Wnioski dotyczące pracy zdalnej – o czym pamiętać?

Wszystkie wnioski związane z pracą zdalną (w tym jako formą elastycznej organizacji pracy) mogą być składane w postaci papierowej (tradycyjne pismo podpisane własnoręcznie albo do niego zbliżone, np. dokument przesłany faksem) lub elektronicznej (treść przesłana np. e-mailem, SMS-em czy druk wypełniony w wewnętrznym programie pracodawcy).

Wniosek o zastosowanie pracy zdalnej

Pracodawca samodzielnie decyduje o przyjęciu lub odrzuceniu pracowniczego wniosku o pracę zdalną. Musi natomiast go uwzględnić, gdy składającym jest pracownik wymieniony w art. 6719 § 6 i § 7 Kodeksu pracy. Prawo odmowy przysługuje pracodawcy wyłącznie wtedy, gdy praca zdalna jest niemożliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy musi poinformować pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, w ciągu 7 dni roboczych od dnia złożenia przez niego wniosku.

Wniosek o pracę zdalną jako elastyczną organizację pracy

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzona od 26 kwietnia 2023 r. wdrożyła dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20 czerwca 2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającą dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz. Urz. UE L Nr 188, str. 79), tj. tzw. dyrektywę work-life balance. Stąd w nowym art. 1881 Kodeksu pracy została określona elastyczna organizacja pracy (pojęcie zdefiniowane w art. 3 lit. f dyrektywy), do której zalicza się pracę zdalną.

Na podstawie tego przepisu pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8 roku życia, może zawnioskować o pracę zdalną. Wniosek trzeba złożyć co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z tej formy elastycznej organizacji pracy, wskazując w nim:

• pracę zdalną jako rodzaj elastycznej organizacji pracy,
• imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka,
• przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy w formie pracy zdalnej,
• termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy.

Pracodawca rozpatruje taki wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika (w tym termin i przyczynę konieczności korzystania z pracy zdalnej jako elastycznej organizacji pracy) oraz własne potrzeby i możliwości (w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika).

Może go zaakceptować, odmówić przyjęcia albo wyznaczyć inny termin zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku. Informację o swojej decyzji (musi zawierać przyczynę, jeśli jest odmowna) przekazuje, w postaci papierowej lub elektronicznej, pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

Wnioski o powrót do pracy tradycyjnej

Pracodawca i pracownik mają prawo zawnioskować o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej, wprowadzonej w trakcie zatrudnienia, i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy w terminie przez nich ustalonym, lecz nie dłuższym niż 30 dni od otrzymania wniosku. Wniosek każdej ze stron jest wiążący, tj. musi być zrealizowany (art. 6722 § 1 zd. 1 Kodeksu pracy). Taki charakter ma również wniosek pracodawcy o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika, którego wniosek został uwzględniony na mocy art. 6719 § 6 i § 7 Kodeksu pracy (por. tabela 3). Pracodawca może go jednak złożyć tylko wtedy, gdy dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika (art. 6722 § 2 Kodeksu pracy).

O zaprzestanie pracy zdalnej i powrót do pracy stacjonarnej nie może wystąpić pracownik, który uzgodnił tę formę świadczenia pracy przy nawiązywaniu stosunku pracy (patrz pkt 7) lub realizuje ją okazjonalnie (art. 6722 § 1 zd. 1 Kodeksu pracy). Takie prawo ma natomiast pracownik korzystający z elastycznej organizacji pracy (art. 1881 § 6–7 Kodeksu pracy).

Wnioski o wymaganej formie pisemnej

Pracownicy świadczący pracę zdalnie zyskali prawo składania wniosków, dla których przepisy Kodeksu pracy i jego aktów wykonawczych przewidują formę pisemną, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 6732 Kodeksu pracy). Dotyczy to m.in. wniosków o indywidualny rozkład czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 Kodeksu pracy) czy o urlop wychowawczy (art. 186 § 7 Kodeksu pracy).

Artykuł pochodzi z książki:
Praca zdalna. Obowiązki i uprawnienia pracowników i pracodawców

Opracowanie materiału
Tomasz Kowalski