Podróże służbowe a miejsce pracy w umowie o pracę

W uzasadnieniu uchwały Sądu Najwyższego z 9 grudnia 2011 r. (II PZP 3/11) wskazano, że miejsce pracy może być określone punktowo (adresowo). W tym ujęciu miejsce pracy to pewien punkt geograficzny lub konkretny adres, przy czym adresem tym może być (choć nie musi) adres zakładu pracy prowadzonego przez pracodawcę lub adres zamieszkania pracownika (w przypadku telepracownika). Punktowe (adresowe) miejsce pracy właściwe jest dla tych pracowników, którzy wykonują pracę ze swej natury związaną ze stałym miejscem (na przykład robotnicy fabryczni lub pracownicy biurowi). Jeżeli miejscem tym będzie siedziba pracodawcy, to pracownik będzie w podróży służbowej wówczas, gdy na polecenie pracodawcy krótkotrwale wykona pracę poza tą siedzibą.

Drugim z dopuszczalnych sposobów określenia miejsca wykonywania pracy w umowie o pracę jest wskazanie pewnego obszaru geograficznego. Takie obszarowe oznaczenie miejsca wykonywania pracy będzie właściwe w odniesieniu do prac, które ze swej natury wymagają ciągłego przemieszczania się, czyli u pracowników mobilnych. Obszar ten musi być tak określony, aby odpowiadał rzeczywistemu terenowi, na którym pracownik przemieszcza się w ramach umówionej pracy.

Wreszcie trzecim sposobem umownego określenia miejsca wykonywania pracy jest wskazanie ruchomego (w istocie zmiennego) miejsca pracy.

WAŻNE
Podróżą służbową nie jest:

• podróż do i w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy;
• podróż do i w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, jeżeli miejscowość ta jest miejscem pracy pracownika.

Dany wyjazd będzie stanowić delegację lub nie, w zależności od tego, w jaki sposób pracodawca i pracownik uregulują miejsce pracy w umowie o pracę. Miejsce pracy może być określone węziej lub szerzej, ale zawsze musi odpowiadać rzeczywistemu zakresowi „geograficznemu”, w którym pracownik realizuje swoje zwykłe, powtarzalne czynności.

Z rozporządzenia o podróżach służbowych wynika, że podróżą służbową jest również wykonywanie zadania w miejscowości zamieszkania pracownika, jeżeli nie pokrywa się ona z miejscem jego pracy.

Zapisy umowy o pracę dotyczące miejsca pracy muszą określać je w sposób konkretny oraz rzeczywisty, tj. w bezpośrednim powiązaniu z zakresem terytorialnym zwykłej, codziennej pracy pracownika. Wyznacznikiem przy określaniu miejsca pracy danego pracownika powinna być więc zasada, zgodnie z którą zawsze należy się kierować rzeczywistym, faktycznym obszarem, po jakim poruszać się będzie pracownik w ramach zwykłych, codziennych czynności. Ważna jest tutaj powtarzalność, regularność świadczenia pracy w danym punkcie lub na danym obszarze. W przypadku gdy mamy do czynienia ze stałym punktem, w którym świadczona jest praca, a wyjazdy poza ten punkt są swoistym odstępstwem, wówczas należy się skłaniać do oznaczenia miejsca pracy jako tego właśnie punktu.

Jeżeli w umowie o pracę jako miejsce pracy wskazana jest jedynie miejscowość, to pracodawca może wyznaczać czasowo różne punkty świadczenia pracy przez pracownika na terenie tej miejscowości poleceniem służbowym.

Pracownik może mieć kilka punktowych miejsc pracy. Chodzi jednak o sytuacje normalne, codzienne i powtarzalne przy pracy tej osoby. Nie dotyczy to przypadków, w których wymienienie kilku punktów dokonywane jest na wszelki wypadek.

