Rozliczanie VAT za granicą przez małe podmioty (procedura SME) – na czym polegają zmiany?
Na podstawie tych regulacji polski podatnik, który posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, będzie mógł skorzystać ze zwolnienia dla dostaw towarów i świadczenia usług w państwie członkowskim innym niż Polska, na warunkach określonych przez to państwo, gdy:
- jego roczny obrót na terytorium UE nie przekroczył w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 100 000 euro; limit ten nie będzie liczony proporcjonalnie, nawet gdy podatnik rozpocznie działalność w trakcie roku;
- jego roczny obrót w tym państwie członkowskim nie przekroczył limitu obowiązującego w tym kraju. Każdy kraj ustali własny limit, który nie może przekroczyć 85 000 euro; jak poinformowało MF, Francja i Malta wprowadzą progi sektorowe;
- to państwo członkowskie wprowadziło zwolnienie na zasadach odpowiadających regulacjom, o których mowa w art. 113a ustawy o VAT (zatem, aby można było wybrać zwolnienie w innym państwie UE, w jego prawodawstwie musi być przewidziana taka możliwość – tak jak to zostało zrobione w art. 113a polskiej ustawy o VAT). Jak poinformowało MF na zorganizowanym webinarium, takiego zwolnienia od 2025 r. nie wprowadzi Hiszpania i Irlandia Płn., dlatego w tych krajach nie będziemy mogli korzystać ze zwolnienia.
Uproszczenie pozwalające na korzystanie ze zwolnienia podmiotowego w innych państwach członkowskich to tzw. procedura SME. Jak wspomniano, o tym, czy w danym kraju możemy korzystać ze zwolnienia, będą decydowały przepisy tego kraju. Oznacza to, że prawo do skorzystania ze zwolnienia podmiotowego w innych krajach UE będzie zależało nie tylko od spełnienia wymienionych warunków, ale też od spełnienia innych wymogów obowiązujących w tych krajach. Mogą to być np. obowiązujące w tych krajach: wyłączenia prawa do stosowania zwolnienia albo dłuższe okresy karencji (np. uzależnienie prawa do stosowania zwolnienia od obrotów z dwóch lat).
Co ważne, z procedury SME będzie mógł korzystać zarówno podatnik zwolniony z VAT, jak i podatnik VAT czynny, jeśli spełni warunki w kraju, w którym wybrał zwolnienie z VAT. Zwolnienie to ma zastosowanie do sprzedaży, której miejsce dostawy i miejsce świadczenia znajduje się w innym kraju UE. Nie jest wymagane, aby korzystać ze zwolnienia w każdym z krajów UE. Poza tym możemy nie spełniać warunków we wszystkich krajach ze względu na różne limity
Korzystanie z procedury SME – przygotowanie do zmian
Korzystanie z procedury SME wymaga od podatnika dokonania powiadomień i uzyskania specjalnego numeru identyfikacyjnego.
Krok 1. Ustal, czy spełniasz warunki korzystania z procedury SME
Podatnik, który zamierza korzystać z procedury SME, musi ustalić, czy spełnia dwa warunki
Ustalenie, czy limit 100 000 euro został przekroczony
Pierwszy warunek dotyczy obrotu ze sprzedaży w całej UE, w tym Polsce, który nie może przekroczyć w skali roku 100 000 euro. To oznacza, że ze zwolnienia nie mogą korzystać w 2025 r. podatnicy, u których obrót ten przekroczył w 2024 r. kwotę 100 000 euro. Do przeliczenia na potrzeby określenia wartości sprzedaży będzie stosowany kurs wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny w pierwszym dniu roku lub jeżeli w tym dniu kurs wymiany nie zostanie opublikowany, zastosowanie będzie miał kurs wymiany z następnego dnia publikacji. Będzie to zatem pierwszy kurs opublikowany przez EBC w 2025 r. Z procedury SME podatnicy będą mogli korzystać do czasu przekroczenia tego limitu.
