Które faktury nie mogą być wystawiane za pomocą KSeF?

To od podatnika zależy, jaki sposób fakturowania wybierze. Obecnie podatnik może łączyć różne sposoby fakturowania. Przepisy nie wymagają od niego, aby stosował jeden sposób fakturowania do wszystkich faktur.

Gdy wybierzemy wystawianie faktury w KSeF, od 1 września 2023 r. należy stosować drugą wersję faktury ustrukturyzowanej. Za pomocą KSeF mogą być wystawiane tylko faktury zgodne z aktualną, opublikowaną strukturą. Dlatego nie wszystkie dokumenty mogą być wystawiane za pomocą KSeF.

Noty korygujące

KSeF nie przewiduje możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych, ze względu na ich specyfikę. Do 30 czerwca 2024 r. podatnik nie jest jednak pozbawiony możliwości wystawiania not korygujących. Noty korygujące mogą być wystawiane i otrzymywane poza KSeF.

Duplikaty faktur

Do faktur ustrukturyzowanych wystawionych i dostarczonych za pomocą KSeF nie mają zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (kolejnych egzemplarzy faktury), określone w art. 106l ustawy o VAT, ponieważ nie istnieje możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury ustrukturyzowanej w systemie.

Faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej

W KSeF nie jest możliwe wystawienie faktur, w odniesieniu do których odrębne przepisy przewidują brak obowiązku ujęcia numeru, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy.

Są to faktury, które mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT. Wykaz tych faktur zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur. W odniesieniu do niektórych spośród tych faktur przewidziano brak obowiązku ujęcia numeru NIP sprzedawcy lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy, tj. danych, które zgodnie z wzorem udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych na elektronicznej platformie usług administracji publicznej będą stanowić obligatoryjne elementy faktury ustrukturyzowanej.

Przykładowo wyłączeniem z KSeF są objęte m.in. faktury dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2–6, 8–36 ustawy o VAT lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT. Tego typu faktury nie zawierają bowiem NIP sprzedawcy.

Przykładem dokumentów, których wystawienie w KSeF nie jest możliwe, są także faktury, o których mowa w § 3 pkt 4 ww. rozporządzenia. Są to faktury dokumentujące przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiane w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami. Faktury tego typu, z uwagi na brak danych umożliwiających identyfikację nabywcy, będą wystawiane poza KSeF.

Możliwe będzie zatem jednoznaczne ustalenie, czy podatnik wystawiający, na podstawie odrębnych przepisów, dokumenty, które nie zawierają konkretnych elementów, będzie miał możliwość dokonania tego przy użyciu KSeF.

Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej

KSeF nie obejmuje faktur wystawianych przy użyciu kasy rejestrującej. W taki sposób faktury będzie można wystawiać tylko do końca 2024 r.

Faktury VAT RR

Do 30 czerwca 2024 r. w KSeF nie ma także możliwości wystawiania faktur VAT RR (dokumentujących nabycie produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych).

Tak zwane faktury pro forma

Poza KSeF będą musiały być wystawiane dokumenty zwane fakturami pro forma, które są podstawą do zapłaty.

Faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych (PEF)

System faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej są systemami funkcjonującymi odrębnie.

Artykuł pochodzi z książki:
KSeF. Jak przygotować się do wystawiania e-faktur

Opracowanie materiału
Joanna Dmowska