Zaświadczenie o niekaralności – kiedy jest wymagane i w jakiej formie?

Niekaralność jest przewidywana w wielu ustawach jako warunek zatrudnienia.

Przykładowo można wskazać takie grupy pracowników, jak:

• nauczyciele (art. 10 ust. 5 pkt 4 ustawy – Karta Nauczyciela),
• straż graniczna (art. 31 ust. 1 ustawy o Straży Granicznej),
• strażnicy gminni (art. 24 pkt 7 ustawy o strażach gminnych),
• członkowie korpusu służby cywilnej (art. 4 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej),
• pracownicy samorządowi, z wyjątkiem osób zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi (art. 6 ust. 3 pkt 2 ustawy o pracownikach samorządowych),
• detektywi (art. 29 ust. 1 pkt 6 ustawy o usługach detektywistycznych).

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych kandydata do pracy oraz pracownika, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 221 § 5 Kodeksu pracy).

Co do zasady udokumentowanie niekaralności przez kandydata do pracy następuje zatem w formie stosownego oświadczenia złożonego pracodawcy. Pracownik, którego pracodawca zobowiąże do udokumentowania faktu niekaralności, nie musi tej okoliczności udowadniać zaświadczeniem z Krajowego Rejestru Karnego – może to być inny dokument, który będzie w sposób dostateczny potwierdzał, że dana osoba nie została skazana.

Tylko w przypadku wyraźnego przepisu rangi ustawowej, zobowiązującego osobę ubiegającą się o zatrudnienie do wykazania swojej niekaralności i dostarczenia w związku z tym stosownego dokumentu, pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego. Taka regulacja prawna występuje m.in. w:

• 77 § 1 pkt 1 ustawy – Prawo o prokuraturze – kandydat na stanowisko prokuratorskie przedstawia informację z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącą jego osoby,
• 57 § 7 ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych – zgłaszający swoją kandydaturę do objęcia stanowiska sędziego sądu powszechnego przedstawia informację z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącą jego osoby,
• 10 ust. 8a ustawy – Karta Nauczyciela – w celu potwierdzenia nieskazania prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, jest obowiązany przedstawić dyrektorowi szkoły informację z Krajowego Rejestru Karnego.

Należy podkreślić, że przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym nie upoważniają pracodawcy do swobodnego badania historii kryminalnej pracownika. Zakres badania będzie bowiem wyznaczony przepisami dotyczącymi wymogu niekaralności.

Przywołana ustawa zobowiązuje do określenia w zapytaniu o udzielenie informacji o osobie m.in. rodzaju i zakresu danych o osobie, które mają być przedmiotem informacji (art. 19 ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym).

Ponadto od 15 lutego 2024 r. rozszerzono obowiązek weryfikowania każdej nowo zatrudnianej osoby, która będzie wykonywała zadania z małoletnimi. Konieczność sprawdzenia pod kątem niekaralności kandydatów do takiej pracy mają wszystkie podmioty prowadzące działalność związaną z:

• wychowaniem małoletnich,
• edukacją małoletnich,
• wypoczynkiem małoletnich,
• leczeniem małoletnich,
• świadczeniem porad psychologicznych małoletnim,
• rozwojem duchowym małoletnich,
• uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich,
• opieką nad małoletnimi.

Zatrudniający osobę mającą mieć pod opieką małoletnich, niezależnie od formy zatrudnienia, ma obowiązek uzyskania informacji, czy dane zatrudnianej osoby nie zostały zamieszczone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym, który obejmuje przestępstwa ujęte w rozdziale XXV Kodeksu karnego „Przestępstwa przeciwko wolności seksualnej i obyczajności”, z wyjątkiem:

• kazirodztwa (art. 201 Kodeksu karnego), chyba że zostało popełnione na szkodę małoletniego,
• prezentowania treści pornograficznych (art. 202 § 1, § 3, § 4a, § 4b, § 4c Kodeksu karnego),
• stręczycielstwa, sutenerstwa i kuplerstwa (art. 204 § 1 i 2 Kodeksu karnego), chyba że zostały popełnione na szkodę małoletniego.

W celu realizacji obowiązku weryfikacji kandydatów do pracy pod kątem niekaralności za przestępstwa na tle seksualnym dostęp do opisanych wcześniej danych w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym został przewidziany m.in. dla:

• pracodawców – przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub z opieką nad nimi, w zakresie uzyskania informacji, czy dane tej osoby są zgromadzone w tym rejestrze,
• innym organizatorom – przed dopuszczeniem osoby do działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub z opieką nad nimi, w zakresie uzyskania informacji, czy dane tej osoby są zgromadzone w tym rejestrze – na podstawie art. 12 pkt 6 i 7 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich.

Drugim etapem weryfikacji kandydata do pracy w podmiocie zobowiązanym do weryfikacji niekaralności osób mających pracować z dziećmi jest sprawdzenie informacji o nim w Krajowym Rejestrze Karnym. Jednak w tym przypadku zaświadczenie o niekaralności podmiotowi zatrudniającemu ma obowiązek przedłożyć kandydat.

Zaświadczenie o niekaralności powinno obejmować przestępstwa:

• przeciwko życiu i zdrowiu (określone w rozdziale XIX Kodeksu karnego),
• przeciwko wolności seksualnej i obyczajności (określone w rozdziale XXV Kodeksu karnego),
• handel ludźmi (art. 189a Kodeksu karnego),
• znęcanie się (art. 207 Kodeksu karnego),
• określone w ustawie o przeciwdziałaniu narkomanii,
• odpowiadające tym przestępstwom czyny zabronione określone w przepisach prawa obcego.

W przypadku gdy kandydatem do pracy jest osoba nieposiadająca polskiego obywatelstwa dodatkowo przedkłada zatrudniającemu informację z rejestru karnego państwa swojego obywatelstwa uzyskiwaną do celów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi.

Dodatkowo kandydat do pracy składa zatrudniającemu oświadczenie o państwie lub państwach, w których mieszkał w ciągu ostatnich 20 lat poza Polską i kraju swojego obywatelstwa. Jeśli kandydat zamieszkiwał w krajach trzecich, ma obowiązek przedłożyć zatrudniającemu informację z rejestrów karnych do działów działalności zawodowej lub wolontariackiej związanej z kontaktami z dziećmi ze wszystkich tych państw, w których mieszkał.

Jeśli prawo innego niż Polska państwa obywatelstwa lub zamieszkania kandydata do pracy nie przewiduje wydawania takiej informacji, możliwe jest przedłożenie informacji z rejestru karnego danego państwa. Jeżeli natomiast nie ma w danym kraju rejestru karnego, kandydat powinien złożyć oświadczenie, w którym wskaże na brak możliwości uzyskania zaświadczeń o niekaralności w danym państwie wraz z oświadczeniem, że nie został nigdy prawomocnie skazany w tym kraju za czyny zabronione odpowiadające przestępstwom, których weryfikacji wymagają polskie przepisy. Oświadczenie takie składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Musi więc zawierać wskazaną w ustawie klauzulę w tym zakresie.

Należy podkreślić, że zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż te, które są wymagane na podstawie Kodeksu pracy (art. 22 1a § 1 Kodeksu pracy). Nie dotyczy to jednak danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 10 RODO).

Pracodawca nie może więc, nawet za zgodą kandydata do pracy lub pracownika, przetwarzać jego danych osobowych o wyrokach skazujących, czynach niedozwolonych lub powiązanych środkach bezpieczeństwa.

Artykuł pochodzi z książki:
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2024

Opracowanie materiału
Magdalena Sybilska-Bonicka