Przepisy ustawy o VAT nie regulują zasad ustalania tego limitu. Jak wynika z uzasadnienia do projektu rozporządzenia w sprawie danych zawartych w powiadomieniu o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w państwie członkowskim innym niż Rzeczpospolita Polska oraz informacji kwartalnej, wartość sprzedaży na terytorium kraju należy ustalić zgodnie z art. 113 ust. 2 ustawy o VAT, czyli tak jak liczymy limit dla zwolnienia z VAT w Polsce. Natomiast ustalając obroty osiągnięte w innych państwach członkowskich UE, stosujemy przepisy obowiązujące w tych państwach.
Jak informuje MF, szczegółowe informacje będą dostępne na stronie KE – https://sme-vat-rules.ec.europa.eu.
Ustalenie, czy wprowadzono procedurę SME w kraju, w którym będzie miała miejsce dostawa lub będzie świadczona usługa, i na jakich zasadach można w tym kraju stosować tę procedurę
Podatnik może korzystać ze zwolnienia w poszczególnych krajach UE na warunkach określonych przez dane państwo członkowskie, jeżeli to państwo członkowskie wprowadziło zwolnienie na zasadach odpowiadających regulacjom, o których mowa w art. 113a ustawy o VAT. Z tego powodu w Hiszpanii i Irlandii Płn. nie będzie można korzystać ze zwolnienia.
Oznacza to, że polski podatnik musi spełniać również warunki co do limitu sprzedaży określonego przez kraj wskazany przez niego w powiadomieniu. Każdy kraj UE mógł ustalić własny limit zwolnienia, który nie może przekroczyć 85 000 euro. Jak poinformowało MF, we Francji i na Malcie będą jeszcze limity sektorowe, a w niektórych krajach będzie dwuletni okres karencji, czyli o prawie do zwolnienia będzie decydował obrót z dwóch poprzednich lat, a nie z poprzedniego roku. Ponadto, tak jak w Polsce, mogą istnieć wyłączenia w korzystaniu ze zwolnienia ze względu na rodzaj sprzedaży lub inne obostrzenia.
Jak informuje MF, poszczególne limity będą również ustalane według kursu wymiany opublikowanego przez EBC pierwszego dnia 2025 r.
Podatnik powinien ustalić, czy spełnia te warunki według przepisów kraju, w którym będzie korzystał ze zwolnienia. Informacji należy szukać na stronie KE dedykowanej SME: https://sme-vat-rules.ec.europa.eu.
Powoduje to, że opisana procedura może nie być ułatwieniem dla podatników. Jeśli podatnik nie będzie w stanie ustalić warunków zwolnienia obowiązujących we wskazanym przez niego kraju UE, to – zdaniem autora – może złożyć uprzednie powiadomienie, że chce korzystać z tej procedury i w jakim kraju, podając jedynie wartości jego sprzedaży z tego kraju przeliczone na euro według kursu wymiany EBC z 1 stycznia 2025 r. Natomiast gdy nie spełni warunków w którymś ze wskazanych przez siebie krajów, powiadomi go o tym naczelnik urzędu skarbowego, na podstawie informacji przekazanych przez właściwy organ podatkowy tego państwa członkowskiego. W takiej sytuacji podatnik nie powinien ponieść żadnych negatywnych konsekwencji. Nie zmienia to jednak faktu, że podatnik ostatecznie musi poznać zasady rozliczeń w krajach, w których korzysta ze zwolnienia, aby wiedzieć, kiedy utraci to prawo.
Krok 2. Złóż zgłoszenie rejestracyjne VAT-R, gdy nie byłeś zarejestrowany
Z procedury SME mogą korzystać zarówno podatnicy czynni, jak i zwolnieni. Podatnicy zwolnieni, którzy korzystali dotychczas ze zwolnienia bez rejestracji, na co pozwalają przepisy ustawy o VAT, będą mieć obowiązek złożenia zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R (art. 96 ust. 3c ustawy o VAT). Muszą tego dokonać przed złożeniem odrębnego zawiadomienia o wyborze procedury SME (tzw. uprzedniego powiadomienia). Składając VAT-R, w części C.1 formularza należy wskazać rodzaj zwolnienia, z którego podatnik korzysta w Polsce. Naczelnik US zarejestruje takiego podatnika jako zwolnionego z VAT. Jeśli podatnik, osoba fizyczna, nie posiada numeru NIP, wraz z VAT-R musi złożyć również formularz NIP-7, aby został mu nadany NIP (art. 6 ustawy o NIP). Nie można korzystać z procedury SME bez numeru NIP.
