W jaki sposób korzystać z KSeF na potrzeby obiegu e-fakturowania i jakie są darmowe narzędzia KSeF?

Aplikacja Podatnika – bezpłatna aplikacja dla podatników korzystających z KSeF

Pierwszym takim narzędziem jest przeznaczona dla KSeF Aplikacja Podatnika.

Aplikacja Podatnika umożliwia korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników, zarządzanie uprawnieniami, wystawianie i odbieranie e-faktur w KSeF, podgląd e-faktury, weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF.

W efekcie przedsiębiorcy, którzy nie będą chcieli korzystać z rozwiązań odpłatnych, będą mogli wystawić e-fakturę sprzedaży lub odpowiednio pobrać e-fakturę zakupu z KSeF, właśnie dzięki tej aplikacji. Warto jednak zalogować się do niej i sprawdzić zakres możliwych działań, zanim jeszcze wystawianie e-faktury stanie się obligatoryjne dla danego podmiotu. Może się bowiem okazać, że przy większej ilości wystawianych faktur lub ich różnorodności proces działania w aplikacji nie będzie dla danego podmiotu efektywny.

Aplikacja Podatnika nie ma bowiem możliwości tworzenia bazy danych kontrahentów i zapamiętywania danego rodzaju świadczeń. W efekcie wystawienie e-faktury zwyczajowo wiąże się z przejściem przez 4 strony formularza elektronicznego, gdzie większość danych jest wpisywanych z palca. Tym samym im większa skala działań i dokumentów sprzedażowych, tym bardziej niedoskonałe może się wydawać omawiane narzędzie.

Z Aplikacji Podatnika warto będzie korzystać chociażby w minimalnej części nawet wówczas, gdy standardowo działania podatnika w KSeF opierać się będą na rozwiązaniach komercyjnych. Dotyczy to możliwości wykorzystania tego narzędzia dla celów zarządzania uprawnieniami czy też generowania odpowiednich tokenów lub certyfikatów uwierzytelniających, które będą możliwe do wykorzystania na potrzeby zewnętrznych (tych komercyjnych) rozwiązań.

Analogicznie, jeśli w organizacji istnieje wiele pionów lub oddziałów i zaistnieje potrzeba ustanowienia tzw. jednostek zależnych i wygenerowania IDWew przypisanego do danej jednostki.

Warto przy tym zwrócić uwagę na sposoby udostępnienia Aplikacji Podatnika i jej testowania.

Mamy do wyboru trzy wersje aplikacji, tj.:

• wersję produkcyjną – wymagającą użycia rzeczywistych danych uwierzytelniających, gdzie wystawienie faktury i wszelkie inne działania (np. nadanie uprawnień osobie x) odnosi pełnoprawne skutki (faktura jest uznana za skutecznie wprowadzoną do obiegu i uprawnienie jest skuteczne i możliwe do wykorzystywania);
• wersję przedprodukcyjną (demo) – wymagającą użycia rzeczywistych danych uwierzytelniających, niemniej dla celów testowych, gdzie podawane dane powinny zostać zanonimizowane, a wystawiona faktura lub udzielone uprawnienie nie są skuteczne (wersja ta prezentuje jedynie możliwy sposób postępowania w celach wykonania prób);
• wersję testową – wymagającą wykorzystania zanonimizowanych danych, gdzie można testować rozwiązania aplikacji i przy wykorzystaniu nieprawdziwych danych wykonać pierwsze próby działania, np. wystawienia faktury lub przyznania uprawnień. W szczególności wersja ta jest warta uwagi i zapoznania przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które w przyszłości mogą rozważać jej stałe wykorzystywanie.

Docelowo – zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów – finałowa wersja produkcyjna Aplikacji Podatnika ma być uruchomiona w listopadzie 2025 r.

WAŻNE
Podatnik, który chce zapoznać się z Aplikacją Podatnika, może to zrobić na stronach Ministerstwa Finansów pod linkiem: https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/.[1]

Aplikacja Mobilna KSeF – bezpłatne rozszerzenie Aplikacji Podatnika

Aplikacja Mobilna KSeF to rozwiązanie, które umożliwia chmurowe:

• zarządzanie fakturami VAT oraz korektami faktur VAT (poprzez wystawianie, wyszukiwanie, przeglądanie, pobieranie oraz udostępnianie);
• zarządzanie profilami, nabywcami oraz rachunkami bankowymi przedsiębiorcy (poprzez dodawanie, usuwanie, podgląd i edycję);
• weryfikację istnienia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (poprzez skanowanie kodu QR umieszczonego na wydruku faktury).

Aplikacja Mobilna jest możliwa do pobrania (nieodpłatnie) dla telefonów z systemem Android ze sklepu Google Play, zaś dla telefonów z systemem iOS – ze sklepu App Store. Przy tym instalacja taka nie będzie możliwa, jeśli na danym telefonie modyfikowano system operacyjny, w szczególności dotyczy to modyfikacji polegających na przełamaniu zabezpieczeń producenta telefonu lub producenta systemu operacyjnego (tzw. jailbreaking czy rooting).

Co jednak szczególnie istotne, aplikacja ta jest udostępniana w środowisku produkcyjnym. Oznacza to, że rozpoczęcie korzystania z tej aplikacji wymaga od użytkownika, aby ten świadomie zdecydował się na wystawianie e-faktur, czyli – na chwilę obecną – dobrowolnie rozpoczął korzystanie z KSeF. Pomimo iż środowisko docelowe wciąż jest opracowywane! Przypomnijmy bowiem, że na początku 2024 r. przeprowadzono audyt, którego wnioski doprowadziły MF do wniosku, że KSeF „budujemy od nowa”.

WAŻNE
Podatnik, który chce zapoznać się z Aplikacją Mobilną, może ją pobrać ze stron Ministerstwa Finansów pod linkiem: https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/.[2]

Aplikacja e-mikrofirma – darmowe narzędzie dla podatników korzystających z KSeF

Trzecim, nieodpłatnym narzędziem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów jest aplikacja e-mikrofirma, która pozwala na powiązanie istniejącego konta z KSeF, w tym na wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych. Z narzędziem tym można się zapoznać po zalogowaniu do e-Urzędu Skarbowego linkiem: https://urzadskarbowy.gov.pl.[3]

[1] Dostęp: 29.06.2025 r.

[2] Dostęp: 27.07.2025 r.

[3] Dostęp: 27.07.2025 r.

Artykuł pochodzi z książki:
KSeF krok po kroku – zasady działania i metody wdrożenia

Autorzy
Kajetan Kubicz
Adwokat, Partner Kancelarii LTCA, ekspert z zakresu VAT. Specjalizuje się w doradztwie na rzecz Klientów działających w branży budowlanej, transportowej, produkcyjnej oraz handlowej. Doświadczony doradca, audytor podatkowy oraz wykładowca szkoleniowy. Obecnie kieruje zespołem wdrożeniowym KSeF, z sukcesami prowadzi projekty związane z doradztwem i implementacją rozwiązań podatkowo-prawnych dotyczących e-fakturowania.

Łukasz Krasowski
Doradca podatkowy, radca prawny LTCA, ekspert z zakresu podatku VAT. Specjalizuje się w podatku VAT, jest doświadczonym audytorem podatkowym i wykładowcą. Obecnie uczestniczy w bieżących projektach dedykowanych wsparciu przedsiębiorców w planowaniu i implementacji rozwiązań dotyczących obowiązkowego e-fakturowania w KSeF.