Ograniczenia dla umów terminowych wynikające z Kodeksu pracy dotyczą:
- dopuszczalnej liczby umów na czas określony, jakie może zawrzeć pracodawca z tym samym pracownikiem, oraz
- maksymalnego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie umów na czas określony.
Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, jak również łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy nie może przekroczyć 33 miesięcy. Ten sam pracodawca z tym samym pracownikiem (osobą ubiegającą się o zatrudnienie) ma możliwość zawarcia nie więcej niż 3 umów tego rodzaju.
Mimo że umowa na okres próbny jest umową terminową, jej zawarcie na początkowym etapie zatrudnienia nie ma wpływu na liczbę później zawartych umów na czas określony oraz łączny czas ich trwania. Nie wlicza się jej bowiem do tych limitów.
W kontekście zatrudniania pracowników na podstawie umów na czas określony może pojawić się wątpliwość, czy dopuszczalne trzy umowy tego rodzaju oraz 33-miesięczny okres zatrudnienia są bezwzględnie obowiązujące. Nie można bowiem wykluczyć sytuacji, kiedy strony wykorzystają limity w zakresie zawierania umów na czas określony, a następnie po wielu latach będą chciały ponownie nawiązać współpracę na podstawie umów tego rodzaju.
Pozalimitowe umowy na czas określony
Ze względów praktycznych limit 33 miesięcy zatrudniania pracownika na podstawie trzech umów o pracę na czas określony nie będzie miał zastosowania w każdym przypadku. Dopuszczalna liczba umów na czas określony oraz łączny ich okres nie dłuższy niż 33 miesiące nie mają zastosowania do umów na czas określony, zawieranych:
- w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
- w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
- w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.
Umowa na zastępstwo jest umową na czas określony zawieraną na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Przy zawieraniu takiej umowy należy oznaczyć okres, przez jaki będzie ona obowiązywała strony – nie tyle przez odniesienie się do konkretnego terminu (który nie zawsze jest wiadomy), ile do nieobecności zastępowanego pracownika. Można zatem wskazać, że umowa zawierana jest np. na okres niezdolności do pracy z powodu choroby konkretnego pracownika (który może być przedłużany kolejnymi orzeczeniami o czasowej niezdolności do pracy) lub na okres korzystania przez pracownika z określonego uprawnienia, np. z urlopu wychowawczego.
Pracodawca ma możliwość zawierania z tym samym pracownikiem wielu umów na zastępstwo. Ich liczba oraz czas obowiązywania nie będą wliczane do limitu umów terminowych. Umowa na zastępstwo rozwiązuje się w dniu powrotu zastępowanego pracownika do pracy. W takim bowiem przypadku nieaktualny staje się cel umowy, jakim jest konieczność zastępstwa nieobecnego pracownika w okresie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Limit zarówno czasowy, jak i ilościowy dotyczący umów o pracę na czas określony nie ma zastosowania w przypadku umów, których celem jest wykonywanie pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym. Mimo braku bezpośredniego zdefiniowania w przepisach prawa pracy pojęcia „praca dorywcza” przyjmuje się, że pracą taką jest praca każdego rodzaju, która realizowana jest w krótkim przedziale czasu i nie ma charakteru powtarzalnego.
Praca dorywcza wiąże się więc z możliwością elastycznego zwiększenia lub zmniejszenia zatrudnienia z uwzględnieniem aktualnego, bieżącego i zmiennego zapotrzebowania na pracę. Kodeks pracy nie wskazuje również, czym jest „praca sezonowa”. Przyjmując, że podstawowym kryterium odróżniającym pracę sezonową od innej pracy jest sezonowość, można uznać, że umowa na czas określony, której przedmiotem ma być praca sezonowa, powinna korespondować w zakresie jej długości z czasem trwania sezonu – przykładowo sezonu żniw lub letniego sezonu turystycznego.
Kolejny przypadek, w którym nie obowiązują limity zarówno ilościowe, jak i czasowe dotyczące umów terminowych, to zawieranie umowy na czas określony w celu wykonywania pracy przez okres kadencji. Omawiana okoliczność ma stosunkowo wąski zakres zastosowania, np. może dotyczyć pracodawców, jakimi są spółki prawa handlowego, które zawierają umowy na czas określony, na okres trwania kadencji w zarządzie spółki.
