Kim jest sygnalista?
Sygnalistą jest każda osoba, która działając w dobrej wierze, zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniach prawa uzyskane w związku z wykonywaniem pracy lub świadczeniem usług u danego podmiotu. Ustawa przewiduje, że sygnalistami mogą być między innymi następujące osoby: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy – m.in. zleceniobiorca, tzw. osoba samozatrudniona, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek zarządu lub rady nadzorczej, stażysta, wolontariusz, praktykant, osoba biorąca udział w rekrutacji, niezależnie od jej wyniku. Dotyczy to zarówno osób, które obecnie pracują/ współpracują w firmie, jak i osób, które już współpracę z daną firmą zakończyły lub jedynie zamierzały współpracę nawiązać, ale ostatecznie do niej nie doszło. Co ciekawe, może być to również pracownik innego podmiotu np. wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, który przy okazji wykonywania obowiązków dla własnego pracodawcy zauważy naruszenia prawa w innej firmie będącej klientem jego pracodawcy.
Dane osobowe sygnalisty co do zasady nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że sygnalista wyrazi na to zgodę lub ujawnienie tożsamości sygnalisty jest niezbędne dla prawidłowego toku postępowania kontrolnego lub innego, podjętego przez organy publiczne na skutek otrzymania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Jakie naruszenia prawa są objęte ustawą o sygnalistach?
Ustawa przewiduje szeroki katalog dziedzin prawa, których naruszenie może zgłosić lub ujawnić sygnalista i oczekiwać ochrony zapewnianej mu przez w/w przepisy. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące m.in.: prawa pracy, korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych (RODO), bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
Sygnalista nie może jednakże ujawniać informacji objętych przepisami o ochronie informacji niejawnych lub objętych tajemnicą medyczną bądź prawniczą.
Zgłoszenie lub ujawnienie nieprawidłowości może dotyczyć nie tylko zdarzeń już zaistniałych, ale również zdarzeń przyszłych tj. potencjalnego naruszenia prawa, do którego prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, z którym sygnalista miał styczność w swojej pracy zawodowej. Również próby ukrycia naruszenia prawa mogą być przedmiotem zgłoszenia sygnalisty.
Co może zrobić sygnalista?
Sygnalista, mając informację o naruszeniu prawa i chcąc ją ujawnić, będzie miał trzy opcje - dokonanie zgłoszenia wewnętrznego, dokonanie zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienie publiczne.
Zgłoszenie wewnętrzne polega na zasygnalizowaniu naruszenia prawa podmiotowi, u którego sygnalista pracuje lub wykonuje inne czynności zawodowe, przy czym opcja ta jest możliwa u pracodawców, którzy wdrożyli procedurę zgłoszeń wewnętrznych.
Zgłoszenie zewnętrzne polega na zawiadomieniu organu publicznego (urzędu, inspekcji itp.) lub Rzecznika Prawa Obywatelskich.
Ujawnienie publiczne oznacza podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.
Sygnalista, dokonując zgłoszenia, nie musi udowadniać, że do naruszenia faktycznie doszło, jednakże zgłoszona przez niego informacja powinna opierać się o obiektywnie uzasadnione podstawy – tylko wtedy uzyska ochronę przed działaniami odwetowymi, o której mowa w ustawie i nie narazi się na prawne konsekwencje dokonania nieuzasadnionego zgłoszenia.
Kogo może dotyczyć zgłoszenie dokonywane przez sygnalistów?
Zgłoszenie może dotyczyć m. in. różnego rodzaju przedsiębiorców, a także jednostek sektora finansów publicznych, którzy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego współpracują z osobami, które mogą zostać potencjalnymi sygnalistami. Reasumując – działania sygnalistów będą przede wszystkim dotyczyć podmiotów będących pracodawcami, w tym z tzw. sfery budżetowej.
Zakaz działań odwetowych
Sygnalista będzie podlegał ochronie przed działaniami odwetowymi od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że ujawniona przez niego informacja jest prawdziwa i dotyczy naruszenia prawa.
Ustawa przewiduje zakaz stosowania wszelkich działań odwetowych wobec sygnalisty, czyli działań mających pogorszyć sytuację sygnalisty z tego powodu, iż dokonał on zgłoszenia lub ujawnienia nieprawidłowości. W przypadku osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę za zakazane działania odwetowe wobec sygnalisty uważane są między innymi:
- wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy z sygnalistą,
- odmowa zawarcia kolejnej umowy o pracę sygnalistą w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
- obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę,
- wstrzymanie awansu,
- pominięcie przy przyznawaniu świadczeń dodatkowych związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń,
- degradacja,
- zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
- niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
- negatywna ocena wyników pracy;
- nałożenie kary porządkowej;
- zastraszanie, wykluczenie, mobbing, oraz wszelka dyskryminacja i niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
- ograniczenia prawa pracownika do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
- działania nacelowane na utrudnienie sygnaliście znalezienia w przyszłości pracy w danej branży;
- naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
Za działania odwetowe uważa się także groźbę lub próbę zastosowania w/w środków.
Analogiczny zakaz stosowania działań odwetowych dotyczy również umów cywilnoprawnych i osób pozostających w tzw. samozatrudnieniu z uwzględnieniem odrębności wynikających z faktu, iż nie są to umowy o pracę.
