Proces wystawienia faktury ustrukturyzowanej przez KSeF

To, co w szczególności odróżnia fakturę ustrukturyzowaną od dotychczas stosowanych rodzajów faktur, to proces jej wystawienia, który jest nierozerwalnie związany z KSeF. A to oznacza, że techniczna strona korzystania z systemu wpływa na moment wystawienia faktury oraz zakres dokumentów, które mogą zostać wystawione przez system.

Jak przebiega proces wystawienia faktury przez KSeF?

Korzystanie z KSeF wymaga uprawnień do konkretnych zadań realizowanych przez system. Podatnik chcący wystawiać w nim faktury musi najpierw dokonać autoryzacji w systemie, aby potwierdzić posiadane pierwotne uprawnienia do korzystania z systemu. Po autoryzacji podatnik ma możliwość nadania uprawnień wskazanym przez siebie osobom lub innym podmiotom w zakresie wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych.

Podatnik posiada uprawnienia do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych już w ramach pierwotnych uprawnień, ale aby pracownik podatnika mógł wystawić fakturę, będzie on musiał zostać wskazany jako osoba do tego uprawniona, chyba że pracownik będzie korzystał z uwierzytelnienia za pomocą pieczęci elektronicznej danego podmiotu bądź tokenu wygenerowanego przez ten podmiot. W przypadku automatyzacji procesów wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych taki token może być wbudowany w wewnętrzny system podatnika, aby autoryzacja odbywała się każdorazowo w sposób zautomatyzowany. Uprawniony do wystawiania faktur/dostępu do KSeF może być również inny podmiot, np. biuro rachunkowe.

WAŻNE
Wszelkie podmioty lub osoby, którym nadano uprawnienia do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, mogą wystawić fakturę z użyciem KSeF. W tym celu podmiot uprawniony, który chce wystawić fakturę, musi najpierw uwierzytelnić się w systemie.

Uwierzytelniony podmiot uprawniony może przesłać fakturę do systemu w formacie XML dwoma sposobami, poprzez:

• wysyłkę wsadową – za pomocą oprogramowania korzystającego z API, tj. przez wysyłkę wielu faktur składających się na jedną paczkę załadowaną do KSeF;
• wysyłkę interaktywną – odbywającą się w czasie rzeczywistym wysyłkę pojedynczych faktur, również z wykorzystaniem interfejsu API pozwalającego na automatyczną integrację z KSeF lub poprzez narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów.

System, odbierając przesłaną fakturę ustrukturyzowaną, dokonuje jej walidacji semantycznej, co oznacza, że weryfikowana jest poprawność techniczna przesłanego pliku pod kątem zgodności ze schematem XML. Jednocześnie system sprawdza, czy podmiot wystawiający fakturę faktycznie posiada odpowiedni rodzaj uprawnień.

KSeF sprawdza, czy wszystkie obligatoryjne pola zostały wypełnione, czy formaty danych są zgodne z wymaganymi oraz czy plik spełnia podstawowe testy logiczne.

Jeśli na tym etapie system wykryje jakieś nieprawidłowości w przesyłanym do KSeF pliku, faktura zostanie odrzucona bez nadawania jej numeru identyfikującego faktury w KSeF. Dany podmiot uprawniony powinien również otrzymać odpowiednie powiadomienie z systemu, informujące o odrzuceniu pliku oraz o powodach takiego działania.

Należy podkreślić, że w przypadku wykrycia przez KSeF błędu w jednej fakturze przesłanej do systemu w ramach całej paczki KSeF odrzuci całą paczkę faktur. W takiej sytuacji, niestety, system nie wskazuje, która z faktur będących w paczce jest powodem odrzucenia i na czym konkretnie polega błąd. Zatem warto, aby podatnik wyposażył się w odpowiednie narzędzia zapewniające walidację przygotowanych faktur jeszcze przed wysłaniem ich do systemu.

KSeF nie dokonuje natomiast weryfikacji merytorycznej ani rachunkowej faktury, tym samym system nie odrzuci faktury, na której zastosowano błędną stawkę dla danego towaru lub zawierającej błędy rachunkowe.

W przypadku pozytywnego przejścia walidacji fakturze zostanie nadany numer identyfikujący ją w systemie. W tym przypadku podmiot uprawniony również powinien otrzymać informację zwrotną. System KSeF automatycznie wysyła także urzędowe potwierdzenie odbioru faktury, tzw. UPO.

Z uwagi na to, że nadany przez KSeF numer jest podstawową formą identyfikacji faktury w systemie, rozsądnym rozwiązaniem jest implementacja procesu, który będzie zapisywał ten numer w wewnętrznych systemach księgowych, w szczególności wobec konieczności podawania tego numeru na fakturach korygujących faktury ustrukturyzowane. Możliwe jest również umieszczenie numeru KSeF na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej wraz z kodem QR pozwalającym na identyfikację e-faktury w systemie.

Artykuł pochodzi z książki:
KSeF. Wdrożenie w firmie

Autorki:
Janina Fornalik – doradca podatkowy i partner w MDDP
Klaudyna Matusiak-Frey – doradca podatkowy i starszy konsultant w MDDP