Kiedy przysługują pracownikowi podwyższone koszty uzyskania przychodów?

Jakie warunki muszą być spełnione, by uzyskać podwyższone koszty uzyskania przychodów?

Spełnione muszą być łącznie trzy warunki:

• pracownik posiada miejsce stałego lub czasowego zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, oraz
• pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę,
• pracownik złożył oświadczenie o spełnieniu warunku posiadania miejsca stałego lub czasowego zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy (zob. art. 32 ust. 7 ustawy o PIT).

Jak przy tym wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 16 grudnia 2015 r. (sygn. IPTPB1/4511-611/15-2/MH):

MF
(...) wystarczy, aby choć jeden dzień w miesiącu pracownik wykonywał pracę poza miejscowością, w której mieszka, by można było zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy.

Podkreślić przy tym należy, że nie tylko stałe, ale również czasowe miejsce zamieszkania pracownika w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, wyłącza możliwość potrącania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Sytuacja taka ma miejsce, przykładowo, w przypadku wynajmowania przez pracownika mieszkania w takiej miejscowości (zob. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 kwietnia 2011 r., sygn. ILPB1/415-57/11-2/TW).

Z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów mogą przy tym korzystać pracownicy wykonujący pracę częściowo lub w całości zdalnie. Potwierdzają to w udzielanych wyjaśnieniach organy podatkowe, czego przykładem mogą być interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 lipca 2023 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.433.2023.2.SJ) oraz z 4 sierpnia 2023 r. (sygn. 0115-KDIT2.4011.273.2023.2.MM). Jak czytamy w drugiej z tych interpretacji:

MF
Pracownicy – których miejsce czasowego lub stałego zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż miejscowość, w której w umowie o pracę określone zostało miejsce wykonywania pracy (biuro Spółki w A.) – wykonujący Przeważającą Pracę Zdalną oraz Całkowitą Pracę Zdalną mogą uznać, że ich miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Zatem mogą oni złożyć Wnioskodawcy oświadczenie o zastosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. W sytuacji gdy pracownicy ci nie otrzymują/nie będą otrzymywali dodatku za rozłąkę, a zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy jest/będzie zaliczony do przychodów podlegających opodatkowaniu Wnioskodawca – jako płatnik – przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy dla tych Pracowników może/będzie mógł zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu wynikające z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodać należy, że na podstawie art. 32 ust. 6 ustawy o PIT pracownicy mogą składać pracodawcom wnioski o niestosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Możliwość składania takich wniosków istnieje od 1 stycznia 2023 r.

Artykuł pochodzi z książki:
Koszty 2026 po zmianach

Autor
Tomasz Krywan
Prawnik, doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego. Autor licznych publikacji z dziedziny podatków.