Konsekwencje działań odwetowych
Stosowanie działań odwetowych wobec sygnalisty zostało uznane za przestępstwo zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2, a w sytuacji, gdyby działania miały charakter uporczywy – karą pozbawienia wolności nawet do lat 3.
Dodatkowo, sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma również prawo żądać odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego (obecnie 7155,48zł) lub może zażądać zadośćuczynienia za doznane krzywdy.
We wszelkich postępowaniach toczących się w wyniku podjęcia działań odwetowych wobec sygnalisty, ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym, będzie spoczywał na pracodawcy. Przykładowo oznacza to, że w przypadku wypowiedzenia sygnaliście umowy o pracę, to pracodawca w sporze sądowym będzie musiał udowodnić, że wypowiedzenie nastąpiło faktycznie z innych przyczyn niż na skutek dokonania przez sygnalistę zgłoszenia bądź ujawnienia publicznego.
Czy pracodawca może zabronić sygnalizowania?
Nie ma możliwości, aby w umowie z pracownikiem lub współpracownikiem przewidzieć tzw. klauzule kneblujące tj. zakazać zgłoszenia lub ujawnienia zauważonych nieprawidłowości. Takie postanowienia umowne będą z mocy prawa nieważne. Podobnie, z tej samej przyczyny, nie ma możliwości zawrzeć takiego zakazu w układach zbiorowych pracy, porozumieniach zbiorowych, w regulaminach, czy statutach obowiązujących u danego pracodawcy.
Na uwagę zasługuje również fakt, iż stosowanie działań uniemożliwiających bądź istotnie utrudniających sygnaliście dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia będzie przestępstwem podlegającym karze grzywny, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku, a nawet do lat 3, jeżeli sprawca posługuje się przy tym przemocą, groźbą bezprawną lub podstępem.
Obowiązki pracodawcy w związku z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów
Na uwagę zasługuje fakt, iż ustawa wejdzie w życie już w tym roku (25/9/2024), a więc już teraz podmioty, zatrudniające co najmniej 50 osób powinny zacząć przygotowywać się do szybkiego wdrożenia procedur sygnalizowania naruszeń oraz ochrony sygnalistów.
Podstawowym obowiązkiem pracodawców jest wyznaczenie wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w zakładzie pracy upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych od sygnalisty oraz nadanie tym osobom stosownych, pisemnych upoważnień. Na osobach upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych spoczywać będzie obowiązek zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały. Możliwe jest też zlecenie przyjmowania takich zgłoszeń firmie zewnętrznej na podstawie umowy o powierzenie przyjmowania zgłoszeń. Następnie, po dokonaniu obowiązkowych konsultacji z załogą, konieczne będzie wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych tj. dokumentu, który ustala wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych po otrzymaniu zgłoszenia od sygnalisty (m.in. weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą).
Pracodawca ma także obowiązek prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych oraz zagwarantować poufność informacji objętych zgłoszeniem, w tym tożsamości sygnalisty, co może wiązać się z koniecznością wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych w zakładzie pracy.
Niewdrożenie procedury zostało przewidziane w ustawie jako wykroczenie zagrożone karą grzywny.
Konsekwencje zgłoszenia zewnętrznego dokonanego przez sygnalistę
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, nawet jeśli w jego zakładzie pracy została przewidziana procedura zgłoszeń wewnętrznych. Sygnalista nie ma więc obowiązku wyczerpać ścieżki wewnątrzzakładowej, ponadto, może jednocześnie dokonać zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego lub zachować kolejność – najpierw zgłoszenie wewnętrzne, a następnie zgłoszenie zewnętrzne.
Zgłoszenie zewnętrzne jest kierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do wybranego przez sygnalistę organu publicznego (niekoniecznie właściwego), gdzie obowiązkowo zostanie poddane wstępnej weryfikacji, która polega na ustaleniu, czy zgłoszenie faktycznie informuje o naruszeniu prawa oraz ustaleniu organu właściwego do podjęcia dalszych działań – tzw. działań następczych. Organ publiczny przystępuje do rozpatrywania zgłoszenia, jeżeli jest w jego właściwości albo ustala, który inny organ jest właściwy i przekazuje mu zgłoszenie.
Rzecznik Praw Obywatelskich ustala i przekazuje zgłoszenie do właściwego organu.
Celem działań następczych jest usunięcie skutków naruszenia prawa, czyli m.in.: wszczęcie kontroli, wszczęcie postępowania przygotowawczego, wniesienie aktu oskarżenia.
Ujawnienie publiczne
W wyjątkowych przypadkach ustawa przyznaje sygnaliście również prawo do dokonania ujawnienia publicznego tj. do podania informacji o naruszeniu prawa przez pracodawcę do wiadomości publicznej.
Konsekwencje nieuzasadnionego zgłoszenia dokonanego przez sygnalistę
Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Nieuczciwego sygnalistę również czeka kara – dokonywanie nieuzasadnionych zgłoszeń zostało uznane za przestępstwo – sygnalista, który dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat 2.
Artykuł pochodzi z czasopisma:
Personel i Zarządzanie 6/2024
Tekst został zaktualizowany w związku z opublikowaniem 24 czerwca 2024 r.
w Dzienniku Ustaw ustawy o ochronie sygnalistów.
Autorka
Adwokat Agnieszka Wagemann – Smolańska
Aliant® Krzyżowska Międzynarodowa Kancelaria Prawna