piątek, 26 września 2025
Pixabay
Od 1 lutego 2026 r. większość podatników będzie zobowiązana do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Kolejną grupę podatników obejmie ten obowiązek od 1 kwietnia 2026 r. Dla części podatników przewidziane będą dalsze terminy. Znamy mechanizm działania tego systemu, a część podatników już korzysta z KSeF dobrowolnie. Dlatego warto rozpocząć przygotowania, aby poznać system i ustalić zasady organizacji pracy w biurze i współpracy z klientami.
W jaki sposób można nadać uprawnienia do KSeF?
Nadawanie uprawnień do KSeF zależy od statusu podatnika.
Podatnik będący osobą fizyczną
Uprawnienie pierwotne, czyli możliwość bezpośredniego uwierzytelnienia się w KSeF, ma osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Po zalogowaniu się z wykorzystaniem profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego może nadać innym osobom uprawnienia imienne do korzystania z KSeF w odniesieniu do jej firmy lub wygenerować token, który zostanie przez te osoby wprowadzony do systemów komputerowych, z których będą korzystać do obsługi KSeF.
WAŻNE!
Zasadniczą różnicą między uprawnieniami imiennymi a tokenem jest to, że uprawnienie imienne pozwala na logowanie się danej osobie, która to uprawnienie posiada, z wykorzystaniem wszelkich systemów do obsługi KSeF.
W przypadku tokena jest to możliwe za pomocą programu, do którego ten token zostanie wprowadzony.
Podatnicy inni niż osoba fizyczna, np. spółka cywilna, jawna lub spółka z o.o.
W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą NIP, możliwe jest korzystanie z KSeF również na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich – bez konieczności wcześniejszego zgłaszania tego faktu do urzędu skarbowego.
Natomiast podatnicy inni niż osoby fizyczne, którzy nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (np. spółki cywilne, jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne, partnerskie czy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), w celu uzyskania dostępu do KSeF powinni złożyć zawiadomienie na formularzu ZAW-FA. Podkreślić należy, że na druku ZAW-FA można wskazać tylko jedną osobę. Osoba ta będzie pełniła funkcję reprezentanta. Może on nadawać uprawnienia do KSeF w imieniu podmiotu, który złożył ZAW-FA.
Artykuł pochodzi z książki:
Gorące tematy dla biur rachunkowych. Podatki. Prawo pracy. Zarządzanie biurem
Opracowanie materiału
Wioletta Chaczykowska