast nie potrącają i nie odprowadzają do urzędu skarbowego zaliczek na podatek.
Informacja ta służy podatnikowi do prawidłowego rozliczenia się z podatku dochodowego (PIT) za miniony rok. Podatnik uwzględnia w odpowiednich rubrykach zeznania rocznego PIT dane, które znajduje w informacji PIT-11 otrzymanej od płatnika.
W PIT-11 wykazywane są:
- dochody danego podatnika i pobrane przez płatnika zaliczki na podatek dochodowy (PIT) oraz składki na ubezpieczenia społeczne;
- przychody podatnika z tzw. innych źródeł, o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o PIT;
- przychody podatnika zwolnione z PIT (wraz z pobranymi przez płatnika składkami: na ubezpieczenie zdrowotne oraz na rzecz związków zawodowych).
Komu i kiedy należy przekazać PIT-11?
Płatnik przekazuje PIT-11:
- urzędowi skarbowemu - do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym (PIT-11 powinien trafić do urzędu właściwego według miejsca zamieszkania podatnika, a gdy dana osoba nie jest polskim rezydentem podatkowym – do urzędu skarbowego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych), oraz
- podatnikowi - do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.
Jeżeli w trakcie roku ustał obowiązek poboru zaliczki przez płatnika, to płatnik powinien na wniosek podatnika przekazać mu PIT-11 w ciągu 14 dni.
Odrębne zasady dotyczą przedsiębiorstw w spadku.
W jaki sposób przekazać PIT-11?
Płatnik nie musi doręczyć podatnikowi PIT-11 bezpośrednio lub przez operatora pocztowego. Może to zrobić również przez Internet. Obecnie popularnym i powszechnie przyjętym sposobem komunikacji z pracownikami (i innymi osobami zatrudnionymi) jest wykorzystywanie platform internetowych, systemów elektronicznych, aplikacji itp. Korzystanie z nich jest regulowane np. w regulaminie pracy, umowie o pracę, umowie zlecenia itp.
W takiej sytuacji można przekazać pracownikowi informację PIT-11 przy wykorzystaniu przez pracownika indywidualnego loginu i unikatowego hasła – potwierdził to dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w licznych interpretacjach, m.in. z 3 września 2024 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.445.2024.1.MS, 0113-KDIPT2-3.4011.446.2024.1.KKA), 24 listopada 2023 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.716.2023.1.KKA).
Kilka informacji PIT-11 dla jednej osoby
Jeżeli w odniesieniu do dochodów (przychodów) tej samej osoby uzyskanych w jednym roku płatnik sporządza i przesyła więcej niż jedną informację PIT-11 (niebędącą korektą poprzedniej), to należy podać kolejny numer składanej informacji dotyczącej tego roku. Nie uwzględnia się w niej kwot wykazanych w uprzednio przesłanych informacjach PIT-11 (nie sumuje się ich).
PIT-11 – przychody zwolnione z podatku
W informacji PIT-11 płatnik wykazuje również przychody zwolnione z podatku np. z racji:
- ulgi dla młodych, tj. osób do ukończenia 26. roku życia (na podstawie 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o PIT),
- ulgi zero PIT dla powracających z zagranicy (art. 21 ust. 1 pkt 152 ustawy o PIT),
- ulgi zero PIT dla rodzica co najmniej czworga dzieci (art. 21 ust. 1 pkt 153 ustawy o PIT),
- ulgi zero PIT dla seniora (art. 21 ust. 1 pkt 154 ustawy o PIT).
Płatnik stosuje w trakcie roku zwolnienia, o których mowa art. 21 ust. 1 pkt 152 – 154 ustawy o PIT, jeżeli otrzymał od podatnika oświadczenie PIT-2, w którym ten oświadczył, że spełnia warunki zwolnienia (inaczej jest przy uldze dla młodych, bo tu podatnik może tylko zrezygnować z ulgi, natomiast nie wnioskuje o nią).