Gdy dana osoba ma pracować, w ramach zwykłych swoich zadań, w niektórych bądź wszystkich punktach jednostki, każdy z tych punktów powinien zostać wymieniony w umowie o pracę. W takim przypadku pracodawca będzie dookreślać (w grafikach pracy lub na podstawie poleceń) okres pracy w poszczególnych punktach.

Jeżeli jednak pracownik pracuje stale w jednym z punktów, a jedynie wyjątkowo, w razie konieczności, świadczyć ma pracę w innym z nich, to w takich przypadkach zapisy umowy powinny odnosić się do stałego, zwykłego miejsca, w jakim pracuje ta osoba.

Każda zmiana stała w zakresie miejsca pracy jako adresu (np. na inny punkt w danym mieście) wymagałaby zmiany umowy o pracę. Pracodawca bez zmiany umowy może zlecić pracownikowi świadczenie innej rodzajowo pracy na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym (art. 42 § 4 k.p.). Za bardzo kontrowersyjne uznaje się jednak odpowiednie stosowanie tej regulacji do czasowej zmiany miejsca pracy. Miejsce pracy i rodzaj pracy to bowiem dwa różne postanowienia umowne, natomiast art. 42 § 4 k.p. odnosi się wyraźnie do rodzaju pracy.

Należy więc odrzucić możliwość dokonania przez pracodawcę jednostronnej, czasowej zmiany miejsca pracy pracownika bez zmiany umowy o pracę.

Nie oznacza to jednak, że niemożliwe jest krótkotrwałe świadczenie pracy w innym punkcie, bez konieczności wcześniejszego przychodzenia do stałego punktu pracy. A zatem czasowe świadczenie pracy w innym punkcie niż stale „przypisany” do danej osoby nie będzie stanowić podróży służbowej. Podróż służbowa polega bowiem na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 775 § 1 k.p.).

WAŻNE
Nawet gdy miejscem pracy pracownika jest określony punkt, realizacja zadań służbowych na terenie miejscowości, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, nie stanowi dla niego delegacji.

O ile zmiana miejsca wykonywania pracy skutkuje tym, że dojazdy do tego nowego miejsca pracy będą dojazdami do pracy, o tyle w razie jedynie wskazania, że pracownik ma dojeżdżać do innego punktu niż określony w umowie, ze względu na chwilową potrzebę pracodawcy, będzie to przemieszczanie się w celu realizacji polecenia służbowego.

Najbezpieczniej w związku z tym uznać, że pracodawca w takim przypadku powinien zwracać ponoszone koszty dojazdów do innego miejsca niż wskazane w umowie o pracę i z powrotem, nawet wówczas, gdy pracownik jedzie do niego bezpośrednio z domu.

Pracownik do realizacji poleceń służbowych może ponosić konkretne wydatki. Stanowią one koszty pracy, którymi pracodawca nie może obciążać zatrudnionych osób. Pracownik powinien mieć zapewniony środek transportu (np. samochód służbowy) lub otrzymywać rozliczenie wydatków na komunikację miejską. Zwrot kosztów przemieszczania się w celach służbowych po miejscowości, w której pracownik pracuje, nie został ujęty w katalogu wyłączeń podatkowych zawartych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof) oraz art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop). Nie oznacza to jednak, że każde rozliczenie w tym zakresie z pracownikiem będzie opodatkowane. Przeciwnie, należy uznać, że zapewnienie pracownikowi środka transportu ściśle w celu realizacji zadań służbowych, użytkowanego wyłącznie do realizacji pracy (poleceń pracodawcy), nie powinno być uznawane za przychód ze stosunku pracy. Mówimy tutaj bowiem o zapewnieniu pracownikowi możliwości faktycznej realizacji powierzonych mu zadań, które nie łączą się z jakimkolwiek pożytkiem prywatnym osiąganym przez zatrudnione osoby. Koszty przejazdów (udostępniony samochód służbowy, opłata za przejazd taksówką, bilety komunikacji miejskiej) nie stanowią tutaj przychodu ze stosunku pracy.

Artykuł pochodzi z książki:
Podróże służbowe 2025

Opracowanie materiału
Radosław Stępień