Rejestr fundacji rodzinnych - co warto wiedzieć?

Z rejestru można otrzymywać poświadczone odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje, które w tym rejestrze się znajdują. W praktyce, aby uzyskać dostęp do ww. dokumentacji, wymagane jest złożenie stosownego wniosku do Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim. Ponadto za uzyskanie odpisów, wyciągów, zaświadczeń itp. trzeba uiścić opłatę, a zatem zastosowanie będą miały przepisy ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1125). Zwolnione od ponoszenia opłat są Skarb Państwa oraz instytucje państwowe, których zadaniem nie jest prowadzenie działalności gospodarczej.

Funkcjonowanie rejestru fundacji rodzinnych sprowadza się zatem do gromadzenia, weryfikacji, przetwarzania i udostępniania danych, które zostały uznane przez ustawodawcę za istotne i wystarczające do dokonania rejestracji fundacji rodzinnej w rejestrze.

Każda zarejestrowana fundacja rodzinna posiada odrębne akta rejestrowe prowadzone przez sąd rejestrowy. Z aktami rejestrowymi może zapoznać się fundator, członek organu fundacji rodzinnej, beneficjent oraz osoba mająca interes prawny, a przeglądanie akt odbywa się w siedzibie sądu rejestrowego w obecności pracownika sądu.

Aby otrzymać wgląd do akt, wymagane jest umówienie się na ich przegląd, tj. ustalenie dokładnego terminu na zapoznanie się z dokumentacją. Zasadne jest stwierdzenie, że w przypadku osób innych niż fundator, beneficjent czy członek organu fundacji rodzinnej przeglądanie akt rejestrowych danej fundacji rodzinnej czy uzyskanie z nich poświadczonych odpisów, wyciągów, zaświadczeń i informacji będzie mogło nastąpić – w przeciwieństwie do Krajowego Rejestru Sądowego – dopiero po wykazaniu interesu prawnego przez taką osobę oraz po wyrażeniu zgody przez sąd rejestrowy.

Postępowanie przed sądem rejestrowym, zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy o fundacji rodzinnej, toczy się według przepisów Kodeksu postępowania cywilnego o postępowaniu nieprocesowym, chyba że ustawa o fundacji rodzinnej stanowi inaczej.

Warto także wyjaśnić, że dane dotyczące beneficjentów rzeczywistych fundacji rodzinnej będą gromadzone w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych prowadzonym przez ministra ds. finansów publicznych.

Kto jest uprawniony do dokonania zgłoszenia do rejestru fundacji rodzinnych?

Fundator zgłasza fundację rodzinną do rejestru fundacji rodzinnych. W przypadku ustanowienia fundacji rodzinnej w testamencie zgłoszenia fundacji rodzinnej do rejestru fundacji rodzinnych dokonuje zarząd. Zgłoszenie takie musi być podpisane przez wszystkich członków zarządu.

Dla ważności złożonego wniosku istotne będzie zatem podpisanie wniosku rejestrowego przez wszystkie osoby powołane w skład zarządu. Bez znaczenia w tym przypadku, tj. przy składaniu wniosku rejestrowego, pozostanie kwestia ustanowienia w statucie np. samodzielnej reprezentacji. Zatem w zakresie składania wniosku rejestrowego ustawodawca wprowadził odmienne regulacje niż przy wnioskach rejestrowych dotyczących spółek prawa handlowego (przy spółkach to z reprezentacji wynika, kto może podpisać wniosek rejestrowy, a zatem jeśli np. reprezentacja spółki jest jednoosobowa, to wystarczy podpis którejkolwiek osoby uprawnionej do reprezentacji).

W tym miejscu należy również poruszyć kwestię możliwości złożenia wniosku o rejestrację fundacji rodzinnej przez pełnomocnika procesowego. W ślad za regulacjami Kodeksu spółek handlowych należy się opowiedzieć za stanowiskiem dopuszczającym złożenie takiego wniosku, jak i innych, przy czym pełnomocnictwo powinno zostać udzielone przez fundatora, a w przypadku ustanowienia fundacji rodzinnej w testamencie – przez zarząd, i powinno być podpisane przez wszystkich członków zarządu (niezależnie od sposobu reprezentacji).

