Nowe zasady zatrudniania cudzoziemców – jaki jest cel ustawy i co zmienia elektronizacja procedur?

Wprowadzone przepisy mają także za zadanie umożliwienie elastyczniejszego podejścia do zatrudniania oraz wzmocnienie nadzoru nad zgodnością zatrudnienia cudzoziemców z obowiązującym prawem.

Jakie cele realizuje ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom?

W tym celu w ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom zawarto:

• obowiązkową przesłankę w zakresie odmowy wydania zezwolenia na pracę, jeśli pracodawca nie opłaca składek na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne lub zaliczek na podatek dochodowy; dotychczas była to opcja fakultatywna;
• zasadę (która już wcześniej funkcjonowała), że nałożenie kary na pracodawcę za określone przewinienia będzie powodem odmowy wydania zezwolenia na pracę;
• przesłankę dotyczącą porównywalności wynagrodzenia cudzoziemca z wynagrodzeniami polskich pracowników, co jest jednym z kluczowych narzędzi prawnych zapewniających, że dostęp cudzoziemców do polskiego rynku pracy ma charakter uzupełniający. Ma to na celu przeciwdziałanie zastępowaniu polskich obywateli tańszymi pracownikami z zagranicy. Planowane jest szersze wykorzystanie Centralnej Bazy Ofert Pracy (CBOP) do weryfikacji, czy wynagrodzenie dla cudzoziemca nie jest zaniżone;
• możliwość odmowy wydania zezwolenia na pracę, jeśli z okoliczności wynika, że dany podmiot został utworzony lub działa głównie w celu ułatwienia cudzoziemcom wjazdu na terytorium Polski.

Jak przebiega elektronizacja procedur związanych z zatrudnianiem cudzoziemców?

Ponadto innym celem ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom od początku była również elektronizacja postępowań, aby skrócić czas wydawania zezwoleń na pracę oraz usprawnić proces rozpatrywania wniosków.

Ustawa przewiduje pełną digitalizację procedury dotyczącej zezwoleń na pracę dla cudzoziemców. Elektronizacja od dnia wejścia w życie ustawy była wprowadzana stopniowo, ale również poprzez bezpośrednie zintegrowanie istniejących już systemów. Proces ten obejmuje wszystkie etapy – od złożenia wniosku do odbioru decyzji. Realizacja tego zadania jest możliwa dzięki wykorzystaniu istniejących systemów teleinformatycznych, które zostały rozbudowane i dostosowane tak, aby umożliwić szybki dostęp do niezbędnych informacji posiadanych przez odpowiednie instytucje, bez konieczności opracowywania oddzielnych informacji przez ich pracowników i angażowania wnioskodawcy.

Platforma teleinformatyczna praca.gov.pl umożliwia zarówno pracodawcom, jak i cudzoziemcom komunikację z organem odpowiedzialnym za wydawanie zezwoleń na pracę dla cudzoziemców.

Pracodawcy są zobowiązani do założenia konta na tej platformie. Po uzyskaniu dostępu do swojego konta cudzoziemiec może sprawdzić np., czy zostało wydane zezwolenie na pracę. Decyzje dotyczące zezwoleń na pracę dla cudzoziemców są dostarczane drogą elektroniczną, a postępowania odwoławcze również są prowadzone w formie elektronicznej.

Jakie systemy teleinformatyczne wspierają legalizację pracy i pobytu cudzoziemców?

Z kolei w zakresie ofert pracy i proponowanych wynagrodzeń działa Centralna Baza Ofert Pracy (obecnie funkcjonująca w systemie ePraca na portalu praca.gov.pl), która stanowi publiczne narzędzie pośrednictwa pracy, prowadzone przez służby zatrudnienia, zapewniające powszechny i bezpłatny dostęp do ofert pracy zarówno dla obywateli polskich, jak i cudzoziemców. Oferty publikowane w tym systemie zawierają podstawowe informacje o zatrudnieniu, przy czym wynagrodzenie jest często wskazywane, jednak na gruncie obowiązujących regulacji informacja ta nie zawsze musi być obligatoryjnie ujawniona bezpośrednio w ogłoszeniu. W kontekście kierunków zmian prawa pracy, należy podkreślić, że system zmierza w stronę zwiększenia transparentności wynagrodzeń i docelowo szerszego obowiązku ich ujawniania już na etapie publikacji ofert pracy.