Problem pojawia się, gdy podatnik w trakcie roku straci uprawnienia do ulgi. Dotyczy to sytuacji, gdy płatnik nie wie (nie musi wiedzieć), że podatnik przekroczył limit przychodów zwolnionych z PIT (limit wynosi łącznie 85 528 zł w roku podatkowym), albo że np. senior, wbrew swojej pierwotnej deklaracji, zaczął pobierać emeryturę lub rentę (co automatycznie przerywa korzystanie z ulgi).
Co w takiej sytuacji? W informacji PIT-11 płatnik (pracodawca) rozgranicza przychody zwolnione na podstawie ulgi w PIT tylko wówczas, gdy na podstawie oświadczenia złożonego przez podatnika stosował je w trakcie roku przy poborze zaliczek. Jeśli nie stosował tego zwolnienia (bo nie dostał od podatnika oświadczenia) albo stosował je tylko za część roku (zgodnie z oświadczeniem podatnika), a ulga przysługuje w innym wymiarze, to podatnik musi sam w zeznaniu rocznym ją obliczyć – stosownie do przysługującego mu uprawnienia i do wysokości limitu. Płatnik tego za niego nie robi.
Zwrot nienależnego świadczenia
Co jeśli podatnik zwróci płatnikowi nienależnie pobrane świadczenie, które uprzednio zwiększyły jego dochód podlegający opodatkowaniu?
Jeżeli nadal uzyskuje on dochody od płatnika, któremu zwrócił nienależnie pobrane świadczenie, to płatnik powinien odjąć kwotę tego zwrotu od bieżących dochodów podatnika przy ustalaniu wysokości bieżącej zaliczki na PIT.
W takiej sytuacji w informacji PIT-11 sporządzonej za rok, w którym podatnik zwrócił nienależne świadczenie, płatnik (pracodawca) wykazuje całość kwot wypłaconych w roku podatkowym, pomniejszonych o dokonany przez podatnika (pracownika) zwrot, oraz wysokość faktycznie pobranych zaliczek na PIT i składek na ubezpieczenia społeczne – wyjaśnił dyrektor KIS w interpretacji z 29 sierpnia 2024 r. (sygn. 0114-KDWP.4011.113.2024.1.AS1).
Jeżeli natomiast podatnik zwraca nienależnie pobrane świadczenia podmiotowi, od którego nie otrzymuje już żadnych dochodów (bo np. rozwiązano umowę o pracę), to podatnik sam rozlicza ten zwrot w zeznaniu rocznym (na podstawie dokumentu potwierdzającego zwrot).
W takiej sytuacji płatnik (były płatnik) w wystawianej informacji PIT-11 (o ile jest tytuł do jej wystawienia) wykazuje całość kwot wypłaconych w minionym roku podatnikowi (bez pomniejszania o dokonany przez byłego pracownika zwrot) oraz wysokość faktycznie pobranych zaliczek na PIT i składek na ubezpieczenia społeczne – wynika ze wspomnianej interpretacji.
Korekta PIT-11
Informacja PIT-11 powinna odzwierciedlać stan faktyczny, jaki wystąpił u podatnika w danym roku podatkowym. Wykazuje się w niej wysokość faktycznie uzyskanego przez pracownika przychodu w roku podatkowym, pobranych zaliczek na PIT, zastosowanych przez płatnika kosztów uzyskania przychodu oraz potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne.
Co w sytuacji, gdy płatnik (np. pracodawca) po pewnym czasie (po kilku miesiącach, latach) skoryguje informację PIT-11 i wykaże w niej przychody, których wcześniej nie wykazał (np. z powodu błędu), przez co podatnik złożył błędne zeznanie podatkowe?
Jeżeli nie przedawniło się jeszcze zobowiązanie podatkowe (zasadniczo przedawnia się ono po pięciu latach), to podatnik, który otrzymał poprawiony PIT-11, musi sam skorygować swoje zeznanie roczne. Jego korekta polega na ponownym obliczeniu kwoty należnego podatku – tym razem z uwzględnieniem danych zawartych w skorygowanej informacji PIT-11.
Kto w związku z tym musi dopłacić podatek? Dopłaca podatnik, a nie płatnik, nawet gdy do błędu przyczynił się płatnik (pobrał w trakcie roku zaniżone zaliczki na PIT ). To oznacza, że odsetki od zaległości podatkowej również płaci podatnik, a nie płatnik.