§ Art. 114

1. Fundator zgłasza fundację rodzinną do rejestru fundacji rodzinnych.
2. W przypadku ustanowienia fundacji rodzinnej w testamencie, zgłoszenia fundacji rodzinnej do rejestru fundacji rodzinnych dokonuje zarząd. Zgłoszenie fundacji rodzinnej do rejestru fundacji rodzinnych podpisują wszyscy członkowie zarządu.

Jakie dane należy zgłosić do rejestru fundacji rodzinnych?

Zgłoszenie do rejestru fundacji rodzinnych obowiązkowo musi zawierać takie informacje, jak:

• nazwa, siedziba oraz adres fundacji rodzinnej;
• wysokość funduszu założycielskiego fundacji rodzinnej;
• imiona i nazwiska, numery PESEL członków zarządu, a w przypadku braku obowiązku posiadania takiego numeru – data urodzenia, oraz ich adresy do doręczeń, a także sposób reprezentowania fundacji rodzinnej;
• imiona i nazwiska, numery PESEL członków rady nadzorczej, a w przypadku braku obowiązku posiadania takiego numeru – data urodzenia, oraz ich adresy do doręczeń, jeśli w fundacji rodzinnej ustanawia się radę nadzorczą;
• imiona i nazwiska, numery PESEL beneficjentów będących osobami fizycznymi wchodzącymi w skład zgromadzenia beneficjentów, a w przypadku braku obowiązku posiadania takiego numeru – data urodzenia, oraz ich adresy do doręczeń, a jeśli beneficjentem jest podmiot inny niż osoba fizyczna – nazwa lub firma oraz numer identyfikacyjny REGON, a jeżeli podmiot ten jest zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym – także jego numer w tym rejestrze;
• czas trwania fundacji rodzinnej, jeżeli jest oznaczony.

W tym miejscu należy podkreślić, że w przypadku każdorazowej zmiany ww. danych należy zaktualizować wpis w tym zakresie w rejestrze fundacji rodzinnych. Zatem jeśli np. zmianie ulegnie skład osobowy rady nadzorczej, zgłoszenie zmiany będzie dotyczyło tylko tego zakresu. Zmiany danych wpisywanych do rejestru fundacji rodzinnych należy zgłaszać niezwłocznie.

WAŻNE!
W przypadku każdorazowej zmiany danych rejestrowych należy zaktualizować wpis w tym zakresie w rejestrze fundacji rodzinnych.

Zgłoszenie danych do rejestru fundacji rodzinnych jest równoznaczne z wnioskiem o wpis do tego rejestru. Również zgłaszanie późniejszych zmian danych jest równoznaczne ze zgłaszaniem wniosku o wpis zmiany danych w rejestrze.

Jakie załączniki należy przedłożyć do rejestru fundacji rodzinnych?

Do wniosku o rejestrację fundacji rodzinnej należy dołączyć dokumenty, z których będą wynikały zgłaszane informacje. Tymi dokumentami są:

• akt założycielski fundacji rodzinnej albo protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu, w którym utworzono fundację rodzinną;
• statut fundacji rodzinnej;
• oświadczenie fundatora o wniesieniu mienia na pokrycie funduszu założycielskiego w kwocie określonej w statucie, a w przypadku ustanowienia fundacji rodzinnej w testamencie – oświadczenie członków zarządu, że fundusz założycielski zostanie wniesiony w ciągu dwóch lat od wpisania do rejestru fundacji rodzinnych;
• dowód ustanowienia organów fundacji rodzinnej, z wyszczególnieniem ich składu osobowego, jeżeli skład organów fundacji rodzinnej nie wynika z jej statutu oraz zgody na pełnienie funkcji członka organu.

Ponadto, oprócz wyżej wskazanych dokumentów, do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do rejestru fundacji rodzinnych, likwidatorów i pełnomocników należy dołączyć oświadczenia tych osób obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń.

Artykuł pochodzi z książki:
Fundacja rodzinna. Skuteczne planowanie sukcesji

Autor
Katarzyna Wojarska–Aleksiejuk, Adwokat
Piotr Aleksiejuk, Radca Prawny