W obecnym stanie prawnym system teleinformatyczny obsługujący legalizację pracy cudzoziemców w Polsce oparty jest na rozwiązaniach wprowadzonych ustawą o rynku pracy i służbach zatrudnienia, w szczególności poprzez centralny system teleinformatyczny Publicznych Służb Zatrudnienia (portal praca.gov.pl), umożliwiający elektroniczne składanie wniosków o wydanie zezwoleń na pracę oraz realizację obowiązków informacyjnych pracodawcy.

Zasadnicza reforma została wdrożona od 1 czerwca 2025 r., kiedy to wprowadzono obligatoryjną elektronizację procedury – wnioski o zezwolenie na pracę oraz dokumenty z nimi związane mogą być składane wyłącznie w formie elektronicznej, pod rygorem pozostawienia ich bez rozpoznania.

Natomiast od 27 kwietnia 2026 r. uruchomiono system teleinformatyczny MOS (Moduł Obsługi Spraw), stanowiący wyspecjalizowaną platformę do elektronicznego składania wniosków pobytowych cudzoziemców (w tym zezwoleń na pobyt czasowy związany z pracą), co prowadzi do dalszej integracji i cyfryzacji procedur legalizacji pobytu i zatrudnienia.

Systemy teleinformatyczne zapewniają dostęp do bazy danych zawierającej informacje o decyzjach wydanych przez organ pierwszej instancji w sprawach dotyczących zezwoleń na pracę dla cudzoziemców, zarówno organom pierwszej i drugiej instancji, jak i organom kontrolnym (Państwowej Inspekcji Pracy oraz Straży Granicznej). W systemie teleinformatycznym przetwarzane są dane dotyczące zarówno przebiegu postępowań, jak i ich wyników, w tym wydanych decyzji administracyjnych, przy czym system ten służy także elektronicznemu doręczaniu rozstrzygnięć w sprawach zezwoleń na pracę. Z uwagi na jego funkcję integracyjną, system zapewnia przepływ informacji pomiędzy organami właściwymi w sprawach zezwoleń na pracę (wojewodami jako organami I instancji oraz organami odwoławczymi), jak również udostępnia dane organom kontroli legalności zatrudnienia, w tym Państwowej Inspekcji Pracy oraz Straży Granicznej, co stanowi element uszczelnienia systemu i nadzoru nad rynkiem pracy. W konsekwencji, analizowany system pełni rolę centralnego repozytorium informacji o stanie spraw administracyjnych dotyczących cudzoziemców, umożliwiając zarówno prowadzenie postępowania, jak i kontrolę jego zgodności z przepisami przez właściwe organy publiczne.

Dzięki systemom teleinformatycznym możliwe jest monitorowanie rzeczywistego zatrudnienia cudzoziemców, np. poprzez informacje pozyskane od innych instytucji dotyczące daty wjazdu i wyjazdu cudzoziemca z Polski, zgłoszeń pracodawcy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca, a także poprzez weryfikację odprowadzanych składek na ubezpieczenie społeczne. Pozwala to na ustalenie czy umowa jest realizowana zgodnie z wydanym zezwoleniem na pracę.

Artykuł pochodzi z książki:
Zatrudnianie cudzoziemców 2026. Nowe zasady i procedury

Autorka
Dr Paulina Sołtys
Ekspertka w dziedzinie prawa pracy, posiadająca tytuł doktora nauk prawnych oraz uprawnienia radcy prawnego, zarejestrowana na liście radców prawnych przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Krakowie. 

Jest autorką licznych publikacji naukowych i praktycznych dotyczących prawa pracy oraz kwestii związanych z zatrudnianiem cudzoziemców. Prowadzi również profesjonalne szkolenia, które obejmują tematy takie jak prawo pracy, wynagrodzenia i zatrudnianie cudzoziemców.