Gospodarka finansowa w CUW

Księgi rachunkowe jednostek obsługiwanych przez CUW, dla których organem prowadzącym jest powiat, prowadzone są w siedzibie centrum usług wspólnych, bowiem należy pamiętać, że odpowiedzialność za przejęte zadania z zakresu gospodarki finansowej oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostek obsługiwanych spoczywa na kierowniku CUW, a prowadzenie ksiąg rachunkowych jest jednym z elementów rachunkowości. Kierownik jednostki obsługiwanej w dalszym ciągu dokonuje dyspozycji w odniesieniu do środków publicznych, natomiast odpowiedzialność za rachunkowość i sprawozdawczość ponosi kierownik jednostki obsługującej (kierownik CUW).

WAŻNE!
Kierownicy jednostek budżetowych, w tym jednostek obsługiwanych przez CUW, są odpowiedzialni za dokonanie oceny celowości i gospodarności w zakresie wydatkowania środków finansowych w ramach powierzonych im zadań i to na nich spoczywa obowiązek udokumentowania celowości zakupu.

Dowody księgowe – czym są i jak je korygować?

Fakt dokonania operacji gospodarczej i jej rzeczywisty przebieg dokumentowane są dowodem księgowym.

Dowodami księgowymi są dokumenty potwierdzające dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej podlegającej ewidencji księgowej. Prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dowody księgowe stanowią podstawę do ujęcia w księgach rachunkowych, a także są podstawą zarządzania i kontroli działalności jednostki.

Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek oraz poprawianie pojedynczych cyfr. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i zewnętrznych własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz z uzasadnieniem. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.

Dowód księgowy stanowi podstawę ujęcia w księgach rachunkowych, jeśli zawiera co najmniej następujące elementy:

• określenie rodzaju dowodu;
• określenie numeru identyfikacyjnego (numer nadany przez wystawiającego oraz numer nadany przez otrzymującego, pod którym ujmuje się go w księgach rachunkowych);
• określenie stron (nazwy, adresu) dokonujących operacji gospodarczych;
• opis operacji gospodarczej – opis zdarzenia gospodarczego powinien być wyczerpujący, tak, aby możliwe było prawidłowe zakwalifikowanie i ujęcie zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych,
• wartość operacji gospodarczej;
• datę dokonania operacji gospodarczej lub datę sporządzenia dowodu, gdy dowód został sporządzony pod inną datą niż data dokonania operacji gospodarczej;
• potwierdzenie i podpis osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie dowodu księgowego, zdarzenia gospodarczego co do jego celowości i zasadności;
• zatwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).

Kontrola dowodów księgowych w CUW

Prawidłowa dekretacja polega na naniesieniu na dowodzie aktualnych kont księgowych oraz podziałki klasyfikacji budżetowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Wszystkie dokumenty finansowo-księgowe, które są odzwierciedleniem wpływu środków do jednostki lub dokonanego przez jednostkę wydatku, muszą przebyć określoną drogę – weryfikacji, potwierdzenia, zatwierdzenia.

Każdy dokument księgowy podlega sprawdzeniu i kontroli pod względem:

• merytorycznym,
• formalno-rachunkowym.

WAŻNE!
Dowody księgowe przekazywane do CUW powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym przez kierowników jednostek obsługiwanych lub upoważnione przez nich osoby, natomiast kontroli formalno-rachunkowej dokonują upoważnieni pracownicy CUW.

Artykuł pochodzi z książki:
Samorządowe centra usług wspólnych. Zadania, zasady tworzenia i funkcjonowania

Autor
Marta Banach