Najbardziej problematyczną przesłanką, umożliwiającą zawieranie pozalimitowych umów na czas określony, to zawieranie umów terminowych, którym towarzyszą leżące po stronie pracodawcy przyczyny obiektywne. Ponieważ przepisy nie definiują, czym są takie przyczyny, pracodawca powinien z dużą ostrożnością podchodzić do zawierania tego typu umów. Może to bowiem prowadzić do sytuacji spornych pomiędzy stronami stosunku pracy.
Oceny w zakresie wystąpienia przyczyn obiektywnych, dla których możliwe jest zawieranie umów na czas określony poza limitem, dokonuje pracodawca. Uzasadnieniem do zawarcia takiej umowy na czas określony może być wyłącznie przyczyna obiektywna istniejąca w czasie zawierania umowy, a nie przyczyna przyszła, która może, ale nie musi wystąpić.
Należy przyjąć, że przyczyną obiektywną nie będzie ogólna sytuacja rynkowa czy powody ekonomiczne leżące po stronie pracodawcy, ale wynikające z niewłaściwego zarządzania podmiotem. Pracownicy nie powinni bowiem ponosić ryzyka pracodawcy. Mają oni status osób zatrudnionych, a nie partnerów czy wspólników w zakresie działalności prowadzonej przez pracodawcę.
Zawierając umowę na czas określony, w wyjątkowych przypadkach, w których przepisy Kodeksu pracy dopuszczają stosowanie umów poza dopuszczalnymi limitami, należy pamiętać, że w treści umowy o pracę powinien znaleźć się punkt określający cel zawarcia takiej umowy lub określenie przyczyn obiektywnych, dla których jest zawierana.
Prawidłowe określenie przyczyn zawarcia umowy na czas określony, która nie będzie mieściła się w limicie takich umów, nie jest szczególnie problematyczne w przypadku umowy na zastępstwo czy umowy zawieranej na okres kadencji. Większy problem może powstać wtedy, gdy umowa jest zawierana w warunkach przyczyn obiektywnych leżących po stronie pracodawcy. Mimo iż przepisy nie przewidują w sposób bezpośredni takiego wymogu, należy uznać, że pracodawca powinien w treści umowy wskazać na konkretną przyczynę obiektywną, uzasadniającą zawarcie umowy poza limitem. Posłużenie się wyłącznie zwrotem „umowa zawarta w związku z przyczynami obiektywnymi leżącymi po stronie pracodawcy” nie jest wystarczające, a takie postępowanie pracodawcy może być uznane za mające na celu obejście prawa. Oczywiście nie ma wymogu, aby w treści umowy zawarty był bardzo szczegółowy opis przyczyn obiektywnych czy ich dogłębna charakterystyka i analiza. Przyczyna obiektywna powinna być jednak wskazana precyzyjnie, konkretnie i pozwalać na ustalenie jej istnienia w czasie zawierania umowy.
Należy pamiętać, że zawarcie umowy, której towarzyszą obiektywne przyczyny, leżące po stronie pracodawcy, nie jest wyłącznie sprawą pomiędzy pracodawcą a osobą zatrudnioną.
Obowiązkiem pracodawcy jest zawiadomienie właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę na czas określony w warunkach istnienia obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy.
Okręgowy inspektor pracy powinien być zawiadomiony o zawarciu umowy w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia. Warto pamiętać, że niedotrzymanie powyższego terminu może zostać potraktowane jako wykroczenie zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.
W treści zawiadomienia okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy na czas określony w warunkach istnienia obiektywnych przyczyn pracodawca powinien wskazać te przyczyny. Zalecanym rozwiązaniem jest podanie w zawiadomieniu tej samej treści w zakresie przyczyn obiektywnych, jaką zawiera umowa o pracę. Pracodawca nie ma obowiązku przesyłania okręgowemu inspektorowi pracy kserokopii umowy zawartej w związku z istnieniem obiektywnych przyczyn. Żaden przepis nie zawiera takiego wymogu, a ponadto taka czynność mogłaby wywołać wątpliwości w zakresie przetwarzania danych osobowych pracownika.
Z całą pewnością inspektor pracy ma możliwość skontrolowania umów o pracę zawieranych w warunkach istnienia przyczyn obiektywnych, konfrontując to z zestawieniem zawiadomień otrzymanych przez okręgowego inspektora pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracownika, przesyłając kopię jego umowy o pracę okręgowemu inspektorowi pracy wraz z zawiadomieniem o zawarciu takiej umowy, poza koniecznością okazania takiej umowy w trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych przez inspektora PIP.
Artykuł pochodzi z książki:
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2023
Autor
Magdalena Sybilska-Bonicka