Podatnicy VAT czynni oraz zwolnieni zarejestrowani z takim statusem nie muszą aktualizować VAT-R.
Krok 3. Złóż uprzednie powiadomienie SME-P
W celu skorzystania ze zwolnienia, czyli procedury SME w innych krajach UE, polski podatnik będzie musiał złożyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego uprzednie powiadomienie. Dla wszystkich polskich podatników jest to Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (art. 3 ust. 3 pkt 2 lit. e ustawy o VAT).
MF został upoważniony do określenia szczegółowego zakresu danych, jakie muszą się znaleźć w tym powiadomieniu. W tym celu ma wydać rozporządzenie w sprawie danych zawartych w powiadomieniu o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w państwie członkowskim innym niż Rzeczpospolita Polska oraz informacji kwartalnej. Uprzednie powiadomienie będzie można złożyć wyłącznie w ustrukturyzowanym formacie dostępnym w e-Urzędzie Skarbowym (zakładka Deklaracje). Jak poinformowało MF, będzie to formularz SME-P.
Gdy będziemy chcieli, aby w naszym imieniu składał informacje inny podmiot, który nie ma pełnomocnictwa ogólnego, trzeba go upoważnić, składając formularz PPS-1EU (szczególne pełnomocnictwo do działania w procedurze SME), za pomocą konta w e-Urzędzie Skarbowym. Formularz OPS-1EU będzie służył do odwołania takiego pełnomocnictwa.
Aby jednak złożyć powiadomienie albo pełnomocnictwo, musimy posiadać konto w e-Urzędzie Skarbowym, na którym został podany aktualny adres poczty elektronicznej lub numer telefonu. Wymóg podania aktualnego adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu na koncie w e-Urzędzie Skarbowym dotyczy również podatnika, jeżeli działa przez pełnomocnika.
Podatnicy, którzy zamierzają korzystać z procedury SME, powinni sprawdzić, czy mają dostęp do swojego konta w e-Urzędzie Skarbowym. Jeśli działalność jest prowadzona w formie spółki, to należy złożyć wniosek o przyznanie dostępu dla wyznaczonych osób do konta spółki w e-Urzędzie Skarbowym, gdy do tej pory tego nie zrobiono. Wniosek o przyznanie lub odebranie dostępu można złożyć w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników dla organizacji.
Osoba fizyczna prowadząca działalność loguje się na konto, korzystając np. z aplikacji mObywatel. Jeśli posiada wymagane dostępy, musi sprawdzić, czy podane numery telefonów oraz adres e-mail są aktualne.
Krok 4. Uzyskaj polski numer identyfikacyjny EX
Potwierdzeniem, że możemy korzystać z procedury SME, jest nadanie przez Naczelnika Drugiego US Warszawa-Śródmieście polskiego numeru identyfikacji EX. Naczelnik będzie miał 35 dni roboczych po dniu otrzymania uprzedniego powiadomienia do:
- poinformowania podatnika o nadaniu polskiego numeru identyfikacyjnego EX, na potrzeby korzystania ze zwolnienia, jeżeli:
- wskazane przez podatnika państwo członkowskie potwierdziło jego prawo do korzystania ze zwolnienia w tym państwie,
- co najmniej jedno z państw członkowskich, które wskazał w powiadomieniu, potwierdziło jego prawo do korzystania ze zwolnienia w tym państwie – w przypadku gdy podatnik w uprzednim powiadomieniu wskazał więcej niż jedno państwo członkowskie, w którym zamierza korzystać ze zwolnienia;
- potwierdzenia podatnikowi polskiego numeru identyfikacyjnego EX nadanego na potrzeby korzystania ze zwolnienia – w przypadku gdy w uprzednim powiadomieniu podatnik wskazał więcej niż jedno państwo członkowskie, w którym zamierza korzystać ze zwolnienia, i polski numer identyfikacyjny EX został już nadany na potrzeby korzystania ze zwolnienia na terytorium jednego z tych państw członkowskich, a kolejne państwo członkowskie potwierdziło prawo podatnika do korzystania ze zwolnienia.