W odpowiedzi z 2017 r. na pytanie DGP Ministerstwo Finansów wyjaśniło: „Na podatniku, a nie pracodawcy, ciąży obowiązek wpłacenia (wraz z odsetkami) różnicy między podatkiem należnym wynikającym ze złożonej korekty a sumą zaliczek pobranych przez płatników (wykazanych w PIT-11), z uwzględnieniem kwot uprzednio otrzymanych (nadpłata) lub uiszczonych (do zapłaty) na podstawie wcześniej złożonego zeznania. W przypadku braku zapłaty tej różnicy urząd skarbowy będzie dochodził jej od podatnika” (zob. „Korekta PIT-11. Fiskus miesza w głowach płatników”, DGP nr 104/2017).
Co jeśli brakującą kwotę dopłacił płatnik (pracodawca)? Jeżeli wpłacił on podatek, którego nie pobrał od podatnika, może złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty z tego tytułu – wynika ze wspomnianej odpowiedzi MF.
Zaległe składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne a PIT-11
Co innego, gdy płatnik, z powodu własnego błędu, potrącił zbyt niskie składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne i następnie musi je dopłacić. To, że płatnik reguluje zaległe składki z własnej kieszeni, nie oznacza dla podatnika przychodu podatkowego. W rezultacie płatnik nie wystawia z tego tytułu PIT-11.
Wyjaśnił to minister finansów w interpretacji ogólnej z 30 marca 2023 r. (nr DD3.8203.1.2023): „Zapłacenie przez płatnika składek zaległych składek sus oraz składek zdrowotnych dotyczących pracowników, zleceniobiorców, byłych pracowników lub zleceniobiorców nie powoduje po stronie tych podatników powstania przychodu w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy PIT. Zapłata przez płatnika składek zaległych składek z ww. tytułów nie stanowi przysporzenia majątkowego zwiększającego majątek podatnika (…). Tym samym zapłata ww. składek przez płatnika składek nie kreuje po jego stronie statusu płatnika podatku PIT oraz obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 42a ustawy PIT”.
Kto jeszcze nie wystawia PIT-11?
Informacji PIT-11 nie wystawia także:
- bank, gdy zwraca kredytobiorcy (np. na podstawie zawartej ugody) część pieniędzy, które kredytobiorca przekazał wcześniej bankowi w związku z wykonaniem umowy kredytowej (taki zwrot nie jest podatkowym przychodem) – zob. interpretacja dyrektora KIS z 26 września 2024 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.660.2024.2.MN);
- sprzedawca, który udzielił klientowi rabatu przy zakupie towaru lub usługi (rabat nie jest podatkowym przychodem) – zob. wyrok NSA z 30 października 2014 r. (sygn. II FSK 2451/12) oraz interpretacja dyrektora KIS z 30 września 2024 r. (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.590.2024.4.MG).
PIT-11 dla cudzoziemców
Obowiązkiem płatnika jest wpisanie do PIT-11 prawidłowych danych NIP lub PESEL podatnika. Błędem jest np. wpisywanie ciągu tych samych cyfr (jak 1111111111 czy 9999999999) – informuje MF na swojej stronie internetowej.
Jeżeli pracownik jest cudzoziemcem i mieszka w Polsce, to – jak przypomina MF – powinien mieć on PESEL. Jeżeli go nie dostanie, może wystąpić o nadanie NIP (wzór zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-7).
Autorka
Katarzyna Jędrzejewska
Od ponad 10 lat związana z wydawnictwem Infor. Redaguje bieżące strony Dziennika Gazety Prawnej dotyczące podatków i rachunkowości. Podatkami zajmuje się, z przerwami, od ponad 30 lat, jednak ze względu na liczne zmiany w tej gałęzi prawa, wciąż czuje niedosyt wiedzy. Stara się to nadrabiać dodatkowymi studiami i szkoleniami.
Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat podatków oraz informacji PIT-11, skorzystaj ze specjalistycznej wiedzy, dostępnej w subskrypcji cyfrowej. Zobacz, co zawiera Pakiet Premium DGP.
Dziennik Gazeta Prawna - Pakiet Premium - subskrypcja cyfrowa