Termin 35 dni roboczych będzie mógł zostać wydłużony do czasu zakończenia tej weryfikacji, jeżeli warunki uprawniające do nadania lub potwierdzenia polskiego numeru identyfikacyjnego EX będą wymagały dodatkowego zweryfikowania w celu zapobieżenia uchylaniu się od opodatkowania lub unikaniu opodatkowania.
Podatnik otrzyma postanowienie o odmowie nadania polskiego numeru identyfikacyjnego EX, w przypadku gdy:
- roczny obrót na terytorium UE przekroczył w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym kwotę 100 000 euro,
- nie spełnia warunków korzystania ze zwolnienia we wszystkich państwach członkowskich, które wskazał w uprzednim powiadomieniu.
Na wydane postanowienie podatnik będzie mógł złożyć zażalenie.
Gdy natomiast podatnik nie spełni warunków korzystania ze zwolnienia w jednym lub kilku ze wskazanych krajów UE, organ podatkowy poinformuje go o odmowie skorzystania ze zwolnienia w tych państwach członkowskich. W takiej sytuacji polski numer identyfikacji EX zostanie mu nadany dla korzystania w krajach, które potwierdziły prawo do zwolnienia, o czym poinformuje go Naczelnik Drugiego US Warszawa-Śródmieście.
Krok 5. Poinformuj o zaprzestaniu korzystania z procedury OSS
Podatnicy, którzy rozliczali do tej pory VAT od dostaw towarów lub świadczenia usług w ramach procedury OSS, a wybiorą zwolnienie dla wszystkich krajów w ramach procedury SME, muszą powiadomić o tym Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście nie później niż 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpiła okoliczność wymagająca zawiadomienia, czyli został nadany polski numer identyfikacji EX (art. 130b ust. 7 ustawy o VAT). W tym celu trzeba złożyć aktualizację formularza VIU-R, zaznaczając w części C kwadrat, że rezygnujemy z korzystania z procedury unijnej.
Gdy nadal w niektórych krajach będziemy korzystali z procedury OSS, to nie składamy aktualizacji VIU-R.
Krok 6. Poznaj zasady rozliczeń, gdy korzystasz z procedury SME
Polski podatnik, który złoży zawiadomienie i uzyska polski numer identyfikacyjny EX, może korzystać ze zwolnienia w krajach, które potwierdziły jego prawo do zwolnienia. Polskie przepisy nie wskazują, od kiedy podatnik może korzystać z takiego zwolnienia. Będą o tym decydowały przepisy kraju, w którym korzystamy ze zwolnienia. Podmioty zagraniczne w Polsce będą mogły korzystać ze zwolnienia od dnia, w którym zostaną poinformowane, przez organy skarbowe swojego kraju, o nadaniu im numeru identyfikacji EX.
Zasady dokumentacji tej sprzedaży również określą przepisy konkretnego kraju członkowskiego. W Polsce podmiot zagraniczny ma na fakturze posługiwać się numerem identyfikacyjnym EX. Zapewne tak będzie również w innych krajach UE.
Polski podatnik, który będzie korzystał ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE w ramach procedury SME, będzie obowiązany do składania Naczelnikowi Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście:
- informacji kwartalnej – w terminie miesiąca od końca kwartału, przy czym termin ten upływa również, gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy;
- korekty informacji kwartalnej – niezwłocznie, w przypadku zmian w informacji kwartalnej.
Wzór takiej informacji określi MF w drodze rozporządzenia. Ustrukturyzowany formularz informacji kwartalnej SME-IK będziemy wysyłać za pomocą konta w e-Urzędzie Skarbowym.
Trzeba będzie prowadzić ewidencję zarówno sprzedaży w całej UE, jak i w rozbiciu na poszczególne kraje Podatnik, który wybrał zwolnienie, nie odliczy VAT od zakupu towarów i usług związanych ze sprzedażą zwolnioną z VAT rozliczanej w procedurze SME, nawet gdy jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce (art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT).
PODSTAWA PRAWNA:
z art. 3 ust. 3 pkt 2 lit. e, art. 86 ust. 8 pkt 1, art. 96 ust. 3c, art. 113b ustawy o VAT
Artykuł pochodzi z książki:
Jak przygotować się do zmian 2025. Podatki. Rachunkowość. Prawo pracy. ZUS
Autorka
Joanna Dmowska